Каждая организация заинтересована иметь прозрачную и эффективную систему контроля исполнения поручений. Поэтому принципы контроля, его различные системы и порядок осуществления – актуальная тема для обсуждений. Тем не менее до сих пор достаточно не раскрыта тема оценки исполнительской дисциплины.
Во многих системах контроля ограничиваются формированием отчетов, в которых можно увидеть только общее количество задач за определенный период по каждому исполнителю. В лучшем случае, помимо этого отчет позволяет увидеть количество выполненных / невыполненных / выполненных с нарушением срока поручений. В результате все ограничивается количественными показателями по поручениям, которые не позволяют объективно оценить и проанализировать, на каком уровне находится исполнительская дисциплина того или иного исполнителя, подразделения и организации в целом. Обычно по итогам года или путем каких-либо дисциплинарных взысканий становится ясно, что исполнительская дисциплина находится все-таки не на должном уровне.
И если задержка выполнения одних поручений руководителя может не иметь особо печальных последствий, то упущение других может привести к особо серьезным последствиям вплоть до потери доверия у заказчиков, судебных тяжб и срыва сроков сдачи объектов.
Для управления этими рисками генеральным директором АО «АТОМПРОЕКТ» было дано поручение руководителю управления административного обеспечения о создании системы контроля по исполнению поручений с учетом коэффициента исполнительской дисциплины (КИД).
Первым шагом к созданию такой системы в АО «АТОМПРОЕКТ» стала разработка отдельной базы данных (таблицы) по контролируемым поручениям, которая впоследствии превратилась в целую систему контроля с четко функционирующим механизмом оценки и формирования отчетов.
Первый шаг может быть актуален для любой организации и он не требует существенных финансовых затрат, первоначально можно использовать Excel (см. Рисунок 1 и Пример 1).
Рисунок 1. Таблица контролируемых поручений в MS Excel
Пример 1. Описание контролируемых поручений
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Что нужно сделать в конце делопроизводственного года и как – собран опыт ведущих специалистов по управлению документами с алгоритмами работы и примерами оформления документов, отчетов (множество вариантов!).
Читатель поднял актуальную проблему, которая легла в основу этой статьи. Стоит ли оставлять в деле, готовящемся к передаче в архив, незаверенные копии документов (например, сканы, выписки из ЕГРН Росреестра и др.), полученные через Интернет или ЕМСЭД? Можно ли считать такие дела гибридными? Данные вопросы разбираем на примере документов по оформлению права аренды или собственности на земельные участки. При отсутствии ведомственного перечня документов со сроками хранения Росреестра говорим, на какую нормативную базу можно опереться.
С какими разновидностями приказов работодатель обязан ознакомить работника в силу требований ТК РФ и других нормативных правовых актов. А с какими не обязан, но это лучше сделать в интересах самого работодателя. Как можно закрепить эту обязанность во внутренних нормативных документах организации. Показаны варианты оформления ознакомления как в рукописном виде на бумажном документе, так и в электронном виде.
Обращаем ваше внимание на корректировку обеих форм номенклатуры дел (сводной по организации и структурного подразделения) в новых архивных Правилах 2023 года по сравнению с формами, утвержденными аналогичными Правилами 2015 года. Есть как незначительные, так и существенные изменения, которые важно учитывать, особенно при составлении итоговой записи к номенклатурам дел, начиная с 2023 года.
Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
После того как определены документы, которые вы хотите контролировать в своей организации, необходимо понять, в какие сроки они должны быть исполнены. Казалось бы, что может быть проще? Посмотри на резолюцию руководителя и выполняй его указания, требуй исполнения документа в указанный срок. Но и здесь могут возникнуть проблемы, т.к. сроки исполнения документов могут трактоваться по-разному. Например, с какого момента начинать исчислять срок (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? Чтобы разобраться с подводными камнями «сроков исполнения», постараемся проанализировать наиболее распространенные проблемы и дать практические рекомендации читателям, как же их избежать.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
