Top.Mail.Ru

Опыт использования коэффициента исполнительской дисциплины

Автор делится опытом АО «АТОМПРОЕКТ» по расчету коэффициента исполнительской дисциплины, который позволяет учитывать в числовой форме не только количество просроченных поручений, но и длительность задержки, их соотношение с вовремя выполненными поручениями, важность заданий. Имея на руках такой справедливый коэффициент, его можно применять при расчете мотивирующих выплат сотрудникам – и тогда исполнительская дисциплина переходит на качественно новый уровень!

Каждая организация заинтересована иметь прозрачную и эффективную систему контроля исполнения поручений. Поэтому принципы контроля, его различные системы и порядок осуществления – актуальная тема для обсуждений. Тем не менее до сих пор достаточно не раскрыта тема оценки исполнительской дисциплины.

Во многих системах контроля ограничиваются формированием отчетов, в которых можно увидеть только общее количество задач за определенный период по каждому исполнителю. В лучшем случае, помимо этого отчет позволяет увидеть количество выполненных / невыполненных / выполненных с нарушением срока поручений. В результате все ограничивается количественными показателями по поручениям, которые не позволяют объективно оценить и проанализировать, на каком уровне находится исполнительская дисциплина того или иного исполнителя, подразделения и организации в целом. Обычно по итогам года или путем каких-либо дисциплинарных взысканий становится ясно, что ­исполнительская дисциплина находится все-таки не на должном уровне.

И если задержка выполнения одних поручений руководителя может не иметь особо печальных последствий, то упущение других может привести к особо серьезным последствиям вплоть до потери доверия у ­заказчиков, судебных тяжб и срыва сроков сдачи объектов.

Для управления этими рисками генеральным директором АО «АТОМПРОЕКТ» было дано поручение руководителю управления административного обеспечения о создании системы контроля по исполнению ­поручений с учетом коэффициента исполнительской дисциплины (КИД).

С чего начать?

Первым шагом к созданию такой системы в АО «АТОМПРОЕКТ» стала разработка отдельной базы данных (таблицы) по контролируемым поручениям, которая впоследствии превратилась в целую систему контроля с четко функционирующим механизмом оценки и формирования отчетов.

Первый шаг может быть актуален для любой организации и он не требует существенных финансовых затрат, первоначально можно ­использовать Excel (см. Рисунок 1 и Пример 1).

Рисунок 1. Таблица контролируемых поручений в MS Excel

Пример 1. Описание контролируемых поручений

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Приёмы дебюрократизации делопроизводства

Показываем приёмы оптимизации делопроизводственных процессов на примере работы с входящим электронным письмом (сначала описываем «громоздкий» процесс – кто что в каком порядке делает, а потом как этот процесс можно ускорить, упростить, автоматизировать). В табличной форме систематизируем проблемы «забюрократизированного» делопроизводства и методы их «лечения». Объясняем, как можно провести аудит локальных нормативных актов организации и потом оптимизировать их, чтобы обеспечить работников удобными инструкциями и регламентами. На тему работы с человеческим фактором тоже даем некоторые советы.

Как сделать Инструкцию по делопроизводству полезной для компании

Конкретные рекомендации по превращению Инструкции по делопроизводству в удобный справочник для сотрудников: как организовать навигацию, оптимальная структура текста, что можно вынести в приложения и памятки, как отразить правила оформления разных видов документов и процессы работы с ними в удобной табличной форме, что включать в альбом (бланки, формы, шаблоны заполнения документов). Примеры оформления 1-й страницы Инструкции с титульным листом и без него.

Новый ГОСТ вместо ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Вступает в силу обновленный терминологический стандарт. Один из его ключевых разработчиков комментирует внесенные изменения: на какую нормативную базу опирались, как и у каких ключевых терминов изменились определения, что появилось и что изъяли. Терминология закладывает фундамент нормативного регулирования и практической работы. Например, обратите внимание на термин «архивный документ», потому что на архивные документы не распространяются требования закона о защите персональных данных, что существенно облегчает работу с ними (вас порадует, что таковыми признаются не только те, что лежат в архиве). Появилось и обновилось много терминов, связанных с применением информационных технологий. Однако определение «электронного документа» было изъято. Самые важные изменения терминологического ГОСТа автор систематизировал и объяснил в данной статье (для наглядности комментируемые и связанные с ними понятия приводятся в таблицах, что помогает сразу сориентироваться в них).

Что нужно сделать службе ДОУ в конце года

Состав работ, который традиционно выполняется в конце и начале года, в разных организациях отличается. Показываем, что входит в обязательную программу и что еще целесообразно сделать (сможете проверить себя по «чек-листу»). Где взять подсказки для наилучшего выполнения.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.