Top.Mail.Ru

Документы на отпуск: составляем в Excel график на год, уведомления и приказы

Практик поделился своей методикой автоматизации при помощи Excel составления документов на отпуск: показал на примерах логику работы и какие функции этой программы можно задействовать. Объяснил, как можно собрать пожелания работников о дате отпуска в следующем году, как вести график отпусков в двух видах, как в течение года составлять конкретным работникам перед отпуском уведомления о его приближении и приказы на его предоставление.

График отпусков на каждый следующий год работодателю надо утверждать не позднее, чем за 2 недели до его начала. В 2019 году это надо сделать до 17 декабря включительно. А до этого момента надо собрать пожелания работников и оформить все как следует. Давайте вместе подумаем, что можно усовершенствовать в этом процессе, какие еще документы можно составить в Excel, чтобы облегчить себе работу в будущем.

Итак, необходимый минимальный пакет документов при отправке сотрудника в отпуск следующий:

  • график отпусков (показан в Примере 3);
  • уведомление (его форма и заполненный образец в Примерах 4 и 5);
  • приказ (Пример 6).

Для составления перечисленных документов мы в своей компании используем Excel. Для 2 из них есть унифицированные формы. Для себя в добавление к традиционному графику отпусков мы еще делаем более практичную таблицу в Excel. Причем, имея минимальные навыки, можно создавать аналогичным образом все эти документы. Покажем, как это сделать.

Связанный материал
В отпуск по графику: баланс интересов и документальное оформление
№ 06 / 2017

В каких случаях и по какой процедуре можно изменить период предоставления отпуска, запланированный изначально в графике отпуcков на год? Просьбы каких работников работодатель не имеет права проигнорировать? Показан полный комплект необходимых документов: от уведомления об отпуске до приказа о его предоставлении (индивидуального и коллективного). Объяснили, какие формы документов лучше использовать и как их утвердить. Все это в статье в № 6’ 2017

Связанный материал
Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью
№ 08 / 2020

См. статью «Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью» в № 8' 2020

Связанный материал
Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь
№ 12 / 2021

График и таблица отпусков

Унифицированная форма графика отпусков (№ Т-7) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 г. ее применение, как известно, стало не обязательным. Организации могут утверждать собственные формы, более удобные для них.

Не секрет, что для проверяющих стандартная форма графика отпусков привычнее. Да и работодатели за столько лет с ней сроднились, т.к. с ее помощью:

  • удобно контролировать, сколько человек в одном подразделении уходит в отпуск;
  • видно дату начала отпуска каждого сотрудника;
  • можно вносить данные о переносе отпусков.

Однако на практике часто используют дополнительные графы, полезные работодателю для учета отпусков, которые целесообразно включить в свою усовершенствованную форму графика отпусков, например:

  • реквизиты и дата вручения уведомления о времени начала отпуска (столбцы 10* и 11* в Примере 1). Напомним: прежде чем издать приказ об отпуске по графику, необходимо известить о нем работника, и не просто так, а под личную подпись, да еще и не позднее чем за 2 недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Уведомления рекомендуется нумеровать, это позволит контролировать их количество и очередность направления;
  • реквизиты приказа о предоставлении отпуска (столбцы 12 и 13 в Примере 1).

Пример 1. Форма таблицы отпусков работников на основании унифицированной формы с дополнительными графами

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как заполнить табель учета рабочего времени

По какой форме вести табель учета рабочего времени. Какими утвержденными Госкомстатом РФ кодами можно пользоваться (свели их в таблицу). Для каких ситуаций кодов не хватает, и как их можно утвердить на уровне организации. Рассматриваем примеры заполнения табеля для актуальных сейчас отпусков (ежегодных основных, за свой счет), работы в выходной, отгула, дополнительного дня отдыха, опоздания, прогула. Рассматриваем и обычные ситуации: пятидневную рабочую неделю с выходными, нерабочий праздничный и предпраздничный день.

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Каково наказание за отсутствие заявлений на отпуск и графика отпусков?

Очередные отпуска предоставляются работникам на основании приказов, оформляемых не позднее 14 календарных дней до даты предоставления отпуска. В приказе работник расписывается в графе «с приказом ознакомлен», проставляет дату ознакомления (дату приказа). Заявления о предоставлении отпусков работники у нас не пишут. Каковы правовые последствия отсутствия заявлений на отпуск и графика отпусков?

Ознакомление с приказами

С какими разновидностями приказов работодатель обязан ознакомить работника в силу требований ТК РФ и других нормативных правовых актов. А с какими не обязан, но это лучше сделать в интересах самого работодателя. Как можно закрепить эту обязанность во внутренних нормативных документах организации. Показаны варианты оформления ознакомления как в рукописном виде на бумажном документе, так и в электронном виде.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Приказ об увольнении: все тонкости оформления

В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?