Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это нужно дополнительно легитимизировать. «Игра того стоит» – ​мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников. Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать. Дополнительно дали обзор проводимого эксперимента Минтруда России с электронными кадровыми документами у отдельных работодателей: какие электронные подписи используются и что регламентируется в ЛНА.

Плюсы и минусы

Право подписывать кадровые документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) существует давно. Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» 1 пошел 10-й год. Почему же эта форма ознакомления с документами в отделе кадров так непопулярна? Прежде всего, это дорого, во всех отношениях. И речь не только о стоимости самой УКЭП, но и о программном обеспечении, настройке систем, обучении персонала. Все это обойдется компании недешево. Многих это останавливает.

Удешевить процесс можно, но придется идти на некоторый риск. Простая электронная подпись для компании бесплатна, но она не всегда признается в судах. А перспектива судебного разбирательства в случае ее применения возрастает. Ведь к простой ЭП скептически относятся все проверяющие структуры. Не говоря уже о риске появления конфликтного работника, который постарается воспользоваться «особенностями» вашего делопроизводства при обращении в суд или ГИТ 2.

Страх административного персонала понятен. Ведь он лично несет как минимум административную ответственность за каждое свое действие (бездействие), что часто делает заложником сложившихся на практике заблуждений (о которых речь пойдет чуть ниже).

Однако существует ряд внутренних документов, которые допустимо подписывать простой электронной подписью уже сейчас. Но вот какие документы вы решите перенести в эту «группу риска» – большой вопрос. Ответ на него будет зависеть от соотношения:

  • выгод от перевода в электронный формат документирования деятельности и
  • опасностей от последствий отказа работника от факта подписания именно им в СЭД данной конкретной транзакции (действия с документом).

В любом случае однозначно есть внутренние документы, для которых можно признать достаточным подписание отдельных действий с ними простой электронной подписью:

  • согласования (проектов почти всех документов);
  • подписания (например, большинства служебных записок);
  • ознакомления (с рядом документов, о которых речь пойдет далее) и т.д.

Осталось только определить круг таких документов и действий с ними в вашей организации. Далее в статье расскажем, как в нашей компании были решены данные вопросы в отношении документов по личному составу – это уже отлаженная технология в ситуации действующего законодательства: еще до окончания эксперимента с электронными кадровыми документами в марте 2021 года, по результатам которого Правительство РФ планирует изменить законодательную базу так, чтобы она позволяла существенно расширить применение электронных кадровых документов. Но кое-что можно сделать уже сейчас, пока Трудовой кодекс РФ сохраняет требования об ознакомлении со многими кадровыми документами работника под личную подпись.

Организовать такую работу лучше всего в системе электронного документооборота или в личном кабинете систем по учету персонала. Это также может быть и корпоративный интернет-портал, а не специальное программное обеспечение, установленное только на рабочих компьютерах сотрудников. Хотя и к СЭД можно настроить удаленный доступ, чтобы персонал организации смог работать с документами не только находясь на своем рабочем месте, но и дома, в командировке, в пути. А это сейчас актуально и востребовано как никогда.

Обратимся к нормативным актам. Что такое простая электронная подпись? Это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (ч. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении одного из следующих условий (ч. 1 ст. 9 Закона № 63-ФЗ):

  • простая электронная подпись содержится в самом электронном документе (см. Пример 4, где на электронном документе проставлена ЭП);
  • ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы (в нашем случае – работодателем), с использованием которой осуществляются создание/отправка электронного документа, в котором содержится информация, указывающая от имени кого он создан/отправлен. Здесь традиционно под простой электронной подписью понимается логин и пароль в личном кабинете на корпоративном портале, в СЭД, почте (см. Пример 1, где подтверждением ознакомления работника с электронным документом является его получение на служебную почту).

Теперь перейдем к практике – как электронное ознакомление может быть реализовано, опираясь на опыт нашей компании.

Ознакомление с изменениями в ЛНА

Для начала поговорим о бытующих мифах, которые во многом мешают переходу на электронный кадровый документооборот. Все мы знаем, как педантично ГИТ и суды проверяют, был ли ознакомлен сотрудник под подпись с теми или иными документами. Поэтому часто специалисты перестраховываются и стараются письменно ознакомить персонал со всем, чем только можно. Однако требуется это далеко не всегда. Приведем пример.

Связанный материал
Электронное кадровое делопроизводство: как суды относятся к электронным заявлениям работников
№ 06 / 2018

См. статью «Электронное кадровое делопроизводство: как суды относятся к электронным заявлениям работников» в № 6' 2018

Связанный материал
Электронное кадровое делопроизводство: как суды относятся к уведомлениям и приказам работодателя
№ 07 / 2018

См. статью «Электронное кадровое делопроизводство: как суды относятся к уведомлениям и приказам работодателя» в № 7' 2018

Связанный материал
Как суды относятся к электронной переписке в трудовых отношениях
№ 08 / 2018

См. статью «Как суды относятся к электронной переписке в трудовых отношениях» в № 8' 2018

Связанный материал
Как организовать контроль рабочей переписки сотрудников по электронной почте
№ 03 / 2019

См. статью «Как организовать контроль рабочей переписки сотрудников по электронной почте» в № 3' 2019

Связанный материал
Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги
№ 08 / 2018

См. статью «Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги» в № 8' 2018

Фрагмент документа
Часть 3 статьи 68 Трудового кодекса РФ

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Про изменения и дополнения в эти документы и требование знакомить с ними персонал под подпись, нет ни слова. Устоявшаяся точка зрения гласит: с изменениями и дополнениями в такие локальные нормативные акты (ЛНА) надо знакомить сотрудников по такой же процедуре, что и при приеме на работу.

Однако в нашей компании придерживаются следующей позиции: мы можем ознакамливать с изменениями в ЛНА работников так, как нам удобно, в т.ч. и с использованием простой электронной подписи.

Для закрепления этого мы предлагаем внести в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) следующие положения:

Пример 1. Возможная формулировка в ПВТР об ознакомлении с ЛНА и другими кадровыми документами в электронном виде

7.3. Все изменения в локальных нормативных актах и других документах, касающихся трудовых отношений с работниками, будут направляться на служебную электронную почту работника с адреса nazvanie@nazvanie.ru, а также размещаться на корпоративном Интернет-портале: http://www.nazvanie.ru 3.

7.4. Начиная с даты рассылки и поступления электронного письма на служебную электронную почту работника считается, что работник надлежащим образом ознакомлен с изменениями, внесенными в локальные нормативные акты. В случае отсутствия работника на рабочем месте в день централизованной рассылки днем получения электронного письма считается первый рабочий день работника после окончания периода отсутствия.

В этом случае администрация будет свободна от рутинных процессов ознакомления, порой с одной изменившейся строчкой, а также бесконечных разъяснений...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта

Предлагаем вам анализ проблемных положений нового нормативного акта, которые касаются управления документами в СЭД и СХЭД. Здесь есть и отдельные идеи по более оптимальному выполнению установленных требований в отношении: создания электронных оригиналов, включения в систему электронных копий и оригиналов из других систем, работы с номенклатурой дел, метаданными, вывода на печать архивных справок, копий, выписок, и др. рекомендации. Все это пригодится при разработке техзадания для СЭД и СХЭД.

Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД

Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями (КЭП)? Какими нормативными правовыми актами (НПА) руководствоваться при организации хранения таких документов? К сожалению, найденные нами НПА ответа на данный вопрос не дают. Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Пока «спасение утопающих остается делом рук самих утопающих», поэтому мы перечислили подходы к подтверждению верности исторических электронных подписей, встречающиеся в отечественной и мировой практике. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись.

Из-за появления в номенклатуре дел электронных документов ее надо перерабатывать? А из-за нового Перечня 2019 г.?

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел филиала на 2021 год с ЭПК головной организации в связи с изменением сроков хранения документов по Перечню 2019 г. и появлением в номенклатуре дел электронных документов на основании приказов головной организации и филиала «Об организации опытной эксплуатации использования электронной подписи в электронных документах»? Последней согласованной с ЭПК головной организации была номенклатура дел на 2019 год.

О странных способах подписания электронного документа

Руководитель подписывает документ на планшете, потом секретарь распечатывает этот документ на цветном принтере и «Почтой России» отправляем данный документ в различные компании, включая банки. Подскажите, какие риски есть у нашей компании? Как убедить руководителя, что так делать нельзя?

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Как отразить электронные документы в номенклатуре дел

Показываем примеры описания в номенклатуре дел электронных оригиналов, электронных копий, скан-образов, а также электронных проектов документов (распечатки которых потом становятся бумажными оригиналами). Объясняем, что считать электронным делом, как отразить в номенклатуре его размещение в базе данных информационной системы (ИС) и в папке на сервере вне ИС. Даем примеры двух типов номенклатур дел: общей для бумажных и электронных документов, а также более современной отдельной для электронных документов (поясняем, когда лучше использовать второй тип номенклатуры).

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД

Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями (КЭП)? Какими нормативными правовыми актами (НПА) руководствоваться при организации хранения таких документов? К сожалению, найденные нами НПА ответа на данный вопрос не дают. Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Пока «спасение утопающих остается делом рук самих утопающих», поэтому мы перечислили подходы к подтверждению верности исторических электронных подписей, встречающиеся в отечественной и мировой практике. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись.