В трудовом споре доказательством стали внутренние протоколы действий пользователей в СЭД

Дело № 2-1762/2016 сначала рассмотрел Василеостровский районный суд Санкт-Петербурга, а потом Судебная коллегия по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда (апелляционное определение от 14.12.2016 № 33-25875/2016). В этом конфликте важными доказательствами работодателя, которые устроили суд, стали протоколы действий пользователя в системе электронного документооборота (СЭД).

А началось все с того, что в январе 2016 года на работника Санкт-Петербургского государственного университета приказом было наложено дисциплинарное взыскание за неисполнение поручения и неявку на совещание в декабре 2015 года без уважительных причин, которое тот и пошел оспаривать в суд.

Суд выяснил, что в документах были прописаны следующие обязанности работника:

  • согласно должностной инструкции сотрудника, утвержденной в марте 2015 года, он должен был исполнять в пределах своей компетенции обязанности, возложенные на него локальными актами университета, поручениями проректора по эксплуатации материально-технической базы, его заместителя, главного инженера УГИ, его заместителя;
  • в соответствии с Регламентом работы в СЭД, утв. приказом в октябре 2013 года, который является обязательным для исполнения всеми работниками университета:
    • доступ пользователей в СЭД осуществляется под персональной учетной записью по персональному имени пользователя и паролю, передача которого иным лицам не допускается;
    • работник, подключенный к СЭД, обязан исполнять режим просмотра поступающих на его адрес документов: в 12:00 и в 17:00 ежедневно по рабочим дням, а также разработать и обеспечивать выполнение своего индивидуального графика просмотра поступающих документов, адаптированного к производственной обстановке, с целью своевременного и надлежащего ознакомления с поступившими в кабинет документами, их учета и исполнения.

Сами события развивались следующим образом:

  • проректором по эксплуатации материально-технической базы университета на 21.12.2015 было запланировано совещание с начальниками ремонтно-эксплуатационных отделов, административно-хозяйственных служб, участков Управления главного инженера по вопросам обеспечения готовности объектов университета к бесперебойной работе в период праздничных дней, наличия эксплуатационно-технической документации на объектах и пр. В СЭД университета была сформирована регистрационная карточка с записью «Прошу быть на совещании 21.12.15»;
  • работник на это совещание не явился. Данный факт был задокументирован актом, потом у сотрудника были запрошены объяснения служебной запиской «О предоставлении объяснений». На ней сотрудник написал следующее: «Поручений по данному совещанию не получал. Первый раз слышу про данное совещание»;
  • но по итогам проверки было установлено, что сотрудник создавал в СЭД (в упомянутой выше регистрационной карточке) отчеты, связанные с объяснением причин невозможности явиться на совещание, и потом редактировал их несколько раз в декабре 2015 года, а в январе 2016 года их просто удалил – информация об этом сохранилась в протоколах действий пользователей в СЭД.

Отказывая работнику в удовлетворении иска, суд исходил из того, что сотрудник был уведомлен о запланированном совещании своевременно, и у него было достаточно времени, чтобы ознакомиться с поручением. Работодателем был доказан факт ненадлежащего исполнения сотрудником трудовых обязанностей. И процедура привлечения к дисциплинарной ответственности работодателем была соблюдена.

В заключение отметим: тот факт, что работодатель задокументировал актом неявку сотрудника на совещание, говорит о том, что между ними уже назревал конфликт и что университет использовал нарушение работника, чтобы привлечь его к дисциплинарной ответственности. В электронной среде даже удаленная информация оставляет следы, и университет представил их в качестве доказательств, которые и были приняты судом.

Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как в отметке о заверении копии указать дело, у которого нет номера?

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении организационно-распорядительных документов в п. 4.26 сказано: «Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №... за... год»).» Но у нас нет номенклатуры дел, и потому на делах просто оформлены наименования и год заведения, но не номера. Нам надо заверить копию документа для ее представления в суд, поэтому важно, чтобы суд принял ее и претензий к заверению не было. За неимением номера дела мы можем оформить заверительную надпись с фразой «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле (наименование дела) за 2020 год»? Такая копия будет иметь юридическую силу?

Если первичные учетные документы сканируются

В нашей компании ввели электронный архив для документов первичного учета. Теперь все документы первичного учета (например, счета-фактуры, универсальные передаточные документы), которые первоначально подготавливаются на бумаге и на них проставляются «живые» подписи и печати, сканируются и сохраняются в электронном архиве. Вопрос: при наличии официального электронного архива нужно ли также хранить изначально подготовленные бумажные версии этих первичных документов или оставлять на хранении только их электронные аналоги в электронном архиве? Если бумажные первоисточники хранить не нужно, то каким образом тогда оформлять их уничтожение, если по Перечню типовых архивных документов они имеют определенный срок хранения? Какое законное основание должно быть для выделения к уничтожению данных бумажных документов? Я ответила нашему главному бухгалтеру, что нужно хранить и бумажные документы, но стала немножко сомневаться. Прошу дать ответ.

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 2)

В этом номере журнала сосредоточимся на порядке использования факсимиле работниками организации: какой алгоритм работы лучше заложить в ЛНА, как потом документировать его выполнение (ввести факсимиле в оборот; определить, кто и на каких документах при каких условиях может его проставлять; как изъять факсимиле у пользователя и уничтожить). Показали образцы оформления приказов об изготовлении факсимиле, введении его в действие, об уничтожении факсимиле; акта о временной передаче штампа-факсимиле от одного пользователя другому; акта об уничтожении факсимиле в присутствии комиссии и лица, чью подпись оно проставляло; журнала учета печатей, штампов, факсимиле и реестра образцов оттисков штампов-факсимиле. Полный комплект документов поможет вам все грамотно организовать.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.