В трудовом споре доказательством стали внутренние протоколы действий пользователей в СЭД

Дело № 2-1762/2016 сначала рассмотрел Василеостровский районный суд Санкт-Петербурга, а потом Судебная коллегия по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда (апелляционное определение от 14.12.2016 № 33-25875/2016). В этом конфликте важными доказательствами работодателя, которые устроили суд, стали протоколы действий пользователя в системе электронного документооборота (СЭД).

А началось все с того, что в январе 2016 года на работника Санкт-Петербургского государственного университета приказом было наложено дисциплинарное взыскание за неисполнение поручения и неявку на совещание в декабре 2015 года без уважительных причин, которое тот и пошел оспаривать в суд.

Суд выяснил, что в документах были прописаны следующие обязанности работника:

• согласно должностной инструкции сотрудника, утвержденной в марте 2015 года, он должен был исполнять в пределах своей компетенции обязанности, возложенные на него локальными актами университета, поручениями проректора по эксплуатации материально-технической базы, его заместителя, главного инженера УГИ, его заместителя;
• в соответствии с Регламентом работы в СЭД, утв. приказом в октябре 2013 года, который является обязательным для исполнения всеми работниками университета:
• доступ пользователей в СЭД осуществляется под персональной учетной записью по персональному имени пользователя и паролю, передача которого иным лицам не допускается;
• работник, подключенный к СЭД, обязан исполнять режим просмотра поступающих на его адрес документов: в 12:00 и в 17:00 ежедневно по рабочим дням, а также разработать и обеспечивать выполнение своего индивидуального графика просмотра поступающих документов, адаптированного к производственной обстановке, с целью своевременного и надлежащего ознакомления с поступившими в кабинет документами, их учета и исполнения.

Сами события развивались следующим образом:

• проректором по эксплуатации материально-технической базы университета на 21.12.2015 было запланировано совещание с начальниками ремонтно-эксплуатационных отделов, административно-хозяйственных служб, участков Управления главного инженера по вопросам обеспечения готовности объектов университета к бесперебойной работе в период праздничных дней, наличия эксплуатационно-технической документации на объектах и пр. В СЭД университета была сформирована регистрационная карточка с записью «Прошу быть на совещании 21.12.15»;
• работник на это совещание не явился. Данный факт был задокументирован актом, потом у сотрудника были запрошены объяснения служебной запиской «О предоставлении объяснений». На ней сотрудник написал следующее: «Поручений по данному совещанию не получал. Первый раз слышу про данное совещание»;
• но по итогам проверки было установлено, что сотрудник создавал в СЭД (в упомянутой выше регистрационной карточке) отчеты, связанные с объяснением причин невозможности явиться на совещание, и потом редактировал их несколько раз в декабре 2015 года, а в январе 2016 года их просто удалил – информация об этом сохранилась в протоколах действий пользователей в СЭД.

Отказывая работнику в удовлетворении иска, суд исходил из того, что сотрудник был уведомлен о запланированном совещании своевременно, и у него было достаточно времени, чтобы ознакомиться с поручением. Работодателем был доказан факт ненадлежащего исполнения сотрудником трудовых обязанностей. И процедура привлечения к дисциплинарной ответственности работодателем была соблюдена.

В заключение отметим: тот факт, что работодатель задокументировал актом неявку сотрудника на совещание, говорит о том, что между ними уже назревал конфликт и что университет использовал нарушение работника, чтобы привлечь его к дисциплинарной ответственности. В электронной среде даже удаленная информация оставляет следы, и университет представил их в качестве доказательств, которые и были приняты судом.