Электронное кадровое делопроизводство: как суды относятся к электронным заявлениям работников

Начинаем анализ судебной практики, чтобы разобраться, какие электронные документы и переписка уже используются для оформления трудовых отношений с обычными «недистанционными» работниками, при каких обстоятельствах и чем это заканчивается. В этом номере журнала мы сосредоточимся на заявлениях работников (об увольнении, об отзыве предыдущего заявления, об отпуске за свой счет).

Несмотря на то что на законодательном уровне переход на электронные кадровые документы для всех работников пока только планируется, они уже активно используются при оформлении трудовых отношений, что достаточно ярко отражает судебная практика, которая, с одной стороны, показывает, что реально происходит в обществе и как применяется действующая нормативная база, а с другой – позволяет выявить проблемы в управлении кадровыми документами, возможности и риски их использования в электронном виде.

Отметим, что в настоящее время идет непрерывное реформирование всей системы государственного управления и деловой деятельности, вслед за которыми меняются и законы. В результате в законодательстве постоянно возникают «серые зоны» – вопросы, которые либо не в полной мере урегулированы в законах и других нормативных правовых актах, либо такое регулирование, хотя и существует, но успело отстать от реалий современной жизни.

Именно в такой ситуации позиции судов по тем или иным правовым вопросам начинают играть важную роль. Суды интерпретируют законодательство там, где нормы еще не сложились или сформулированы недостаточно четко. Это касается в т.ч. и вопроса использования электронных документов в кадровом делопроизводстве. В ряде случаев сначала складывается судебная практика, которая затем закрепляется в законодательстве.

Отметим также, что в бумажную эпоху эффективно провести анализ правоприменительной практики было сложно, тем более что обычно вопросы управления документами специально в судебных решениях не рассматриваются – соответствующие сведения приходится собирать «по крохам». Появление снабженных развитыми средствами поиска общедоступных полнотекстовых электронных баз данных судебных решений сделало возможным выявление и анализ связанных с вопросами управления документами сведений, которые рассеяны по миллионам документов.

Ресурсы в открытом доступе, которые были использованы для проведения поиска судебных решений, включают:

  • сайты судов общей юрисдикции;
  • Справочно-правовую систему «Консультант Плюс» – 8,2 млн судебных решений;
  • Справочно-правовую систему «Гарант» – 45 млн судебных решений;
  • Государственную автоматизированную систему РФ «Правосудие» – 72 млн судебных решений;
  • Интернет-ресурс «Судебные и нормативные акты РФ» (СудАкт) 1 – 120 млн судебных решений.

Давать оценку электронным документам как доказательствам судам приходится в различных конфликтных ситуациях. Чаще всего это споры, непосредственно затрагивающие интересы работников, – они связаны либо с их увольнением, либо с привлечением к дисциплинарной ответственности. Рассмотрим, юридическая сила каких электронных документов в трудовых отношениях подвергалась сомнениям.

Выделить можно 3 большие категории видов электронных документов, вопросы о правомочности которых поднимаются в судах:

  • заявления (об увольнении, отзыве заявления об увольнении, предоставлении отпуска);
  • уведомления (об увольнении, отсутствии вакантных должностей);
  • приказы (об увольнении, сокращении).

Помимо этого, на оценку Фемиды стороны трудовых отношений выносят:

  • данные из электронных систем фиксации (электронных пропусков);
  • электронную переписку.

Начнем с оценки судами заявлений, поданных в электронном виде.

Заявления в трудовых отношениях

Документирование трудовых отношений в нашей стране строится, прежде всего, на основе норм Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ), в котором достаточно детально установлен порядок взаимодействия работодателя и работника. При этом инициатива такого взаимодействия может исходить как от работодателя, так и от работника.

В большинстве случаев инициатива работника по совершению какого-либо действия, связанного с его трудовой деятельностью, фиксируется в заявлении. В ТК РФ термин «заявление» упоминается более 70 раз, в т.ч. в ст. 80, 84.1, 89, 122, 124–128, 131, 229.1.

Из всех многочисленных видов заявлений работников, предусмотренных трудовым законодательством, мы решили остановиться на двух, которые используются при увольнении работника по собственному желанию. Это обусловлено тем, что достаточно часто данный этап трудовых...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это нужно дополнительно легитимизировать. «Игра того стоит» – ​мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников. Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать. Дополнительно дали обзор проводимого эксперимента Минтруда России с электронными кадровыми документами у отдельных работодателей: какие электронные подписи используются и что регламентируется в ЛНА.

Юридическая сила электронных кадровых документов

Объясним, что нужно зафиксировать в ЛНА и трудовом договоре для электронного взаимодействия с «дистанционщиками» и как работать с электронными больничными. Пока суды неоднозначно реагируют на электронные документы в трудовых отношениях с обычными работниками. Давайте посмотрим, какие обстоятельства могут склонить весы Фемиды в вашу пользу. Кроме того, расскажем об эксперименте Минтруда России, который уже начал тестировать на 8 крупных работодателях перевод «в цифру» для обычных работников заключения трудового договора, оформления отпуска, привлечения к сверхурочной работе, ознакомления с ЛНА и др.

Уведомления работников: как составить, вручить и хранить

Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации). Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге: дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений. Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя: как оформить это актом с подписями свидетелей, как отправить уведомление по почте (на какой адрес; каким видом отправления; как тогда рассчитать дату события, о котором предупреждают; последствия неполучения работником этого письма).

Переход на электронные кадровые документы: что сделано и чего ждать

На чем базируется технология электронного оформления трудовых отношений с дистанционными работниками, уже заложенная в ТК РФ в 2013 году? Почему работодатели стараются ее избегать? Каковы дальнейшие планы по переводу «в цифру» кадровых документов уже обычных работников: когда и как готовятся оформлять электронные трудовые договоры и трудовые книжки? Какие нерешенные проблемы пока тормозят этот процесс?

Уведомления работников: как составить, вручить и хранить

Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации). Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге: дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений. Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя: как оформить это актом с подписями свидетелей, как отправить уведомление по почте (на какой адрес; каким видом отправления; как тогда рассчитать дату события, о котором предупреждают; последствия неполучения работником этого письма).

Юридическая сила электронных кадровых документов

Объясним, что нужно зафиксировать в ЛНА и трудовом договоре для электронного взаимодействия с «дистанционщиками» и как работать с электронными больничными. Пока суды неоднозначно реагируют на электронные документы в трудовых отношениях с обычными работниками. Давайте посмотрим, какие обстоятельства могут склонить весы Фемиды в вашу пользу. Кроме того, расскажем об эксперименте Минтруда России, который уже начал тестировать на 8 крупных работодателях перевод «в цифру» для обычных работников заключения трудового договора, оформления отпуска, привлечения к сверхурочной работе, ознакомления с ЛНА и др.

Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это нужно дополнительно легитимизировать. «Игра того стоит» – ​мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников. Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать. Дополнительно дали обзор проводимого эксперимента Минтруда России с электронными кадровыми документами у отдельных работодателей: какие электронные подписи используются и что регламентируется в ЛНА.

Переход на электронные кадровые документы: что сделано и чего ждать

На чем базируется технология электронного оформления трудовых отношений с дистанционными работниками, уже заложенная в ТК РФ в 2013 году? Почему работодатели стараются ее избегать? Каковы дальнейшие планы по переводу «в цифру» кадровых документов уже обычных работников: когда и как готовятся оформлять электронные трудовые договоры и трудовые книжки? Какие нерешенные проблемы пока тормозят этот процесс?