Юридическая сила электронных кадровых документов

Объясним, что нужно зафиксировать в ЛНА и трудовом договоре для электронного взаимодействия с «дистанционщиками» и как работать с электронными больничными. Пока суды неоднозначно реагируют на электронные документы в трудовых отношениях с обычными работниками. Давайте посмотрим, какие обстоятельства могут склонить весы Фемиды в вашу пользу. Кроме того, расскажем об эксперименте Минтруда России, который уже начал тестировать на 8 крупных работодателях перевод «в цифру» для обычных работников заключения трудового договора, оформления отпуска, привлечения к сверхурочной работе, ознакомления с ЛНА и др.

Стремительно развивающиеся информационные технологии подталкивают нас к внедрению новых возможностей в практику работы. На начало 2018 года количество интернет-пользователей старше 16 лет в России превысило 87 млн человек. Электронная почта значительно облегчает процесс взаимодействия компании со своими сотрудниками. Однако работодателям все равно приходится получать от подчиненных собственноручные подписи на оригинальных печатных документах, поскольку такие правила диктует закон. Но как быть, если имеется только документ, полученный по электронной почте? Примет ли его суд? Как на это посмотрят инспекторы труда? Давайте рассмотрим возможные варианты развития событий при использовании электронных документов в качестве доказательств в трудовом споре.

Напомним, что Роструд придерживается позиции, что ТК РФ во всех случаях предусматривает составление документов исключительно на бумажном носителе (кроме ситуаций, установленных в гл. 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников») 1. Однако Минтруд РФ уже давно хотел бы перевести максимум в электронный формат для большинства работников (не ограничиваясь дистанционными) и уже начал пилотный проект для обкатки своих грандиозных планов.

Эксперимент Минтруда

Уже начался эксперимент Минтруда РФ по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений (приказ Минтруда России от 26.03.2018 № 194).

К задачам эксперимента ведомство отнесло:

  • апробацию механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
  • оценку затрат и полученного результата;
  • выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
  • подготовку предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения организацией в сфере трудовых отношений;
  • подготовку предложений по внесению изменений в законодательство.

Тестирование проводится в 8 крупнейших организациях: ОАО «РЖД», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК» и других.

Эксперимент планируют провести с 23.03.2018 по 01.10.2018 в 4 этапа (Схема 1), на каждом из которых будет нарабатываться опыт, практика внедрения электронного кадрового документооборота.

Схема 1. Этапы эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений

Схема 2. Что тестирует Минтруд РФ

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это нужно дополнительно легитимизировать. «Игра того стоит» – ​мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников. Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать. Дополнительно дали обзор проводимого эксперимента Минтруда России с электронными кадровыми документами у отдельных работодателей: какие электронные подписи используются и что регламентируется в ЛНА.

Переход на электронные кадровые документы: что сделано и чего ждать

На чем базируется технология электронного оформления трудовых отношений с дистанционными работниками, уже заложенная в ТК РФ в 2013 году? Почему работодатели стараются ее избегать? Каковы дальнейшие планы по переводу «в цифру» кадровых документов уже обычных работников: когда и как готовятся оформлять электронные трудовые договоры и трудовые книжки? Какие нерешенные проблемы пока тормозят этот процесс?

Электронное кадровое делопроизводство: как суды относятся к электронным заявлениям работников

Начинаем анализ судебной практики, чтобы разобраться, какие электронные документы и переписка уже используются для оформления трудовых отношений с обычными «недистанционными» работниками, при каких обстоятельствах и чем это заканчивается. В этом номере журнала мы сосредоточимся на заявлениях работников (об увольнении, об отзыве предыдущего заявления, об отпуске за свой счет).

Илона Ульянова: «Отказ от бумажных версий кадровых документов сократил отдел кадрового администрирования»

В прошлом году стало известно, что Минтруд России разрабатывает поправки в законодательство, которые позволят работодателям перевести кадровую документацию в электронный вид. Однако уже сейчас некоторые компании активно пользуются законными возможностями системы электронного документооборота в кадрах. Своим опытом с вами делится менеджер по кадровому консалтингу ООО «ОБИ Франчайзинговый Центр» Илона Ульянова.

Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это нужно дополнительно легитимизировать. «Игра того стоит» – ​мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников. Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать. Дополнительно дали обзор проводимого эксперимента Минтруда России с электронными кадровыми документами у отдельных работодателей: какие электронные подписи используются и что регламентируется в ЛНА.

Переход на электронные кадровые документы: что сделано и чего ждать

На чем базируется технология электронного оформления трудовых отношений с дистанционными работниками, уже заложенная в ТК РФ в 2013 году? Почему работодатели стараются ее избегать? Каковы дальнейшие планы по переводу «в цифру» кадровых документов уже обычных работников: когда и как готовятся оформлять электронные трудовые договоры и трудовые книжки? Какие нерешенные проблемы пока тормозят этот процесс?

Илона Ульянова: «Отказ от бумажных версий кадровых документов сократил отдел кадрового администрирования»

В прошлом году стало известно, что Минтруд России разрабатывает поправки в законодательство, которые позволят работодателям перевести кадровую документацию в электронный вид. Однако уже сейчас некоторые компании активно пользуются законными возможностями системы электронного документооборота в кадрах. Своим опытом с вами делится менеджер по кадровому консалтингу ООО «ОБИ Франчайзинговый Центр» Илона Ульянова.

Электронное кадровое делопроизводство: как суды относятся к электронным заявлениям работников

Начинаем анализ судебной практики, чтобы разобраться, какие электронные документы и переписка уже используются для оформления трудовых отношений с обычными «недистанционными» работниками, при каких обстоятельствах и чем это заканчивается. В этом номере журнала мы сосредоточимся на заявлениях работников (об увольнении, об отзыве предыдущего заявления, об отпуске за свой счет).