Переход на электронные кадровые документы: что сделано и чего ждать

На чем базируется технология электронного оформления трудовых отношений с дистанционными работниками, уже заложенная в ТК РФ в 2013 году? Почему работодатели стараются ее избегать? Каковы дальнейшие планы по переводу «в цифру» кадровых документов уже обычных работников: когда и как готовятся оформлять электронные трудовые договоры и трудовые книжки? Какие нерешенные проблемы пока тормозят этот процесс?

Узаконили «дистанционщиков»

Вопрос о необходимости совершенствования норм, регламентирующих порядок оформления кадровой документации, впервые был поднят на состоявшемся в Новосибирске 17.02.2012 совещании у Председателя Правительства РФ Владимира Путина, которое было посвящено повышению эффективности государственного управления при использовании информационных технологий. Один из выступавших затронул вопрос о том, что для многих ИТ-компаний, активно использующих такую форму трудовых отношений, как удаленная работа сотрудников, большую проблему представляла процедура их документирования, поскольку действовавший Трудовой кодекс РФ1 фактически требовал оформления всех кадровых документов только на бумажных носителях.

Проблема была услышана, и в протоколе совещания 2 среди прочих появилось поручение о подготовке предложений по изменению трудового законодательства. В результате в 2013 году в ТК РФ ввели целую главу 49.1  «Особенности регулирования труда дистанционных работников»3, которая установила следующие правила:

  • работодатель и дистанционный работник (или лицо, поступающее на дистанционную работу) при обмене электронными документами должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП);
  • каждая из сторон обязана направлять в электронном виде подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором;
  • если в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ работник должен быть ознакомлен в письменной форме (под подпись) с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, коллективным договором, то дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами;
  • в такой же электронной форме дистанционный работник имеет право направлять работодателю свои заявления, объяснения либо другую информацию. Исключение составляют оригиналы бумажных документов, необходимые для оплаты больничного и получения выплат в связи с материнством, их дистанционный работник должен направить работодателю по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (правда, с середины 2017 г., если медорганизация и работодатель участвуют в электронном обмене, то работник может оформить электронный больничный лист);
  • в новой главе ТК РФ были также регламентированы особенности:
    • заключения и изменения условий трудового договора о дистанционной работе (ст. 312.2);
    • организации и охраны труда дистанционных работников (ст. 312.3);
    • режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника (ст. 312.4);
    • прекращения трудового договора о дистанционной работе (ст. 312.5).

Регулирование трудовых отношений с дистанционными работниками актуально, прежде всего, потому, что количество их постоянно растет. В ноябре 2016 года чиновниками называлась цифра порядка 5 миллионов человек, при этом около половины из них вели свою деятельность без официального оформления 4. По мнению Минтруда России, это в основном связано с тем, что новые нормы ТК РФ, позволяющие использовать при оформлении дистанционных работников электронные документы, организациями мало использовались – работодатели предпочитали понятную и проверенную бумажную процедуру.

Почему? По мнению экспертов, на которых ссылался Минтруд, расходы работодателей на 1,8–3 миллиона...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это нужно дополнительно легитимизировать. «Игра того стоит» – ​мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников. Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать. Дополнительно дали обзор проводимого эксперимента Минтруда России с электронными кадровыми документами у отдельных работодателей: какие электронные подписи используются и что регламентируется в ЛНА.

Выхода каких нормативных документов «из-под крыла» Росархива ожидать в 2018 году

Узнайте, что поменяется в нормативной базе делопроизводства и архивного дела на федеральном уровне в ближайшее время. Росархив уже подготовил внушительный комплект документов (некоторые из них находятся на последней стадии созревания, многие являются обновлением уже действующих регламентирующих документов). Речь пойдет о Перечне типовых управленческих архивных документов со сроками хранения и аналогичном Перечне для кредитных организаций, о Правилах организации хранения архивных документов, о Примерной инструкции до делопроизводству, о Примерных положениях об архиве организации и экспертной комиссии, о ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов и других проектах Росархива.

Управление рисками и документами: новый ГОСТ Р 57551-2017

ГОСТ Р 57551-2017 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем», подготовленный на базе международного отчета ISO/TR 18128:2014, вступит в силу 1 июля 2019 года – времени на его изучение достаточно. Предлагаем разобраться, какие выгоды служба делопроизводства и ее руководитель лично могут извлечь из внедрения нового ГОСТ в организации (путем участия в риск-ориентированном подходе к управлению). Прокомментируем основные положения нового ГОСТ. Особую практическую ценность представляет длинный список вопросов в Приложении В, который удобно использовать как готовый опросник для выявления проблем в сфере делопроизводства и работы СЭД в конкретной организации.

В каких форматах можно изготавливать электронные подлинники документов

Покажем вам, чем опасно изготовление подлинников документов в форматах DOC, DOCX, ODT и PDF – как после их подписания даже усиленной электронной подписью можно незаметно изменить текст документа. Объясним, какие форматы сейчас являются самыми надежными для создания электронных подлинников и их последующего архивного хранения. Продемонстрируем, как созданный в Microsoft Word документ перед подписанием можно транслировать в них.

Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это нужно дополнительно легитимизировать. «Игра того стоит» – ​мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников. Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать. Дополнительно дали обзор проводимого эксперимента Минтруда России с электронными кадровыми документами у отдельных работодателей: какие электронные подписи используются и что регламентируется в ЛНА.

Управление рисками и документами: новый ГОСТ Р 57551-2017

ГОСТ Р 57551-2017 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем», подготовленный на базе международного отчета ISO/TR 18128:2014, вступит в силу 1 июля 2019 года – времени на его изучение достаточно. Предлагаем разобраться, какие выгоды служба делопроизводства и ее руководитель лично могут извлечь из внедрения нового ГОСТ в организации (путем участия в риск-ориентированном подходе к управлению). Прокомментируем основные положения нового ГОСТ. Особую практическую ценность представляет длинный список вопросов в Приложении В, который удобно использовать как готовый опросник для выявления проблем в сфере делопроизводства и работы СЭД в конкретной организации.

В каких форматах можно изготавливать электронные подлинники документов

Покажем вам, чем опасно изготовление подлинников документов в форматах DOC, DOCX, ODT и PDF – как после их подписания даже усиленной электронной подписью можно незаметно изменить текст документа. Объясним, какие форматы сейчас являются самыми надежными для создания электронных подлинников и их последующего архивного хранения. Продемонстрируем, как созданный в Microsoft Word документ перед подписанием можно транслировать в них.

Выхода каких нормативных документов «из-под крыла» Росархива ожидать в 2018 году

Узнайте, что поменяется в нормативной базе делопроизводства и архивного дела на федеральном уровне в ближайшее время. Росархив уже подготовил внушительный комплект документов (некоторые из них находятся на последней стадии созревания, многие являются обновлением уже действующих регламентирующих документов). Речь пойдет о Перечне типовых управленческих архивных документов со сроками хранения и аналогичном Перечне для кредитных организаций, о Правилах организации хранения архивных документов, о Примерной инструкции до делопроизводству, о Примерных положениях об архиве организации и экспертной комиссии, о ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов и других проектах Росархива.