Безбумажный документооборот: текущая ситуация и ближайшие перспективы

Какие препятствия на пути безбумажного документооборота существуют: в виде заблуждений и в виде объективных факторов. Дали советы, как их можно преодолевать уже сейчас. Как снизить расходы за счет использования простых и облачных ЭП. Как обстоят дела с доверенностью сотруднику организации, чтобы он смог использовать свою ЭП физлица в служебных целях. Оценили перспективы безбумажного кадрового документооборота. Разъяснили ближайшие новшества законодательства, которые принципиально изменят ситуацию за счет создания юридически значимых электронных дубликатов ранее созданных бумажных и электронных оригиналов документов. Объяснили, в какие глобальные изменения нашей отрасли это выльется.

Рассмотрим текущую ситуацию, объективные препятствия на пути безбумажного документооборота и заглянем в ближайшее будущее, чтобы сориентировать вас, к чему стоит готовиться и какие шаги можно предпринять для максимального ускорения процесса отказа от бумаги.

Безбумажные технологии давно не являются чем-то необычным: во многих организациях есть система электронного документооборота (СЭД) и существенная часть документов не имеет бумажной копии. Привычным стал обмен бухгалтерскими документами без их формирования на бумаге. Несмотря на очевидное преимущество безбумажных технологий, в любой организации сохраняется огромное количество бумажных документов как с контрагентами, так и во внутренних процессах. Полный переход на безбумажные технологии тормозят консерватизм организаций (нежелание менять привычный режим работы) и объективные причины. К счастью, руководство страны сегодня понимает критичность задач перехода на безбумажные технологии и предпринимает значительные усилия по изменению ситуации.

Текущее положение дел

Более 80% всех бумажных документов уже сегодня могут быть переведены в электронный вид. Это касается большей части внутреннего документооборота организации, почти всех договоров и бухгалтерской первички, другого документооборота с контрагентами. По сути дела, сегодня документы на бумаге необходимо оформлять только для 3 групп документов:

  • строгой отчетности и документов, которые могут быть оформлены только на типографских бланках, требующих специального учета (например, квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы и пр.);
  • некоторых кадровых документов согласно требованиям Трудового кодекса РФ;
  • документов длительного срока хранения (более 15 лет), в особенности требующих передачи в архивные фонды.

Плюс отдельные отраслевые требования в ряде случаев могут обязывать оформлять именно бумажные документы.

Но и в отношении всех этих документов ведется активная работа на уровне нормотворчества и создания инфраструктуры для обеспечения возможности их перевода в электронный вид.

Почему же большая часть документов создается и обращается в бумажном виде? Вот результаты небольшого исследования среди наших клиентов, которых мы спрашивали, что тормозит их переход на безбумажный документооборот сейчас:

Рисунок 1. Причины настороженного отношения к безбумажному документообороту

Ряд прозвучавших ответов – ​это откровенные заблуждения. Большая часть документов может быть переведена в безбумажный вид уже сегодня. На практике доказано, что работа с электронными документами при соблюдении соответствующих регламентов является более безопасной и обеспечивает сохранность информации проще и дешевле. Налоговые органы и суды принимают к рассмотрению документы в электронном виде и даже электронные копии бумажных документов, всячески поощряя перевод документов в электронный вид. Инвестиции для перехода на безбумажные технологии требуются, но и возврат денежных средств гарантирован в результате экономии на накладных расходах на пересылку, на хранение и ручную обработку документов. Пожалуй, только 2 первых аргумента являются реальным препятствием – ​обсудим их.

Сложность и дороговизна управления ключами УКЭП

Чтобы обеспечить сотрудников ключами усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), требуются финансовые и временные затраты:

  • как минимум, раз в год необходимо перевыпускать ключ, что требует личного присутствия сотрудника в удостоверяющем центре. Разные ключи могут потребоваться для разных операций. Их стоимость колеблется от 1 000 до 9 000 руб. в зависимости от типа операции;
  • для использования УКЭП необходимо на каждое рабочее место установить платное программное обеспечение и приобрести безопасный носитель подписи каждому обладателю (на одном носителе может быть несколько подписей одного человека… но не разных людей!) – ​в сумме это может составить порядка 2 000 руб.;
  • может потребоваться определенная инфраструктура для обеспечения безопасности пользования ключами и их регулярного обновления.

В общем, в большой организации это может вылиться в существенные траты. Таким образом, работа с УКЭП требует финансовых вложений и организационных усилий на их первичное получение и последующее обновление.

Что делать:

  • Используйте УКЭП только в нужных случаях. В большинстве случаев для придания юридической значимости электронным документам достаточно использовать простую ЭП. Она, как правило, встроена в СЭД, ее ключи не устаревают. Только требуется сформировать соответствующие локальные нормативные документы, в которых будут...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Информационная система для электронных кадровых документов

Рекомендации дает компания , которая участвовала в государственном эксперименте по переводу кадровых документов в электронный вид, завершившемся 15.11.2021, после чего новую технологию сразу «включили» в ТК РФ для всех организаций. Исходя из этого ценного опыта, автор объясняет, на что работодателю стоит обратить внимание при выборе информационной системы для кадрового электронного документооборота. Названы основные риски.

Согласование документов в СЭД

Описаны варианты того, как можно организовать согласование документов в СЭД, из которых вы можете выбрать понравившиеся и внедрить у себя. Объяснили, как работает последовательный, параллельный и комбинированный порядок согласования; как распределить зоны ответственности между разными подразделениями; как определять конкретное согласующее лицо, когда проект направляется на рассмотрение подразделению; как можно править документ и какие результаты (статусы) согласования можно назначать предлагаемым правкам; показаны максимально сокращенный и наиболее полный варианты листа согласования; как его правильно распечатать, чтобы передать руководителю вместе с согласованным проектом на подписание. Как регламентировать процесс согласования в Инструкции по делопроизводству. Какие варианты электронных подписей можно использовать для согласования в СЭД, и почему неквалифицированную ЭП сочли оптимальной. Как организовать работу с ней.

Реформа применения электронных подписей... немного сбоит

Электронные подписи (ЭП) уже есть у большинства организаций. Что надо успеть сделать с ними до нового 2022 года. Как меняются планы на 2022 год в отношении электронных доверенностей, необходимых для применения электронных подписей физлиц в служебных целях.

Примеры существенного сокращения времени обработки документов

Делимся опытом, как на 2 крупных предприятиях смогли на 70% сократить время обработки входящей корреспонденции и на 30% трудозатраты на переписку между обществами внутри Группы компаний. Это стало возможным благодаря радикальному изменению привычных технологий и выходу на альтернативные методы работы.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».