Электронный кадровый документооборот стал возможен для всех?

После обкатки технологии юридически значимого кадрового электронного документооборота (КЭДО) во время госэксперимента эта возможность наконец стала доступной для всех работодателей России. Соответствующие изменения в Трудовой кодекс РФ внес Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ (далее – ФЗ-377), они уже действуют в большей своей части.

В ТК РФ установлены правила ведения и внедрения КЭДО, которые мы подробно разбираем в отдельной статье «Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения», в этом номере.

Таким образом, правовые ограничения для этой новой технологии сняты. Установлены сроки для того, что еще надо сделать. Именно на эти сроки, а еще на сложности с точки зрения ИТ-решений мы и хотим обратить ваше внимание прежде, чем вы перейдете к рассмотрению положений ТК РФ.

Для целей КЭДО можно использовать:

  • государственную цифровую платформу «Работа в России»;
  • информационную систему работодателя, позволяющую обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

В пояснительной записке к соответствующему законопроекту было сказано:

«В рамках развития платформы “Работа в России”... будет обеспечена разработка и утверждение форм и форматов для всех электронных документов, используемых в рамках эталонных моделей (бизнес-схем) документирования процессов в сфере трудовых отношений, обеспечивающих предотвращение нарушений трудового законодательства. Модели будут предусматривать применение форматно-логического и параметрического контроля не только к отдельно взятым кадровым документам и содержащимся в них данным, но и цепочкам связанных документов, в том числе последовательности и срокам их формирования. Указанные модели вместе с формами и форматами предоставят работодателю доступный инструмент предупреждения нарушений трудового законодательства на этапе формирования документов, которые могут возникать в силу недостаточной правовой подготовки сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство, или случайной ошибки.

Реализованные на платформе “Работа в России” эталонные модели (бизнес-схемы) процессов трудовых отношений будут носить рекомендательный характер и для информационных систем работодателей. Работодатели, использующие для электронного кадрового документооборота платформу “Работа в России” или доработавшие свои информационные системы для соответствия единым требованиям к формам и форматам документов, а также эталонным моделям документирования процессов в сфере трудовых отношений, получат преференции в виде снижения категории риска и периодичности проведения проверок (вплоть до полной отмены плановых проверок в отношении работодателей низкой категории риска)».

А теперь внимание! Новые положения ТК РФ уже действуют, что в принципе дает работодателям право перейти на новую технологию, если они считают, что выгода перевешивает затраты и риски. Однако еще много чего не хватает:

  1. По планам только 1 сентября 2022 года начнут взаимодействовать информационная система (ИС) работодателя, государственная платформа «Работа в России» и Единый портал государственных услуг, что позволит обеспечить подписание электронных документов в соответствии с требованиями ТК РФ, их хранение, а также фиксацию фактов их получения сторонами трудовых отношений.
  2. При создании электронных документов в рамках КЭДО будут применяться единые требования к составу и форматам электронных документов. Но их еще нет. До 1 марта 2023 года Минтруду России нужно успеть их разработать и согласовать с Минцифры России и Росархивом, а затем их еще нужно будет реализовать во всех ИС для КЭДО.
  3. Разработчикам ИС предстоит провести весьма существенную доработку своих решений, первое время на рынке не будет готовых решений, которые в полной мере удовлетворяли бы установленным требованиям. Это потребует существенных расходов.

Как преодолеть эти препятствия? Первая проблема решаема, если обеспечить своих работников допустимыми с точки зрения ТК РФ электронными подписями (без использования платформы «Работа в России» и портала госуслуг).

Что касается второй проблемы, то пока Минтруд России не утвердил состав и форматы кадровых электронных документов, можно использовать свои варианты. Правда, потом (после утверждения Минтрудом) свою ИС придется снова переделывать и «приводить в соответствие». Практически неизбежен цейтнот: когда бы Минтруд России ни выпустил свои требования, работодателям, скорее всего, не хватит времени на их реализацию до 1 марта 2023 года. Правда, велика вероятность, что сроки снова будут переноситься ввиду их нереальности.

Есть еще одно препятствие. В новых статьях ТК РФ черным по белому написано:

  • в ч. 12 ст. 22.1: «Работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, а также создание, использование и хранение электронных документов»;
  • в ч. 14 ст. 22.3: «Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы “Работа в России”».

При КЭДО в виде электронных подлинников оформляются документы в т.ч. длительного хранения – 50 / 75 лет. Однако информационных систем, способных обеспечить длительную сохранность пригодных к использованию электронных документов без ущерба для их юридической силы в течение столь длительного срока, пока нет. И если верить специалистам, они вряд ли появятся в ближайший год – сегодня типичный срок службы ИС редко превышает 10 лет, а дальше она выводится из эксплуатации из-за неизбежного устаревания технологий. Для обеспечения сохранности кадровых документов уже сегодня следует продумывать вопросы конверсии и миграции. Правовой основы для этого нет, есть лишь отдельные робкие попытки что-то придумать (о соответствующем законопроекте мы вам рассказывали в сентябре 2021 г.). Ясно, что в краткосрочной перспективе Минтруд «со товарищи» эту задачу не решат, так что опять придется действовать на свой страх и риск, опираясь на существующий российский и международный опыт – делая то, что сегодня в наших силах :)

Пока такой технологии у работодателя нет, документы долговременного хранения создавать в электронном виде довольно рискованно, и многие организации пойти на такой риск сегодня не готовы. Если же мы по-прежнему часть документов будем создавать на бумаге, а часть – в электронном виде, то получим смешанный кадровый документооборот, а не чисто электронный, на который так хотелось перейти... и даже ТК РФ теперь «разрешает».

Итак, переходить на полноценный КЭДО можно, но осторожно, понимая риски и внедряя новые методы работы поэтапно. Это еще долго будет смешанный документооборот. Большинство наших организаций фактически уже работает в нем, постепенно расширяя сферу использования электронных кадровых документов.

Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Гибридные дела у госорганов

В новых Правилах делопроизводства для госорганов говорится о формировании гибридных дел, когда создаются и бумажные, и электронные документы. В номенклатуру дел должны включаться соответствующих 2 тома, но заголовок у них должен быть один, и индекс тоже один. Но раньше в номенклатуре дел на грядущий год указывались только дела (без разбивки на тома). Тома одного дела появлялись уже в описях дел по итогам года, ведь в них дела/тома учитываются по порядковым номерам, поэтому один и тот же индекс никого не вводит в заблуждение. Как теперь правильно делать?

Структура индексов дел в номенклатуре

Наша организация – АО, мы всегда для разработки номенклатуры дел используем штатное расписание, которое после акционирования почти не менялось. Но в 2021 году в штатное расписание внесли уточнения, и теперь к номеру подразделения добавляется через косую черту номер «подподразделения», которое подчиняется «вышестоящему» подразделению. Например, Генеральный директор – 01, корпоративный секретарь – 01/01, протокольный отдел – 01/02, секретариат – 01/03. Можно ли в номенклатуре дел индекс дела оформлять с дополнительными знаками (косая черта) и номерами? Индексы будут неравнозначными.

Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения (часть 1)

В конце 2021 года в ТК РФ заработали поправки, которые позволяют перейти на полноценный кадровый электронный документооборот (КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Сразу оговоримся – это право, а не обязанность работодателя! В чем будет разница при реализации КЭДО в своей информационной системе и при использовании государственного портала «Работа в России». Объясняем, для каких работников и документов теперь можно использовать КЭДО. Какими видами электронной подписи какие виды документов могут подписываться со стороны работодателя и работников (как можно сэкономить за счет минимизации применения квалифицированной ЭП, заключив соглашение). Какой состав мероприятий надо провести работодателю и какие документы оформить для запуска новой технологии (что включить в ЛНА, как уведомить работников, получить согласие сотрудников и др.). В этом номере журнала читайте первую часть подробной статьи.

Информационная система для электронных кадровых документов

Рекомендации дает компания , которая участвовала в государственном эксперименте по переводу кадровых документов в электронный вид, завершившемся 15.11.2021, после чего новую технологию сразу «включили» в ТК РФ для всех организаций. Исходя из этого ценного опыта, автор объясняет, на что работодателю стоит обратить внимание при выборе информационной системы для кадрового электронного документооборота. Названы основные риски.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.