Электронный кадровый документооборот стал возможен для всех?

После обкатки технологии юридически значимого кадрового электронного документооборота (КЭДО) во время госэксперимента эта возможность наконец стала доступной для всех работодателей России. Соответствующие изменения в Трудовой кодекс РФ внес Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ (далее – ФЗ-377), они уже действуют в большей своей части.

В ТК РФ установлены правила ведения и внедрения КЭДО, которые мы подробно разбираем в отдельной статье «Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения» (читайте в этом номере журнала).

Таким образом, правовые ограничения для этой новой технологии сняты. Установлены сроки для того, что еще надо сделать. Именно на эти сроки, а еще на сложности с точки зрения ИТ-решений мы и хотим обратить ваше внимание прежде, чем вы перейдете к рассмотрению положений ТК РФ.

Для целей КЭДО можно использовать:

• государственную цифровую платформу «Работа в России»;
• информационную систему работодателя, позволяющую обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

В пояснительной записке к соответствующему законопроекту было сказано:

«В рамках развития платформы “Работа в России”... будет обеспечена разработка и утверждение форм и форматов для всех электронных документов, используемых в рамках эталонных моделей (бизнес-схем) документирования процессов в сфере трудовых отношений, обеспечивающих предотвращение нарушений трудового законодательства. Модели будут предусматривать применение форматно-логического и параметрического контроля не только к отдельно взятым кадровым документам и содержащимся в них данным, но и цепочкам связанных документов, в том числе последовательности и срокам их формирования. Указанные модели вместе с формами и форматами предоставят работодателю доступный инструмент предупреждения нарушений трудового законодательства на этапе формирования документов, которые могут возникать в силу недостаточной правовой подготовки сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство, или случайной ошибки.

Реализованные на платформе “Работа в России” эталонные модели (бизнес-схемы) процессов трудовых отношений будут носить рекомендательный характер и для информационных систем работодателей. Работодатели, использующие для электронного кадрового документооборота платформу “Работа в России” или доработавшие свои информационные системы для соответствия единым требованиям к формам и форматам документов, а также эталонным моделям документирования процессов в сфере трудовых отношений, получат преференции в виде снижения категории риска и периодичности проведения проверок (вплоть до полной отмены плановых проверок в отношении работодателей низкой категории риска)».

А теперь внимание! Новые положения ТК РФ уже действуют, что в принципе дает работодателям право перейти на новую технологию, если они считают, что выгода перевешивает затраты и риски. Однако еще много чего не хватает:

1. По планам только 1 сентября 2022 года начнут взаимодействовать информационная система (ИС) работодателя, государственная платформа «Работа в России» и Единый портал государственных услуг, что позволит обеспечить подписание электронных документов в соответствии с требованиями ТК РФ, их хранение, а также фиксацию фактов их получения сторонами трудовых отношений.
2. При создании электронных документов в рамках КЭДО будут применяться единые требования к составу и форматам электронных документов. Но их еще нет. До 1 марта 2023 года Минтруду России нужно успеть их разработать и согласовать с Минцифры России и Росархивом, а затем их еще нужно будет реализовать во всех ИС для КЭДО.
3. Разработчикам ИС предстоит провести весьма существенную доработку своих решений, первое время на рынке не будет готовых решений, которые в полной мере удовлетворяли бы установленным требованиям. Это потребует существенных расходов.

Как преодолеть эти препятствия? Первая проблема решаема, если обеспечить своих работников допустимыми с точки зрения ТК РФ электронными подписями (без использования платформы «Работа в России» и портала госуслуг).

Что касается второй проблемы, то пока Минтруд России не утвердил состав и форматы кадровых электронных документов, можно использовать свои варианты. Правда, потом (после утверждения Минтрудом) свою ИС придется снова переделывать и «приводить в соответствие». Практически неизбежен цейтнот: когда бы Минтруд России ни выпустил свои требования, работодателям, скорее всего, не хватит времени на их реализацию до 1 марта 2023 года. Правда, велика вероятность, что сроки снова будут переноситься ввиду их нереальности.

Есть еще одно препятствие. В новых статьях ТК РФ черным по белому написано:

• в ч. 12 ст. 22.1: «Работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, а также создание, использование и хранение электронных документов»;
• в ч. 14 ст. 22.3: «Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы “Работа в России”».

При КЭДО в виде электронных подлинников оформляются документы в т.ч. длительного хранения – 50 / 75 лет. Однако информационных систем, способных обеспечить длительную сохранность пригодных к использованию электронных документов без ущерба для их юридической силы в течение столь длительного срока, пока нет. И если верить специалистам, они вряд ли появятся в ближайший год – сегодня типичный срок службы ИС редко превышает 10 лет, а дальше она выводится из эксплуатации из-за неизбежного устаревания технологий. Для обеспечения сохранности кадровых документов уже сегодня следует продумывать вопросы конверсии и миграции. Правовой основы для этого нет, есть лишь отдельные робкие попытки что-то придумать (о соответствующем законопроекте мы вам рассказывали в сентябре 2021 г.). Ясно, что в краткосрочной перспективе Минтруд «со товарищи» эту задачу не решат, так что опять придется действовать на свой страх и риск, опираясь на существующий российский и международный опыт – делая то, что сегодня в наших силах :)

Пока такой технологии у работодателя нет, документы долговременного хранения создавать в электронном виде довольно рискованно, и многие организации пойти на такой риск сегодня не готовы. Если же мы по-прежнему часть документов будем создавать на бумаге, а часть – в электронном виде, то получим смешанный кадровый документооборот, а не чисто электронный, на который так хотелось перейти... и даже ТК РФ теперь «разрешает».

Итак, переходить на полноценный КЭДО можно, но осторожно, понимая риски и внедряя новые методы работы поэтапно. Это еще долго будет смешанный документооборот. Большинство наших организаций фактически уже работает в нем, постепенно расширяя сферу использования электронных кадровых документов.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов