Top.Mail.Ru

Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения (часть 2)

В конце 2021 года в ТК РФ заработали поправки, которые позволяют перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Во второй части статьи, которую публикуем в этом номере журнала, показываем образцы обязательных для оформления документов: уведомления работника о переходе на КЭДО, а также его согласия на это. Кроме того, вам поможет образец соглашения об использовании неквалифицированной электронной подписи (для снижения затрат, т.к. это позволит отказаться от использования платных квалифицированных ЭП для работников).
Окончание статьи. Начало в № 01 / 2022
Окончание статьи. Начало в № 01 / 2022

4. Обеспечить участников электронными подписями

Итак, мы помним, что расходы на получение и использование электронных подписей (ЭП) работникам несет работодатель (ст. 22.2 ТК РФ).

Если организация решила работать через портал «Работа в России», то организация «не разорится» на ЭП для своих сотрудников, их можно будет получить в МФЦ (см. Таблицу 1 в первой части этой статьи в предыдущем номере журнала).

Если же организация решила осуществлять КЭДО в другой ИС, то ей придется:

  • либо оплатить работнику покупку квалифицированной электронной подписи (УКЭП) в удостоверяющем центре,
  • либо можно самостоятельно сгенерить неквалифицированную ЭП (УНЭП), но ее легитимность стороны должны подтвердить соглашением (см. Пример 3). Дело в том, что целый ряд документов, прямо названных в ТК РФ, работник должен подписывать УКЭП или УНЭП (см. Таблицу 1), и только «иные документы» могут подписываться простой ЭП. Поэтому снабжать работников придется ЭП с защитой не ниже, чем у УНЭП.

УКЭП должна быть как минимум у генерального директора организации, потому что ряд документов со стороны работодателя должны подписываться именно ею (см. Таблицу 1). Но остальные документы со стороны работодателя, и даже все документы со стороны работников могут подписываться ЭП попроще. Это даст существенную экономию!

5. Уведомление работников и сбор их согласий

Очень важно обосновать для работников преимущества электронного формата, который...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как ознакомить работников с документами в бумажном или электронном виде

С какими документами (инструкциями, иными локальными нормативными актами, приказами и др.) следует ознакомить сотрудников под подпись. Кто этим может заниматься. Как регламентировать порядок ознакомления. Как это оформить на бумаге: на самом документе или листе ознакомления с ним; как можно оформить записи в журнале ознакомления со всеми необходимыми документами одного человека при его приеме на работу; как отражать ознакомление в журнале по другой логике – всех сотрудников со всеми необходимыми документами. Как фиксировать факт ознакомления в электронном виде: какие электронные подписи можно использовать; каковы правила для дистанционных работников с 2021 года; каковы правила для всех сотрудников, давших согласие на кадровый электронный документооборот с ними, с ноября 2022 года.

Работа с электронными документами в вопросах и ответах

Государственный архив Российской Федерации принимает электронные документы долговременного хранения? Можно ли приказы по основной деятельности и протокол о назначении генерального директора переводить в электронный вид? Как потом представлять эти документы по запросу? Какие документы по охране труда можно перевести в электронный вид? В каком формате должны оформляться электронные подлинники актов по форме КС-2? Можно ли включать в СЭД документы ДСП? Как вскоре изменится регулирование этого вопроса? Может ли организация сама выдавать работникам усиленные электронные подписи?

Судебная практика: история про увольнение по электронному заявлению в ИС для КЭДО

Переход на электронный кадровый документооборот привел к росту числа трудовых споров, связанных с использованием электронных документов. Судебная практика показывает возможную аргументацию сторон, а главное – что учитывает суд. Одно из таких интересных дел разбираем в статье – увольнение по электронному заявлению, подписанному неквалифицированной электронной подписью в облачной информационной системе. Оно наглядно показывает, что надо учитывать при организации работы с ЭП в системе для электронного кадрового документооборота.

Критерии выбора вида электронной подписи для подписания конкретного документа

Рассматриваются законодательно установленные виды электронных подписей. Основную ценность статьи представляют сформулированные критерии выбора вида электронной подписи для документов внешнего и внутреннего документопотоков (методика выбора ЭП иллюстрируется примерами). Кроме того, приводятся примеры законодательно оговоренных требований к применению конкретного вида ЭП для отдельных документов (кадровых, бухгалтерских, нотариальных и др.).

Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения (часть 1)

В конце 2021 года в ТК РФ заработали поправки, которые позволяют перейти на полноценный кадровый электронный документооборот (КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Сразу оговоримся – это право, а не обязанность работодателя! В чем будет разница при реализации КЭДО в своей информационной системе и при использовании государственного портала «Работа в России». Объясняем, для каких работников и документов теперь можно использовать КЭДО. Какими видами электронной подписи какие виды документов могут подписываться со стороны работодателя и работников (как можно сэкономить за счет минимизации применения квалифицированной ЭП, заключив соглашение). Какой состав мероприятий надо провести работодателю и какие документы оформить для запуска новой технологии (что включить в ЛНА, как уведомить работников, получить согласие сотрудников и др.). В этом номере журнала читайте первую часть подробной статьи.

Работа с электронными документами в вопросах и ответах

Государственный архив Российской Федерации принимает электронные документы долговременного хранения? Можно ли приказы по основной деятельности и протокол о назначении генерального директора переводить в электронный вид? Как потом представлять эти документы по запросу? Какие документы по охране труда можно перевести в электронный вид? В каком формате должны оформляться электронные подлинники актов по форме КС-2? Можно ли включать в СЭД документы ДСП? Как вскоре изменится регулирование этого вопроса? Может ли организация сама выдавать работникам усиленные электронные подписи?

Как ознакомить работников с документами в бумажном или электронном виде

С какими документами (инструкциями, иными локальными нормативными актами, приказами и др.) следует ознакомить сотрудников под подпись. Кто этим может заниматься. Как регламентировать порядок ознакомления. Как это оформить на бумаге: на самом документе или листе ознакомления с ним; как можно оформить записи в журнале ознакомления со всеми необходимыми документами одного человека при его приеме на работу; как отражать ознакомление в журнале по другой логике – всех сотрудников со всеми необходимыми документами. Как фиксировать факт ознакомления в электронном виде: какие электронные подписи можно использовать; каковы правила для дистанционных работников с 2021 года; каковы правила для всех сотрудников, давших согласие на кадровый электронный документооборот с ними, с ноября 2022 года.

Реестровая модель предоставления государственных и муниципальных услуг

Записи в госреестрах имеют большую юридическую силу, чем выписки из них, которые выдаются организациям и населению. Что похожего еще вошло в нашу жизнь в рамках цифровизации госуправления и какие удобства это дает. Принципы работы реестровой модели показали на примере сферы лицензирования: порядок действий и срок предоставления лицензии, форма и цена получения выписки.