Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения (часть 2)

4. Обеспечить участников электронными подписями

Итак, мы помним, что расходы на получение и использование электронных подписей (ЭП) работникам несет работодатель (ст. 22.2 ТК РФ).

Если организация решила работать через портал «Работа в России», то организация «не разорится» на ЭП для своих сотрудников, их можно будет получить в МФЦ (см. Таблицу 1 в первой части этой статьи в предыдущем номере журнала).

Если же организация решила осуществлять КЭДО в другой ИС, то ей придется:

• либо оплатить работнику покупку квалифицированной электронной подписи (УКЭП) в удостоверяющем центре,
• либо можно самостоятельно сгенерить неквалифицированную ЭП (УНЭП), но ее легитимность стороны должны подтвердить соглашением (см. Пример 3). Дело в том, что целый ряд документов, прямо названных в ТК РФ, работник должен подписывать УКЭП или УНЭП (см. Таблицу 1), и только «иные документы» могут подписываться простой ЭП. Поэтому снабжать работников придется ЭП с защитой не ниже, чем у УНЭП.

УКЭП должна быть как минимум у генерального директора организации, потому что ряд документов со стороны работодателя должны подписываться именно ею (см. Таблицу 1). Но остальные документы со стороны работодателя, и даже все документы со стороны работников могут подписываться ЭП попроще. Это даст существенную экономию!

5. Уведомление работников и сбор их согласий

Очень важно обосновать для работников преимущества электронного формата, который...