Рекомендации дает компания Контур.Диадок, которая участвовала в государственном эксперименте по переводу кадровых документов в электронный вид, завершившемся 15.11.2021, после чего новую технологию сразу «включили» в ТК РФ для всех организаций. Исходя из этого ценного опыта, автор объясняет, на что работодателю стоит обратить внимание при выборе информационной системы для кадрового электронного документооборота. Названы основные риски.
Изменения, внесенные в ТК РФ Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ 1, разрешают обмениваться кадровыми документами с сотрудниками в электронном виде. Решение о переходе на КЭДО каждая компания принимает самостоятельно – электронный документооборот обязательным не стал. Закон описывает, как вести КЭДО с новыми и действующими сотрудниками, как оформить переход на КЭДО, какие электронные подписи использовать и в каких сервисах работать.
Перейти на КЭДО с 22.11.2021 могут любые организации. С 01.09.2022 появится возможность размещать документы посредством Госуслуг.
Кроме того, документы, оформленные участниками эксперимента Минтруда России электронно, уже с 16.11.2021 имеют юридическую силу. И до 01.07.2022 участникам госэксперимента необходимо проделать шаги в соответствии с порядком перехода на КЭДО по новым требованиям ТК РФ.
Положения новых статей 22.1–22.3 ТК РФ применяются и к документам, с которыми работника знакомят в письменной форме, в т.ч. под подпись. Главное, на что нужно обратить внимание, – часть документов по-прежнему потребуется оформлять в бумажном виде (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):
- акт о несчастном случае на производстве (по форме Н-1, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73);
- приказ (распоряжение) об увольнении;
- журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.
Остальные документы, связанные с работой, можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде без дублирования на бумаге.
Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников не попадают под действие нового закона. Но только потому, что к ним применяются положения ст. 66 и 66.1 ТК РФ. Напомним, что уже с 01.01.2021 все сведения о трудовой деятельности работодатели ведут в электронном виде. Для новых сотрудников трудовые книжки в бумажной форме уже даже не заводят.
Какие электронные подписи подходят для кадрового электронного документооборота (КЭДО)? Работодатель может использовать усиленную квалифицированную (УКЭП) или усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП) 2. Кроме них, для сотрудников доступна еще простая электронная подпись (ПЭП), если заключено соглашение по ее использованию. Эти требования описаны в ст. 22.3 ТК РФ.
Как компании перейти на КЭДО
Для перехода на КЭДО нужно учитывать 3 основные составляющие:
- организационная часть,
- подготовка нормативной базы и
- техническая реализация.
Из опыта нашей компании (как работодателя) и наших клиентов можно сделать вывод, что больше всего времени уходит на подготовку, а не на внедрение информационной системы. Поэтому рекомендуем предварительно выполнить 3 шага.
-
Назначить приказом координатора проекта по переходу компании на КЭДО (ответственное лицо), т.к. потребуется много согласований с внутренними службами. Когда нет ответственного сотрудника, KPI которого зависит от успеха запуска новой системы, проект может растянуться на неопределенный срок.
-
Объяснить сотрудникам, что планируется переход с бумажных кадровых документов на электронные. Если рассказать работникам, какую пользу они получат, сопротивления новшествам не возникнет. Отправка заявления на отпуск, ознакомление с различными приказами, распоряжениями, инструкциями для большинства окажется удобнее в онлайн-формате.
-
Разработать и утвердить локальные нормативные акты (ЛНА), ознакомить с ними сотрудников. В ЛНА следует указать (обязательный минимум:
- список электронных документов и...
