Top.Mail.Ru

Информационная система для электронных кадровых документов

Рекомендации дает компания Контур.Диадок, которая участвовала в государственном эксперименте по переводу кадровых документов в электронный вид, завершившемся 15.11.2021, после чего новую технологию сразу «включили» в ТК РФ для всех организаций. Исходя из этого ценного опыта, автор объясняет, на что работодателю стоит обратить внимание при выборе информационной системы для кадрового электронного документооборота. Названы основные риски.

Изменения, внесенные в ТК РФ Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ 1, разрешают обмениваться кадровыми документами с сотрудниками в электронном виде. Решение о переходе на КЭДО каждая компания принимает самостоятельно – электронный документооборот обязательным не стал. Закон описывает, как вести КЭДО с новыми и действующими сотрудниками, как оформить переход на КЭДО, какие электронные подписи использовать и в каких сервисах работать.

Перейти на КЭДО с 22.11.2021 могут любые организации. С 01.09.2022 появится возможность размещать документы посредством Госуслуг.

Кроме того, документы, оформленные участниками эксперимента Минтруда России электронно, уже с 16.11.2021 имеют юридическую силу. И до 01.07.2022 участникам госэксперимента необходимо проделать шаги в соответствии с порядком перехода на КЭДО по новым требованиям ТК РФ.

Положения новых статей 22.1–22.3 ТК РФ применяются и к документам, с которыми работника знакомят в письменной форме, в т.ч. под подпись. Главное, на что нужно обратить внимание, – часть документов по-прежнему потребуется оформлять в бумажном виде (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

  • акт о несчастном случае на производстве (по форме Н-1, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73);
  • приказ (распоряжение) об увольнении;
  • журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.

Остальные документы, связанные с работой, можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде без дублирования на бумаге.

Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников не попадают под действие нового закона. Но только потому, что к ним применяются положения ст. 66 и 66.1 ТК РФ. Напомним, что уже с 01.01.2021 все сведения о трудовой деятельности работодатели ведут в электронном виде. Для новых сотрудников трудовые книжки в бумажной форме уже даже не заводят.

Какие электронные подписи подходят для кадрового электронного документооборота (КЭДО)? Работодатель может использовать усиленную квалифицированную (УКЭП) или усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП) 2. Кроме них, для сотрудников доступна еще простая электронная подпись (ПЭП), если заключено соглашение по ее использованию. Эти требования описаны в ст. 22.3 ТК РФ.

Как компании перейти на КЭДО

Для перехода на КЭДО нужно учитывать 3 основные составляющие:

  • организационная часть,
  • подготовка нормативной базы и
  • техническая реализация.

Из опыта нашей компании (как работодателя) и наших клиентов можно сделать вывод, что больше всего времени уходит на подготовку, а не на внедрение информационной системы. Поэтому рекомендуем предварительно выполнить 3 шага.

  1. Назначить приказом координатора проекта по переходу компании на КЭДО (ответственное лицо), т.к. потребуется много согласований с внутренними службами. Когда нет ответственного сотрудника, KPI которого зависит от успеха запуска новой системы, проект может растянуться на неопределенный срок.
  2. Объяснить сотрудникам, что планируется переход с бумажных кадровых документов на электронные. Если рассказать работникам, какую пользу они получат, сопротивления новшествам не возникнет. Отправка заявления на отпуск, ознакомление с различными приказами, распоряжениями, инструкциями для большинства окажется удобнее в онлайн-формате.
  3. Разработать и утвердить локальные нормативные акты (ЛНА), ознакомить с ними сотрудников. В ЛНА следует указать (обязательный минимум:
    • список электронных документов и...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как ознакомить работников с документами в бумажном или электронном виде

С какими документами (инструкциями, иными локальными нормативными актами, приказами и др.) следует ознакомить сотрудников под подпись. Кто этим может заниматься. Как регламентировать порядок ознакомления. Как это оформить на бумаге: на самом документе или листе ознакомления с ним; как можно оформить записи в журнале ознакомления со всеми необходимыми документами одного человека при его приеме на работу; как отражать ознакомление в журнале по другой логике – всех сотрудников со всеми необходимыми документами. Как фиксировать факт ознакомления в электронном виде: какие электронные подписи можно использовать; каковы правила для дистанционных работников с 2021 года; каковы правила для всех сотрудников, давших согласие на кадровый электронный документооборот с ними, с ноября 2022 года.

Работа с электронными документами в вопросах и ответах

Государственный архив Российской Федерации принимает электронные документы долговременного хранения? Можно ли приказы по основной деятельности и протокол о назначении генерального директора переводить в электронный вид? Как потом представлять эти документы по запросу? Какие документы по охране труда можно перевести в электронный вид? В каком формате должны оформляться электронные подлинники актов по форме КС-2? Можно ли включать в СЭД документы ДСП? Как вскоре изменится регулирование этого вопроса? Может ли организация сама выдавать работникам усиленные электронные подписи?

Судебная практика: история про увольнение по электронному заявлению в ИС для КЭДО

Переход на электронный кадровый документооборот привел к росту числа трудовых споров, связанных с использованием электронных документов. Судебная практика показывает возможную аргументацию сторон, а главное – что учитывает суд. Одно из таких интересных дел разбираем в статье – увольнение по электронному заявлению, подписанному неквалифицированной электронной подписью в облачной информационной системе. Оно наглядно показывает, что надо учитывать при организации работы с ЭП в системе для электронного кадрового документооборота.

Типы информационных систем для управления документами и бизнес-процессами

В чем разница между BPM (системами управления бизнес-процессами) и ECM (системами управления корпоративным контентом), в чем специфика СЭД (систем электронного документооборота) – какие из этих систем для чего лучше использовать. Что называется комплексной документной системой.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения (часть 1)

В конце 2021 года в ТК РФ заработали поправки, которые позволяют перейти на полноценный кадровый электронный документооборот (КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Сразу оговоримся – это право, а не обязанность работодателя! В чем будет разница при реализации КЭДО в своей информационной системе и при использовании государственного портала «Работа в России». Объясняем, для каких работников и документов теперь можно использовать КЭДО. Какими видами электронной подписи какие виды документов могут подписываться со стороны работодателя и работников (как можно сэкономить за счет минимизации применения квалифицированной ЭП, заключив соглашение). Какой состав мероприятий надо провести работодателю и какие документы оформить для запуска новой технологии (что включить в ЛНА, как уведомить работников, получить согласие сотрудников и др.). В этом номере журнала читайте первую часть подробной статьи.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.