Информационная система для электронных кадровых документов

Изменения, внесенные в ТК РФ Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ ¹, разрешают обмениваться кадровыми документами с сотрудниками в электронном виде. Решение о переходе на КЭДО каждая компания принимает самостоятельно – электронный документооборот обязательным не стал. Закон описывает, как вести КЭДО с новыми и действующими сотрудниками, как оформить переход на КЭДО, какие электронные подписи использовать и в каких сервисах работать.

Перейти на КЭДО с 22.11.2021 могут любые организации. С 01.09.2022 появится возможность размещать документы посредством Госуслуг.

Кроме того, документы, оформленные участниками эксперимента Минтруда России электронно, уже с 16.11.2021 имеют юридическую силу. И до 01.07.2022 участникам госэксперимента необходимо проделать шаги в соответствии с порядком перехода на КЭДО по новым требованиям ТК РФ.

Положения новых статей 22.1–22.3 ТК РФ применяются и к документам, с которыми работника знакомят в письменной форме, в т.ч. под подпись. Главное, на что нужно обратить внимание, – часть документов по-прежнему потребуется оформлять в бумажном виде (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

• акт о несчастном случае на производстве (по форме Н-1, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73);
• приказ (распоряжение) об увольнении;
• журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.

Остальные документы, связанные с работой, можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде без дублирования на бумаге.

Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников не попадают под действие нового закона. Но только потому, что к ним применяются положения ст. 66 и 66.1 ТК РФ. Напомним, что уже с 01.01.2021 все сведения о трудовой деятельности работодатели ведут в электронном виде. Для новых сотрудников трудовые книжки в бумажной форме уже даже не заводят.

Какие электронные подписи подходят для кадрового электронного документооборота (КЭДО)? Работодатель может использовать усиленную квалифицированную (УКЭП) или усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП) ². Кроме них, для сотрудников доступна еще простая электронная подпись (ПЭП), если заключено соглашение по ее использованию. Эти требования описаны в ст. 22.3 ТК РФ.

Как компании перейти на КЭДО

Для перехода на КЭДО нужно учитывать 3 основные составляющие:

• организационная часть,
• подготовка нормативной базы и
• техническая реализация.

Из опыта нашей компании (как работодателя) и наших клиентов можно сделать вывод, что больше всего времени уходит на подготовку, а не на внедрение информационной системы. Поэтому рекомендуем предварительно выполнить 3 шага.

1. Назначить приказом координатора проекта по переходу компании на КЭДО (ответственное лицо), т.к. потребуется много согласований с внутренними службами. Когда нет ответственного сотрудника, KPI которого зависит от успеха запуска новой системы, проект может растянуться на неопределенный срок.
2. Объяснить сотрудникам, что планируется переход с бумажных кадровых документов на электронные. Если рассказать работникам, какую пользу они получат, сопротивления новшествам не возникнет. Отправка заявления на отпуск, ознакомление с различными приказами, распоряжениями, инструкциями для большинства окажется удобнее в онлайн-формате.
3. Разработать и утвердить локальные нормативные акты (ЛНА), ознакомить с ними сотрудников. В ЛНА следует указать (обязательный минимум:
   • список электронных документов и...