Top.Mail.Ru

Информационная система для электронных кадровых документов

Рекомендации дает компания Контур.Диадок, которая участвовала в государственном эксперименте по переводу кадровых документов в электронный вид, завершившемся 15.11.2021, после чего новую технологию сразу «включили» в ТК РФ для всех организаций. Исходя из этого ценного опыта, автор объясняет, на что работодателю стоит обратить внимание при выборе информационной системы для кадрового электронного документооборота. Названы основные риски.

Изменения, внесенные в ТК РФ Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ 1, разрешают обмениваться кадровыми документами с сотрудниками в электронном виде. Решение о переходе на КЭДО каждая компания принимает самостоятельно – электронный документооборот обязательным не стал. Закон описывает, как вести КЭДО с новыми и действующими сотрудниками, как оформить переход на КЭДО, какие электронные подписи использовать и в каких сервисах работать.

Перейти на КЭДО с 22.11.2021 могут любые организации. С 01.09.2022 появится возможность размещать документы посредством Госуслуг.

Кроме того, документы, оформленные участниками эксперимента Минтруда России электронно, уже с 16.11.2021 имеют юридическую силу. И до 01.07.2022 участникам госэксперимента необходимо проделать шаги в соответствии с порядком перехода на КЭДО по новым требованиям ТК РФ.

Положения новых статей 22.1–22.3 ТК РФ применяются и к документам, с которыми работника знакомят в письменной форме, в т.ч. под подпись. Главное, на что нужно обратить внимание, – часть документов по-прежнему потребуется оформлять в бумажном виде (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

  • акт о несчастном случае на производстве (по форме Н-1, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73);
  • приказ (распоряжение) об увольнении;
  • журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.

Остальные документы, связанные с работой, можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде без дублирования на бумаге.

Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников не попадают под действие нового закона. Но только потому, что к ним применяются положения ст. 66 и 66.1 ТК РФ. Напомним, что уже с 01.01.2021 все сведения о трудовой деятельности работодатели ведут в электронном виде. Для новых сотрудников трудовые книжки в бумажной форме уже даже не заводят.

Какие электронные подписи подходят для кадрового электронного документооборота (КЭДО)? Работодатель может использовать усиленную квалифицированную (УКЭП) или усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП) 2. Кроме них, для сотрудников доступна еще простая электронная подпись (ПЭП), если заключено соглашение по ее использованию. Эти требования описаны в ст. 22.3 ТК РФ.

Как компании перейти на КЭДО

Для перехода на КЭДО нужно учитывать 3 основные составляющие:

  • организационная часть,
  • подготовка нормативной базы и
  • техническая реализация.

Из опыта нашей компании (как работодателя) и наших клиентов можно сделать вывод, что больше всего времени уходит на подготовку, а не на внедрение информационной системы. Поэтому рекомендуем предварительно выполнить 3 шага.

  1. Назначить приказом координатора проекта по переходу компании на КЭДО (ответственное лицо), т.к. потребуется много согласований с внутренними службами. Когда нет ответственного сотрудника, KPI которого зависит от успеха запуска новой системы, проект может растянуться на неопределенный срок.
  2. Объяснить сотрудникам, что планируется переход с бумажных кадровых документов на электронные. Если рассказать работникам, какую пользу они получат, сопротивления новшествам не возникнет. Отправка заявления на отпуск, ознакомление с различными приказами, распоряжениями, инструкциями для большинства окажется удобнее в онлайн-формате.
  3. Разработать и утвердить локальные нормативные акты (ЛНА), ознакомить с ними сотрудников. В ЛНА следует указать (обязательный минимум:
    • список электронных...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Переход на безбумажный документооборот: анализ свежей нормативной базы и технологических решений

Обзор того, как обстоят дела с реформой применения электронных подписей и машиночитаемыми доверенностями, с электронным кадровым документооборотом и долгосрочным хранением (свыше 15 лет) юридически значимых электронных документов. Какие необходимые для этого нормативные документы и ИТ-решения недавно вышли, и чего пока не хватает. Что можно делать уже сейчас.

Современная автоматизация сопровождения совещаний

Показан опыт автоматизации документального сопровождения совещательной деятельности в СЭД и с использованием Календаря Outlook (для подбора приемлемого времени совещания при плотном графике его участников), технического оснащения переговорной. Каждый шаг рассматривается детально – что и как можно автоматизировать (от подбора времени мероприятия, подготовки повестки дня, материалов совещания и протокола до рассылки поручений по итогам совещания исполнителям). В результате удалось сократить среднее затрачиваемое время на сопровождение одного совещания с 270 до 60 мин.

Бесплатные государственные ИТ-решения для электронного документооборота и архива

Во-первых, рассказываем об облачной СЭД, изначально предназначенной для автоматизации делопроизводства бюджетных организаций, которой теперь совершенно бесплатно могут воспользоваться и другие организации, ведущие регулярную переписку с госорганами (в пилотном режиме к ней подключилось уже 2 338 организаций): что она умеет и как ее можно заполучить. Во-вторых, рассказываем об ИС для электронного архива, которая пока находится в стадии разработки. Минцифре России поручено ввести ее в эксплуатацию до 31.12.2022.

Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения (часть 2)

В конце 2021 года в ТК РФ заработали поправки, которые позволяют перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Во второй части статьи, которую публикуем в этом номере журнала, показываем образцы обязательных для оформления документов: уведомления работника о переходе на КЭДО, а также его согласия на это. Кроме того, вам поможет образец соглашения об использовании неквалифицированной электронной подписи (для снижения затрат, т.к. это позволит отказаться от использования платных квалифицированных ЭП для работников).

Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения (часть 1)

В конце 2021 года в ТК РФ заработали поправки, которые позволяют перейти на полноценный кадровый электронный документооборот (КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Сразу оговоримся – это право, а не обязанность работодателя! В чем будет разница при реализации КЭДО в своей информационной системе и при использовании государственного портала «Работа в России». Объясняем, для каких работников и документов теперь можно использовать КЭДО. Какими видами электронной подписи какие виды документов могут подписываться со стороны работодателя и работников (как можно сэкономить за счет минимизации применения квалифицированной ЭП, заключив соглашение). Какой состав мероприятий надо провести работодателю и какие документы оформить для запуска новой технологии (что включить в ЛНА, как уведомить работников, получить согласие сотрудников и др.). В этом номере журнала читайте первую часть подробной статьи.

Переход на безбумажный документооборот: анализ свежей нормативной базы и технологических решений

Обзор того, как обстоят дела с реформой применения электронных подписей и машиночитаемыми доверенностями, с электронным кадровым документооборотом и долгосрочным хранением (свыше 15 лет) юридически значимых электронных документов. Какие необходимые для этого нормативные документы и ИТ-решения недавно вышли, и чего пока не хватает. Что можно делать уже сейчас.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.