Государственный архив Российской Федерации принимает электронные документы долговременного хранения? Можно ли приказы по основной деятельности и протокол о назначении генерального директора переводить в электронный вид? Как потом представлять эти документы по запросу? Какие документы по охране труда можно перевести в электронный вид? В каком формате должны оформляться электронные подлинники актов по форме КС-2? Можно ли включать в СЭД документы ДСП? Как вскоре изменится регулирование этого вопроса? Может ли организация сама выдавать работникам усиленные электронные подписи?
Вопрос в тему
Принимает ли Государственный архив Российской Федерации электронные документы долговременного хранения?
В настоящее время прием электронных документов Государственным архивом Российской Федерации еще не начался. Однако создавать документы долговременного хранения в электронном виде можно, если внедрена система хранения электронных документов. Позже эти документы можно будет передать на государственное хранение.
Впервые условия хранения электронных документов были определены еще в 2015 году приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Приказ обеспечил прием на хранение электронных документов на оптических дисках CD-R, DVD-R.
В СЭД федеральных органов исполнительной власти 1 уже накоплен значительный объем электронных архивных документов. Объем информации, задокументированной в электронной форме в процессе деятельности ФОИВ, по данным Росархива, ежегодно возрастает в несколько раз.
Следующий шаг в хранении электронных архивных документов – это хранение с помощью специализированных информационных систем.
2 марта 2022 года Правительство России утвердило Положение о государственной информационной системе «Платформа «Центр хранения электронных документов» 2. Оператором платформы «ЦХЭД» является Минцифры России, заказчиком – Федеральное архивное агентство, разработкой и развитием платформы «ЦХЭД» занимается ФГАУ НИИ «Восход».
Платформа «ЦХЭД» создается для комплектования, учета, хранения и использования архивных электронных документов, обеспечит их сохранность, целостность и пригодность для использования на протяжении всего срока хранения с сохранением юридической значимости. Документы, направляемые на хранение, будут иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. В опытной эксплуатации приняли участие 20 федеральных органов исполнительной власти.
Источникам комплектования представляется возможность организовать хранение с использованием собственного архивного модуля или, при его отсутствии, в облачном хранилище, откуда потом электронные документы будут переданы в ЦХЭД.
ГИС «Платформа “ЦХЭД”» будет подключена к системе межведомственного электронного документооборота. Благодаря этому ведомства смогут направлять электронные архивные документы в Государственный архив Российской Федерации на хранение, а также получать подтверждение о размещении документов в нем.
Функциональные требования к информационным системам в части передачи в государственный архив содержатся в приказе Федерального архивного агентства от 15.06.2020 № 69: «1.5. СХЭД в архиве государственного органа должна обеспечивать прием электронных архивных документов, переданных из СЭД, их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению или передачи на постоянное хранение в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган».
Вопрос в тему
Можно ли приказы по основной деятельности переводить в электронный вид и где это прописано? Как представить приказ в электронном виде по запросу?
Приказы по основной деятельности можно переводить в электронный вид. Хранение архивных электронных документов организаций – источников комплектования государственного архива будет обеспечиваться платформой «ЦХЭД». До того, как ведомства наладят электронное взаимодействие с государственным архивом, архивные электронные документы могут накапливаться в ведомственных архивах.
Четкий перечень документов, которые можно переводить в электронный вид, не сформулирован. Решение принимает организация самостоятельно на основе готовности обеспечить сохранность электронных документов.
Нормативной поддержкой выступает Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который приравнивает усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) к собственноручной.
Долговременная сохранность электронного документа – это период времени, в течение которого он поддерживается в качестве доступного и аутентичного свидетельства (доказательства). При решении задачи долговременной сохранности электронного документа необходимо обеспечить воспроизводимость, полноту и неизменность – защиту от несанкционированных изменений.
Приказ по основной деятельности можно издавать в электронном (цифровом) виде при наличии внедренной системы хранения электронных документов (СХЭД).
Приказ по основной деятельности имеет постоянный срок хранения, при его создании должны быть соблюдены следующие условия:
- подписание при помощи УКЭП,
- архивный формат долговременного хранения (версии PDF/A),
- упаковка в транспортный контейнер.
Представлять электронный документ можно в электронном виде или в виде бумажной копии с электронного подлинника.
Копию может заверить организация – владелец документа либо нотариус. На оформление копий есть установленные...
