Top.Mail.Ru

Работа с электронными документами в вопросах и ответах

Государственный архив Российской Федерации принимает электронные документы долговременного хранения? Можно ли приказы по основной деятельности и протокол о назначении генерального директора переводить в электронный вид? Как потом представлять эти документы по запросу? Какие документы по охране труда можно перевести в электронный вид? В каком формате должны оформляться электронные подлинники актов по форме КС-2? Можно ли включать в СЭД документы ДСП? Как вскоре изменится регулирование этого вопроса? Может ли организация сама выдавать работникам усиленные электронные подписи?
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Принимает ли Государственный архив Российской Федерации электронные документы долговременного хранения?

В настоящее время прием электронных документов Государственным архивом Российской Федерации еще не начался. Однако создавать документы долговременного хранения в электронном виде можно, если внедрена система хранения электронных документов. Позже эти документы можно будет передать на государственное хранение.

Впервые условия хранения электронных документов были определены еще в 2015 году приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Приказ обеспечил прием на хранение электронных документов на оптических дисках CD-R, DVD-R.

В СЭД федеральных органов исполнительной власти 1 уже накоплен значительный объем электронных архивных документов. Объем информации, задокументированной в электронной форме в процессе деятельности ФОИВ, по данным Росархива, ежегодно возрастает в несколько раз.

Следующий шаг в хранении электронных архивных документов – это хранение с помощью специализированных информационных систем.

2 марта 2022 года Правительство России утвердило Положение о государственной информационной системе «Платформа «Центр хранения электронных документов» 2. Оператором платформы «ЦХЭД» является Минцифры России, заказчиком – Федеральное архивное агентство, разработкой и развитием платформы «ЦХЭД» занимается ФГАУ НИИ «Восход».

Связанный материал
Бесплатные государственные ИТ-решения для электронного документооборота и архива
№ 06 / 2022

См. статью «Бесплатные государственные ИТ-решения для электронного документооборота и архива» в № 6’ 2022

Связанный материал
Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД
№ 12 / 2020

См. статью «Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД» в № 12’ 2020

Связанный материал
Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта (часть 1)
№ 01 / 2021

См. статью «Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта» в № 1’ 2021

Связанный материал
Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД
№ 01 / 2021

См. статью «Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД» в № 1’ 2021

Платформа «ЦХЭД» создается для комплектования, учета, хранения и использования архивных электронных документов, обеспечит их сохранность, целостность и пригодность для использования на протяжении всего срока хранения с сохранением юридической значимости. Документы, направляемые на хранение, будут иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. В опытной эксплуатации приняли участие 20 федеральных органов исполнительной власти.

Источникам комплектования представляется возможность организовать хранение с использованием собственного архивного модуля или, при его отсутствии, в облачном хранилище, откуда потом электронные документы будут переданы в ЦХЭД.

ГИС «Платформа “ЦХЭД”» будет подключена к системе межведомственного электронного документооборота. Благодаря этому ведомства смогут направлять электронные архивные документы в Государственный архив Российской Федерации на хранение, а также получать подтверждение о размещении документов в нем.

Функциональные требования к информационным системам в части передачи в государственный архив содержатся в приказе Федерального архивного агентства от 15.06.2020 № 69: «1.5. СХЭД в архиве государственного органа должна обеспечивать прием электронных архивных документов, переданных из СЭД, их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению или передачи на постоянное хранение в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган».

Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Можно ли приказы по основной деятельности переводить в электронный вид и где это прописано? Как представить приказ в электронном виде по запросу?

Приказы по основной деятельности можно переводить в электронный вид. Хранение архивных электронных документов организаций – источников комплектования государственного архива будет обеспечиваться платформой «ЦХЭД». До того, как ведомства наладят электронное взаимодействие с государственным архивом, архивные электронные документы могут накапливаться в ведомственных архивах.

Четкий перечень документов, которые можно переводить в электронный вид, не сформулирован. Решение принимает организация самостоятельно на основе готовности обеспечить сохранность электронных документов.

Нормативной поддержкой выступает Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который приравнивает усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) к собственноручной.

Долговременная сохранность электронного документа – это период времени, в течение которого он поддерживается в качестве доступного и аутентичного свидетельства (доказательства). При решении задачи долговременной сохранности электронного документа необходимо обеспечить воспроизводимость, полноту и неизменность – защиту от несанкционированных изменений.

Приказ по основной деятельности можно издавать в электронном (цифровом) виде при наличии внедренной системы хранения электронных документов (СХЭД).

Приказ по основной деятельности имеет постоянный срок хранения, при его создании должны быть соблюдены следующие условия:

  • подписание при помощи УКЭП,
  • архивный формат долговременного хранения (версии PDF/A),
  • упаковка в транспортный контейнер.

Представлять электронный документ можно в электронном виде или в виде бумажной копии с электронного подлинника.

Копию может заверить организация – владелец документа либо нотариус. На оформление копий есть установленные...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как ознакомить работников с документами в бумажном или электронном виде

С какими документами (инструкциями, иными локальными нормативными актами, приказами и др.) следует ознакомить сотрудников под подпись. Кто этим может заниматься. Как регламентировать порядок ознакомления. Как это оформить на бумаге: на самом документе или листе ознакомления с ним; как можно оформить записи в журнале ознакомления со всеми необходимыми документами одного человека при его приеме на работу; как отражать ознакомление в журнале по другой логике – всех сотрудников со всеми необходимыми документами. Как фиксировать факт ознакомления в электронном виде: какие электронные подписи можно использовать; каковы правила для дистанционных работников с 2021 года; каковы правила для всех сотрудников, давших согласие на кадровый электронный документооборот с ними, с ноября 2022 года.

Электронный документооборот в морских и речных пунктах пропуска

Рассказываем о концепции и плане развития электронного документооборота в морских и речных перевозках при прохождении товаров через таможенные пункты пропуска внутри Евразийского экономического союза и на его внешнем контуре. Осязаемым результатом этой деятельности стал «Портал Морской порт»: им пользуются уже 20 тысяч участников, а за 2023 год на нем оформлено более 130 тысяч судовых дел (рост этого показателя составил более 100% за последние 5 лет).

Механизм использования электронной подписи и метки доверенного времени

Все больший объем электронных документов ставит задачу обеспечения их доказательной силы (юридической значимости) на весь период хранения. Сомнения вызывает возможность подтвердить значимость документа при истекшем сроке действия сертификата ключа проверки электронной подписи. Какие есть способы сохранения доказательной силы документа? Как на это влияет срок действия сертификата электронной подписи? Чем отличаются разные виды электронных подписей? Какие способы их создания и механизмы проверки существуют? Обязательно ли включать в состав электронной подписи метку доверенного времени? Как она работает и что меняется с ее применением в процедуре проверки электронной подписи? Что делать, если в момент передачи электронного документа в архив истек срок действия сертификата ключа проверки электронной подписи? Ответим на эти вопросы в статье... Без освоения базовых технических понятий здесь не обойтись :)

Судебная практика: история про увольнение по электронному заявлению в ИС для КЭДО

Переход на электронный кадровый документооборот привел к росту числа трудовых споров, связанных с использованием электронных документов. Судебная практика показывает возможную аргументацию сторон, а главное – что учитывает суд. Одно из таких интересных дел разбираем в статье – увольнение по электронному заявлению, подписанному неквалифицированной электронной подписью в облачной информационной системе. Оно наглядно показывает, что надо учитывать при организации работы с ЭП в системе для электронного кадрового документооборота.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Опыт внедрения организацией сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»

Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Электронные документы в номенклатуре дел

Как отразить в номенклатуре дел электронные оригиналы, копии и проекты документов? Что делать с гибридными делами, в которых есть и бумажные, и электронные документы? Как зафиксировать локализацию документов: в своих и чужих информационных системах, на своем сервере и на компьютерах работников? Сначала рассказываем о правилах, закрепленных в нормативных документах (они достаточно скудны), а потом показываем примеры – как это делается на практике.