Top.Mail.Ru

Бесплатные государственные ИТ-решения для электронного документооборота и архива

Во-первых, рассказываем об облачной СЭД, изначально предназначенной для автоматизации делопроизводства бюджетных организаций, которой теперь совершенно бесплатно могут воспользоваться и другие организации, ведущие регулярную переписку с госорганами (в пилотном режиме к ней подключилось уже 2 338 организаций): что она умеет и как ее можно заполучить. Во-вторых, рассказываем об ИС для электронного архива, которая пока находится в стадии разработки. Минцифре России поручено ввести ее в эксплуатацию до 31.12.2022.

Бесплатная СЭД уже доступна

Государственная информационная система «Типовое облачное решение системы электронного документооборота» (далее – ГИС «ТОР СЭД») была реализована Минцифры России и НИИ «Восход» для автоматизации текущего документооборота в отечественных организациях.

«Федеральные и региональные органы власти уже давно используют системы электронного документооборота. Однако муниципальные учреждения часто не имели возможности внедрить такие системы. Теперь любая бюджетная организация может подключиться к государственной информационной системе “ТОР СЭД“» 1, – отметил директор ФГАУ НИИ «Восход» Максим Рымар. Изначально стояла задача автоматизации документооборота именно в бюджетных организациях, но сейчас «ТОР СЭД» могут бесплатно воспользоваться и другие организации, ведущие регулярную переписку с органами госвласти.

В настоящее время «ТОР СЭД» находится в опытной эксплуатации, и организации подключаются к ней в пилотном режиме, их уже 2 338! В промышленную эксплуатацию она выйдет до конца 2022 г.

15 февраля 2022 года Правительство РФ постановлением № 172 утвердило Положение об этой системе. Для пользователей закреплено безвозмездное использование ГИС «ТОР СЭД» на добровольной основе через сеть Интернет. Авторизованный доступ к ней осуществляется с использованием средств идентификации и аутентификации (в т.ч. благодаря ФГИС «Единая система идентификации и аутентификации...»).

Данная облачная СЭД создана для решения следующих задач (п. 3 Положения):

  • автоматизация функций делопроизводства:
    • прием и первичная обработка входящих документов;
    • предварительное рассмотрение входящих документов;
    • регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
    • рассмотрение документов руководством;
    • доведение документов до исполнителей;
    • подготовка проектов документов;
    • согласование проектов...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Переход на безбумажный документооборот: анализ свежей нормативной базы и технологических решений

Обзор того, как обстоят дела с реформой применения электронных подписей и машиночитаемыми доверенностями, с электронным кадровым документооборотом и долгосрочным хранением (свыше 15 лет) юридически значимых электронных документов. Какие необходимые для этого нормативные документы и ИТ-решения недавно вышли, и чего пока не хватает. Что можно делать уже сейчас.

Опыт ликвидации организации: что делать службе делопроизводства

Описана работа отдела делопроизводства при ликвидации госоргана: взаимодействие с госархивом и правопреемником, какие документы за какие годы кому передавали, как их перед этим обрабатывали. Показали расценки на архивные услуги, образцы некоторых документов (в т.ч. акта приема-передачи дел в госархив и акта приема-передачи электронных носителей правопреемнику).

Реестровая модель предоставления государственных и муниципальных услуг

Записи в госреестрах имеют большую юридическую силу, чем выписки из них, которые выдаются организациям и населению. Что похожего еще вошло в нашу жизнь в рамках цифровизации госуправления и какие удобства это дает. Принципы работы реестровой модели показали на примере сферы лицензирования: порядок действий и срок предоставления лицензии, форма и цена получения выписки.

Современная автоматизация сопровождения совещаний

Показан опыт автоматизации документального сопровождения совещательной деятельности в СЭД и с использованием Календаря Outlook (для подбора приемлемого времени совещания при плотном графике его участников), технического оснащения переговорной. Каждый шаг рассматривается детально – что и как можно автоматизировать (от подбора времени мероприятия, подготовки повестки дня, материалов совещания и протокола до рассылки поручений по итогам совещания исполнителям). В результате удалось сократить среднее затрачиваемое время на сопровождение одного совещания с 270 до 60 мин.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Переход на безбумажный документооборот: анализ свежей нормативной базы и технологических решений

Обзор того, как обстоят дела с реформой применения электронных подписей и машиночитаемыми доверенностями, с электронным кадровым документооборотом и долгосрочным хранением (свыше 15 лет) юридически значимых электронных документов. Какие необходимые для этого нормативные документы и ИТ-решения недавно вышли, и чего пока не хватает. Что можно делать уже сейчас.

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.