Top.Mail.Ru
Как отразить в номенклатуре дел электронные оригиналы, копии и проекты документов? Что делать с гибридными делами, в которых есть и бумажные, и электронные документы? Как зафиксировать локализацию документов: в своих и чужих информационных системах, на своем сервере и на компьютерах работников? Сначала рассказываем о правилах, закрепленных в нормативных документах (они достаточно скудны), а потом показываем примеры – как это делается на практике.

На страницах нашего журнала мы неоднократно касались вопросов учета и систематизации электронных документов, рассматривая разные участки работы. А сейчас решили объединить их в статье, объяснив нормативный базис и саму методологию работы. Главное, что она едина для документов в бумажной и электронной форме – опирается на одни и те же технологии делопроизводства и архивного дела.

Номенклатура дел организации является основным инструментом, который используется для систематизации документального фонда и обеспечения формирования дел, в т.ч. электронных. Электронные документы идентифицируются и учитываются в номенклатуре дел в соответствии с нормативными требованиями, но с учетом накопившегося опыта лучших практик, которые мы рассмотрим на примерах.

Нормативное регулирование и опыт лучших практик

Общие требования к разработке номенклатуры дел и систематизации документов в составе документального фонда организации установлены:

  • действующими в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; п. 4.14–4.18)1 и
  • Методическими рекомендациями по их применению (М., Росархив/ВНИИДАД, 2018; п.1.1.1).

Правила 2015 года предусматривают, что электронные документы должны быть в общем порядке включены в единую сводную (на основании номенклатур дел структурных подразделений) номенклатуру дел организации с необходимыми указаниями об электронной форме их представления.

Методические рекомендации по применению Правил 2015 года уточняют, что электронные документы, сформированные в дела в системе электронного документооборота (а на практике могут формироваться и вне СЭД), включаются в номенклатуру дел на общих основаниях, при этом:

  • в графе «Примечание» номенклатуры дел делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде с указанием информационной системы (базы данных) – места текущего хранения электронных документов;
  • к индексу электронного дела может добавляться литера «Э» (Электронное) или «ЭД» (Электронные документы) (п. 1.1.1.4);
  • а п. 1.1.1.6 содержит рекомендацию составлять отдельную итоговую запись о категориях и количестве заведенных электронных дел, в которой указывается количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) и их объем в Мб.

Обратите внимание, что Росархив и ВНИИДАД в 2021 году подготовили новую редакцию этих архивных Правил (были опубликованы на сайте regulation.gov.ru), в которых по-прежнему в самом общем виде формулируются требования к отражению электронных дел в номенклатуре дел:

Фрагмент документа

Пункт 2.4 проекта Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

Заголовки дел, содержащих электронные документы, а также заголовки дел, содержащих как электронные документы, так и документы на бумажном носителе, включаются в номенклатуру дел на общих основаниях, в графе «Примечания» указываются особенности их формирования и вид носителя информации.

При включении в номенклатуру дел заголовков дел, являющихся базами данных информационных систем, уточняется назначение документированной информации (данных) и наименование базы данных...

составляется итоговая запись номенклатуры дел о количестве заведенных дел постоянного и временного сроков хранения на бумажном носителе и о количестве заведенных электронных дел постоянного и временного сроков хранения.

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; п. 8.5, 8.15–8.18; далее – Примерная инструкция) и Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Рос­архива от 22.05.2019 № 71; п. 3.41, 6.4, 6.14, 6.25–6.27; далее – Правила делопроизводства) подтверждают основные положения Правил 2015 года и несколько конкретизируют их за счет:

  • небольших примеров указания локализации («Электронные документы. СЭД “Канцелярия”, БД “Служебные записки”») и
  • пояснений, что электронные документы формируются в одно электронное дело без разделения на тома, и объем электронного дела исчисляется в Мб.

Правила делопроизводства предусматривают также составление ежегодной итоговой записи к номенклатуре дел о категориях и количестве дел, которая «дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения» (п. 6.22), а не оформляется как самостоятельный документ. Новацией является то, что Правила делопроизводства закрепили статус номенклатуры дел в качестве классификатора СЭД, обеспечивающего размещение документов, их поиск и справочную работу по ним с использованием СЭД (п. 4.10).

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199; далее – Методические рекомендации) кратко повторяют правила формирования электронных документов в дела и их учета в номенклатуре дел без конкретизации и каких-либо примеров (п. 3.8.1, Приложения 15 и 16). Об итоговой записи там сказано, что она «дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения и передается в службу делопроизводства».

В небольших организациях со стабильным составом функций и обеспечивающих их документов действующие правила формирования электронных дел и их оформление в номенклатуре дел вполне могут применяться, причем организации – источники комплектования государственных / муниципальных архивов при участии своих кураторов от архива в основном соблюдают требования нормативных правовых актов и методических документов.

Но в организациях, где действует полнофункциональная СЭД и иные информационные системы, номенклатуры дел структурных подразделений становятся все более «специализированными», отражающими профильные вопросы и участки деятельности. В данной ситуации электронная (цифровая) форма представления документов становится основной, поэтому в крупных организациях разрабатывается такая же сводная, но самостоятельная номенклатура дел электронных документов, которые находятся в применяющихся информационных системах. В этом случае названиями разделов номенклатуры дел могут быть:

  • не только наименования подразделений,
  • но и наименования информационных систем, в которых создаются электронные документы и формируются электронные дела.

В таком же порядке по наименованиям информационных систем могут быть систематизированы научно-технические документы, представляющие собой комплексы электронных и бумажных документов, в самостоятельной номенклатуре дел научно-технической документации (по системам НТД – строительная, технологическая и др. в зависимости от направлений деятельности организации).

Наконец, в крупных коммерческих организациях, которые не являются источниками комплектования и самостоятельно обеспечивают сохранность документального фонда, представляющего ее ценный актив, применяется иное название документа, понятное для руководства, – не номенклатура дел, а перечень документов и дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Для электронных документов и дел в настоящее время рекомендуется разработка такого отдельного перечня информации, документов и дел, существующих в электронном виде (преимущественно по функциям, административным процедурам и бизнес-процессам), который актуализируется по мере цифровой трансформации основных направлений деятельности организации и который практически выполняет функцию номенклатуры электронных дел.

Можно сделать вывод, что в современном управлении документами сложилась явная тенденция разработки специальных номенклатур дел: от отдельных номенклатур для систематизации и учета документов, относящихся к государственной тайне, для конфиденциальных документов и т.п. до перечня электронных документов и дел, создаваемых организацией-автором на информационных порталах и торговых площадках, с указанием сроков их хранения. Службы делопроизводства на практике также раздельно осуществляют подсчет бумажных и электронных дел в итоговой записи к номенклатуре дел и учитывают занимаемый последними объем на серверах организации, в чем заинтересован и ИТ-отдел. Итоговая запись к номенклатуре дел часто может быть получена как отчет из той или иной информационной системы, а составление отдельного акта о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению, который также может быть отчетом из системы, уже прямо закрепляют Методические рекомендации (п. 3.8.4).

Рекомендуем обратить внимание на одну маленькую особенность. Если в сводную номенклатуру дел организации включены электронные документы или если разработана специальная номенклатура/перечень для электронных документов, то в качестве второй подписи на ней (и ежегодно – в итоговой записи к ней) рекомендуется оформить подпись руководителя ИТ-подразделения, осуществляющего поддержку соответствующих информационных систем и обеспечивающего сохранность электронных документов, протоколирование, резервное копирование и работу серверов.

Конкретные рекомендации и примеры

Покажем на примерах, как различные электронные документы стоит отражать в номенклатуре дел, как описывать разные варианты их локализации.

«Гибридные дела»

Правилами делопроизводства введено новшество, предполагающее формирование так называемых «гибридных дел» (п. 6.26), т.е. комплекса документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме. А в Методических рекомендациях кратко в одном из абзацев Приложения 16 зафиксирован алгоритм их формирования:

  • документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело;
  • в дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе;
  • в номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

Представляется, что в вопросе «гибридности дел» проявился недостаток реальной практики и опыта экспертизы. Требование обеспечивать полноту формирования электронного дела можно объяснить стремлением дать возможность для всех сотрудников-исполнителей работать с электронными копиями поступивших документов (например, с перепиской), которые вносятся вместе с регистрационными сведениями о них в электронно-регистрационные карточки СЭД (п. 3.29 Правил делопроизводства). Но Правила делопроизводства допускают и, наоборот, распечатку документов, поступивших в электронной форме, что может обеспечить полноту формирования дел в бумажной форме с долговременным сроком хранения.

К тому же практика оформления нескольких томов одного дела с одним и тем же заголовком (заголовок может уточняться), одним и тем же индексом применяется при составлении описей дел, в которых идентификация каждого тома дела осуществляется за счет нумерации дел в валовом порядке, но в номенклатуре дел идентификация осуществляется за счет порядковых индексов дел!

Итак, п. 6.26 Правил делопроизводства предлагает нам нарушить устоявшиеся технологии работы следующим образом:

  • документы на разных носителях собрать в одном деле (с единым заголовком и индексом);
  • в одном деле собирать электронные оригиналы и копии документов (у копий срок хранения короче – до минования надобности, но такое дело придется хранить по сроку, установленному для подлинников этих документов).

Для удобства работы предлагаем реализовать только одно из этих новшеств – документы по одному вопросу, но на разных носителях формировать все-таки в разные дела, пусть и с разной степенью полноты состава документов (сравните Примеры 1 и 2):

  • в одном деле – электронные оригиналы и электронные копии документов, созданных или поступивших в бумажной форме (в конце заголовка этого дела указывается форма представления – «Электронная форма», а не слово «Копии»);
  • в другом – документы, существующие исключительно в бумажной форме.

Пример 1. Оформление «гибридного дела» по действующим Правилам делопроизводства и Методическим рекомендациям с указанием на его электронную форму представления и локализацию (однако индексы все равно не являются идентичными)

Пример 2. Оформление «гибридного дела», каждый том которого идентифицируется как самостоятельный объект по общим правилам индексации дел в номенклатуре дел

Обратите внимание: Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления – это нормативный документ, но он не является документом прямого действия. На его основе каждый госорган и орган местного самоуправления должен разработать свою собственную Инструкцию по делопроизводству с учетом особенностей своей работы и функциональности применяемых информационных систем.

А остальные организации тем более могут четко не следовать неудобному в применении п. 6.26 Правил делопроизводства. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то данный момент стоит обсудить со своим куратором из архива (вариант, показанный в Примере 2, более привычен и скорее всего будет им одобрен).

Когда ваши документы хранятся в чужих информационных системах

Номенклатура дел как многофункциональный документ должна «взять на учет» все электронные документы, которые созданы и будут создаваться организацией-автором в статусе электронных оригиналов, копий и проектов, в т.ч. на государственных информационных ресурсах и внешних электронных торговых площадках, наименования которых фиксируются в номенклатуре дел.

Например, электронные документы по личному составу в рамках перехода на электронный кадровый документооборот могут находиться не только в информационной системе работодателя, но и на государственной платформе «Работа в России». В любом случае такие документы должны быть отражены в номенклатуре дел с указанием их локализации (см. Пример 3).

Организация может быть аккредитована на электронной торговой площадке и заключать на ней в электронной форме значимые (но не все) договоры о закупке товаров и услуг для своих нужд. В номенклатуре дел отдела договорной работы (закупок) необходимо отразить все договоры, контракты, дополнительные соглашения и журналы их регистрации, в т.ч. находящиеся на сторонней торговой площадке (Пример 4).

Пример 3. Электронные документы по личному составу на портале «Работа в России»

Как отобразить нахождение документов в информационной системе вашей организации

Большинство электронных документов организация хранит в своих информационных системах – это СЭД, бухгалтерская программа 1С и многие другие. Местоположение таких документов тоже важно отразить в номенклатуре дел. В этом случае заголовки дел формулируются по общим правилам.

В Примере 5 показан фрагмент номенклатуры дел для ситуации, когда служба делопроизводства работает в основном в СЭД, а кадровая служба в основном использует «1С:». В номенклатурах дел данных подразделений фиксируются подлинники и копии документов, отражающих их деятельность, при этом они могут существовать как в бумажной, так и в электронной формах.

Пример 5. Фрагмент номенклатуры дел с документами в разных информационных системах

Электронные документы на сервере и компьютерах сотрудников вашей организации

Даже в небольших организациях, которые не используют СЭД и другие информационные системы для работы с документами, электронные документы создаются на компьютерах сотрудников и хранятся на их жестких дисках или сервере:

  • если не оригиналы (подписанные электронной подписью),
  • то проекты документов (обычно в Word) и
  • журналы их регистрации (обычно в Excel).

Их местоположение тоже необходимо отразить в номенклатуре дел, например:

  • если проекты писем хранятся в папке на компьютере секретаря, то в номенклатуре дел указывается адрес этой папки (ее наименование будет в конце адреса, см. «1» в Примере 7);
  • иногда требуется указать адрес конкретного файла, например, в случае с файлом журнала регистрации исходящих писем (см. «2» в Примере 7).

В предыдущих Примерах 3, 4 и 5, связанных с информационными системами, мы писали не физический путь до папок, а скорее логический.

Но когда речь идет о локализации папки или файла на компьютере или сервере, в номенклатуре дел фиксируется реальный «компьютерный» путь с правильным указанием всех знаков. Считается, что легче его скопировать, чем набивать на клавиатуре. Для этого войдите в интересующую вас папку в Windows, на любой файл в ней нажмите левой кнопкой «мышки» и в открывшемся меню выберите «Свойства», появится окно, на первой закладке которого будет виден путь до этого файла(«!» в Примере 6), отсюда «адрес/путь» можно скопировать и перенести в номенклатуру дел. Аналогично можно действовать и в других операционных системах. В Примере 6 адрес начинается с диска компьютера.

Пример 6. Адрес папки на компьютере в свойствах файла, который находится в ней

Но если по локальной сети вы зайдете таким же образом в свойства файла на чужом компьютере или на сервере, то в начале пути будет указан этот носитель c двумя слешами, например: «\\Server2\Doc\Reg».

При указании локализации электронного документа может быть использован идентификатор (номер) рабочей станции соответствующего сотрудника. Данные номера рабочих станций (не инвентарные) могут быть собраны в специальном перечне/схеме размещения средств вычислительной техники, который ведется в организации в рамках политики обеспечения информационной безопасности. Тогда локализация на жестком диске конкретного компьютера может быть указана в номенклатуре дел следующим образом: «Рабочая станция 01-22; D:\Doc\Reg» (см. еще «1» и «2» в Примере 7).

Наименования папок могут быть обозначены как латиницей, так и кириллицей, главное в номенклатуре дел – отобразить их реальное наименование. Слеш при этом имеет наклон влево «\», рядом с ним не должно быть пробелов2.

В Примере 7 отображена ситуация, когда секретарь руководителя на своем компьютере осуществляет подготовку проектов приказов (дело 01-10), которые распечатываются и подписываются в бумажной форме (дело 01-09), а регистрируются в электронном журнале (дело 01-11).

Пример 7. Электронные документы хранятся на компьютере одного из работников организации

Номенклатура дел разрабатывается как многофункциональный, организационный, учетный документ и классификатор для СЭД, поэтому в ней должны быть закреплены абсолютно все документы и дела, образующиеся в деятельности организации во всех их статусах (оригинал / копия) и формах представления (бумажная / электронная).

Сноски 2

  1. Далее – Правила 2015 года. Вернуться назад
  2. Прим. ред.: Принято указывать в номенклатуре дел подряд:
    — сначала дело с подлинниками документов,
    — ниже дела с их копиями и проектами
    — и только потом – журнал регистрации оригиналов таких документов.
    Данный порядок соблюден во всех приведенных образцах оформления номенклатуры дел, какие бы документы и где бы ни находились (см. Примеры 3, 4, 5 и 7). Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание! Стартовала скидка
на 1-е полугодие 2023 г.

Успейте воспользоваться!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Опыт внедрения организацией сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»

Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).

Проблемы формирования номенклатуры дел в СЭД: замечания практика

Бумажные технологии делопроизводства не всегда гладко ложатся в прокрустово ложе информационных систем. Многие СЭД содержат в качестве справочника номенклатуру дел, но в ущербном виде. Автор делится своими наблюдениями – где в СЭД обычно допускаются упрощения и как это можно выправить.

Номенклатура дел и СЭД в руках службы делопроизводства

Это теоретическая статья. С точки зрения методологии управления документами и на основе нормативной базы автор рассуждает о роли службы делопроизводства в процессах разработки номенклатуры дел и СЭД ,о взаимных настройках классификаторов, о номенклатуре дел как системном классификаторе.

Одна номенклатура дел для нескольких подразделений

Если в организации есть несколько однотипных подразделений (цехов, магазинов, кафедр и т.п.) с одинаковым составом документов, то можно оптимизировать номенклатуру дел организации – отказаться от дублирования похожих разделов. Мы на наглядных примерах номенклатуры дел и ее главной таблицы показываем технологию формирования индексов дел таких однотипных подразделений. Поводом для написания этой статьи стал вопрос руководителя управления делами крупного вуза.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?