Top.Mail.Ru

Номенклатура дел и СЭД в руках службы делопроизводства

Это теоретическая статья. С точки зрения методологии управления документами и на основе нормативной базы автор рассуждает о роли службы делопроизводства в процессах разработки номенклатуры дел и СЭД ,о взаимных настройках классификаторов, о номенклатуре дел как системном классификаторе.

Ответственность службы делопроизводства

В IV квартале каждого календарного года на страницах нашего журнала публикуются статьи о методике разработки номенклатур дел в разных организациях, о возникающих проблемах и способах их разрешения. Публикуются также мнения руководителей и специалистов служб делопроизводства, чей практический опыт имеет значение для профессионального сообщества в порядке обмена лучшими практиками.

Значение номенклатуры дел как многофункционального документа постепенно признается и руководителями организаций, и начальниками основных подразделений, в т.ч. ИТ-подразделений в связи с применением систем электронного документооборота и цифровизацией документируемых процессов деятельности организации.

Причем некоторые службы делопроизводства, чтобы избежать латинского «привкуса» петровской эпохи в названии данного документа (nomenclature – перечень, роспись имен; nomen – имя, название, наименование), который непонятен современным руководителям, при планировании работы фактическую номенклатуру дел называют перечнем дел / заголовков дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения и разрабатывают ее в соответствии с действующими правилами 1.

На IV квартал службы делопроизводства обычно планируют актуализацию действующей номенклатуры дел, т.е. выявление всех изменений, произошедших с начала года в деятельности организации, в законодательных, нормативных правовых и локальных нормативных актах, возникших новых видов документов и форм отчетности (бумажных или электронных), изменения в организационной структуре и функциях подразделений организации. В результате анализа принимается одно из решений:

  • о разработке и подготовке к утверждению дополнения к действующей номенклатуре дел. Номенклатура, как правило, действует в течение 3–5 лет, если направления деятельности и функции организации, а также состав обеспечивающих их документов и дел остаются относительно стабильными. Дополнение к утвержденной номенклатуре дел введено действующими Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления 2;
  • о подготовке к утверждению номенклатуры дел на очередной календарный год на основе действующей номенклатуры дел на текущий год для закрепления всех изменений в составе документального фонда (такой способ внесения изменений применяется в соответствии с п. 4.11 Правил 2015 года 3, поскольку экспертиза ценности документов должна проводиться ежегодно);
  • о разработке и подготовке к утверждению новой номенклатуры дел, если серьезные организационные и функциональные изменения требуют таких же серьезных изменений в систематизации документального фонда, закрепленной действующей номенклатурой дел (новый документ может быть разработан и вступить в силу также в любой период в течение года, если организация изменяет свою структуру и направления деятельности, а не только с начала календарного года).

Такая интеллектуально-аналитическая работа и трудоемкость разработки и постоянной актуализации номенклатуры дел обусловлены тем, что в процессе ее создания и ведения осуществляется экспертиза ценности документов на первом ее этапе, когда определяются значимость и доказательная сила документов для деятельности организации, а также сроки их хранения.

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

В каком формате хранить файл архивного электронного документа?

В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?

Что рассылать по подразделениям после утверждения номенклатуры дел?

После утверждения номенклатуры дел что, когда и как рассылается по подразделениям? Может ли номенклатура структурного подразделения, которую оно подавало в службу ДОУ своей организации, отличаться от соответствующего раздела утвержденной сводной номенклатуры дел? А если не отличается, то зачем после утверждения сводной номенклатуры делать такую рассылку по подразделениям (у них ведь и так все уже есть)?

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Обязательно ли составлять номенклатуры дел структурных подразделений?

Обязательно ли составлять номенклатуры дел структурных подразделений (СП) и объединять их в сводную номенклатуру по организации? Можно ли отправить в СП акционерного общества произвольные опросные формы, а по сведениям из них составить номенклатуру дел, которая согласовывается руководителями СП и утверждается руководителем организации?

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».