Top.Mail.Ru

Номенклатура дел и СЭД в руках службы делопроизводства

Это теоретическая статья. С точки зрения методологии управления документами и на основе нормативной базы автор рассуждает о роли службы делопроизводства в процессах разработки номенклатуры дел и СЭД ,о взаимных настройках классификаторов, о номенклатуре дел как системном классификаторе.

Ответственность службы делопроизводства

В IV квартале каждого календарного года на страницах нашего журнала публикуются статьи о методике разработки номенклатур дел в разных организациях, о возникающих проблемах и способах их разрешения. Публикуются также мнения руководителей и специалистов служб делопроизводства, чей практический опыт имеет значение для профессионального сообщества в порядке обмена лучшими практиками.

Значение номенклатуры дел как многофункционального документа постепенно признается и руководителями организаций, и начальниками основных подразделений, в т.ч. ИТ-подразделений в связи с применением систем электронного документооборота и цифровизацией документируемых процессов деятельности организации.

Причем некоторые службы делопроизводства, чтобы избежать латинского «привкуса» петровской эпохи в названии данного документа (nomenclature – перечень, роспись имен; nomen – имя, название, наименование), который непонятен современным руководителям, при планировании работы фактическую номенклатуру дел называют перечнем дел / заголовков дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения и разрабатывают ее в соответствии с действующими правилами 1.

На IV квартал службы делопроизводства обычно планируют актуализацию действующей номенклатуры дел, т.е. выявление всех изменений, произошедших с начала года в деятельности организации, в законодательных, нормативных правовых и локальных нормативных актах, возникших новых видов документов и форм отчетности (бумажных или электронных), изменения в организационной структуре и функциях подразделений организации. В результате анализа принимается одно из решений:

  • о разработке и подготовке к утверждению дополнения к действующей номенклатуре дел. Номенклатура, как правило, действует в течение 3–5 лет, если направления деятельности и функции организации, а также состав обеспечивающих их документов и дел остаются относительно стабильными. Дополнение к утвержденной номенклатуре дел введено действующими Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления 2;
  • о подготовке к утверждению номенклатуры дел на очередной календарный год на основе действующей номенклатуры дел на текущий год для закрепления всех изменений в составе документального фонда (такой способ внесения изменений применяется в соответствии с п. 4.11 Правил 2015 года 3, поскольку экспертиза ценности документов должна проводиться ежегодно);
  • о разработке и подготовке к утверждению новой номенклатуры дел, если серьезные организационные и функциональные изменения требуют таких же серьезных изменений в систематизации документального фонда, закрепленной действующей номенклатурой дел (новый документ может быть разработан и вступить в силу также в любой период в течение года, если организация изменяет свою структуру и направления деятельности, а не только с начала календарного года).

Такая интеллектуально-аналитическая работа и трудоемкость разработки и постоянной актуализации номенклатуры дел обусловлены тем, что в процессе ее создания и ведения осуществляется экспертиза ценности документов на первом ее этапе, когда определяются значимость и доказательная сила документов для деятельности организации, а также сроки их хранения.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Если пропали дела / тома, указанные в номенклатуре дел

Что делать, когда в номенклатуре дела / тома значатся, а при фактической попытке их передачи в архив обнаружено было не все? Ситуация еще усугубляется тем, что в организации обязанность по составлению описей дел лежит на сотрудниках архива, а не структурного подразделения, передающего свои дела. Благодаря вопросу нашего подписчика, разберем эту достаточно типичную «задачку» на живом примере: в каком порядке действовать, как документировать.

Как автоматизировать командировки, чтобы максимально отказаться от бумаги

Показан алгоритм работы при оформлении командировки: от заявки на командировку и ее обеспечение, приказа, до отчета о командировке и авансового отчета. Порядок работы объясняется в деталях (для наглядности с таблицей и схемами). Показано, что можно перевести в электронный вид (часть процесса идет в «1С:», другая – в СЭД), какую оптимизацию это дает. Приводим примеры оформления документов.

Проблемы формирования номенклатуры дел в СЭД: замечания практика

Бумажные технологии делопроизводства не всегда гладко ложатся в прокрустово ложе информационных систем. Многие СЭД содержат в качестве справочника номенклатуру дел, но в ущербном виде. Автор делится своими наблюдениями – где в СЭД обычно допускаются упрощения и как это можно выправить.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.