Это теоретическая статья. С точки зрения методологии управления документами и на основе нормативной базы автор рассуждает о роли службы делопроизводства в процессах разработки номенклатуры дел и СЭД ,о взаимных настройках классификаторов, о номенклатуре дел как системном классификаторе.
Ответственность службы делопроизводства
В IV квартале каждого календарного года на страницах нашего журнала публикуются статьи о методике разработки номенклатур дел в разных организациях, о возникающих проблемах и способах их разрешения. Публикуются также мнения руководителей и специалистов служб делопроизводства, чей практический опыт имеет значение для профессионального сообщества в порядке обмена лучшими практиками.
Значение номенклатуры дел как многофункционального документа постепенно признается и руководителями организаций, и начальниками основных подразделений, в т.ч. ИТ-подразделений в связи с применением систем электронного документооборота и цифровизацией документируемых процессов деятельности организации.
Причем некоторые службы делопроизводства, чтобы избежать латинского «привкуса» петровской эпохи в названии данного документа (nomenclature – перечень, роспись имен; nomen – имя, название, наименование), который непонятен современным руководителям, при планировании работы фактическую номенклатуру дел называют перечнем дел / заголовков дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения и разрабатывают ее в соответствии с действующими правилами 1.
На IV квартал службы делопроизводства обычно планируют актуализацию действующей номенклатуры дел, т.е. выявление всех изменений, произошедших с начала года в деятельности организации, в законодательных, нормативных правовых и локальных нормативных актах, возникших новых видов документов и форм отчетности (бумажных или электронных), изменения в организационной структуре и функциях подразделений организации. В результате анализа принимается одно из решений:
- о разработке и подготовке к утверждению дополнения к действующей номенклатуре дел. Номенклатура, как правило, действует в течение 3–5 лет, если направления деятельности и функции организации, а также состав обеспечивающих их документов и дел остаются относительно стабильными. Дополнение к утвержденной номенклатуре дел введено действующими Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления 2;
- о подготовке к утверждению номенклатуры дел на очередной календарный год на основе действующей номенклатуры дел на текущий год для закрепления всех изменений в составе документального фонда (такой способ внесения изменений применяется в соответствии с п. 4.11 Правил 2015 года 3, поскольку экспертиза ценности документов должна проводиться ежегодно);
- о разработке и подготовке к утверждению новой номенклатуры дел, если серьезные организационные и функциональные изменения требуют таких же серьезных изменений в систематизации документального фонда, закрепленной действующей номенклатурой дел (новый документ может быть разработан и вступить в силу также в любой период в течение года, если организация изменяет свою структуру и направления деятельности, а не только с начала календарного года).
Такая интеллектуально-аналитическая работа и трудоемкость разработки и постоянной актуализации номенклатуры дел обусловлены тем, что в процессе ее создания и ведения осуществляется экспертиза ценности документов на первом ее этапе, когда определяются значимость и доказательная сила документов для деятельности организации, а также сроки их хранения.
