Проблемы формирования номенклатуры дел в СЭД: замечания практика

Одной из основных задач службы документационного обеспечения управления организации является построение эффективной справочно-информационной системы, обеспечивающей максимально быстрый поиск информации с максимально полными результатами. Достижению этой цели как раз и служит номенклатура дел ¹, которую рекомендовано ежегодно составлять в каждой организации.

Номенклатура дел разрабатывается на основе анализа состава документации и информации, циркулирующей в организации, и ее систематизации. Номенклатура дел задает основные параметры справочно-информационной системы организации. Основной единицей данной системы являются дела ², в т.ч. электронные ³, в которые объединяются документы и информация, создаваемые и получаемые организацией.

Ни в одном нормативном документе при этом не установлены строгие правила формирования документов в дела, многое оставлено на усмотрение организации. Залог успеха в создании эффективной справочно-поисковой системы – осмысленный подход к формированию номенклатуры дел организации. Важно установить максимально логичную и прозрачную систему группировки документационного материала в дела. Формальный, поверхностный подход может сослужить плохую службу.

Классификация документов в дела может осуществляться по следующим признакам:

• по виду документа – когда в дело включаются документы одного вида (например, приказы, доверенности, распоряжения и пр.);
• по функционалу – когда в дело включаются документы разного вида, относящиеся к конкретному функционалу (например, закупка, производство, сбыт и пр.);
• по исполнителю – когда в дело включаются документы разного вида, исполненные одним сотрудником или в одном подразделении;
• по адресату – когда в деле объединяются документы разного вида, направленные одному получателю (должностному лицу, подразделению или организации);
• по территориальному признаку – когда в деле объединяются документы разного вида, связанные с осуществлением деятельности в определенных регионах (например, поставки в определенный регион, переписка с организациями региона и пр);
• по содержанию – когда в деле объединяются документы разного вида, объединенные единым смысловым содержанием, рассматриваемым вопросом (например, переписка по вопросам поставки, материалы по подготовке мероприятия и пр.);
• по сроку хранения;
• оригиналы или копии.

Систематизацию документационного материала можно производить, используя один из вышеперечисленных признаков или их сочетание, главное, чтобы принятый порядок был логичен и, следовательно, понятен всем работникам организации.