Бумажные технологии делопроизводства не всегда гладко ложатся в прокрустово ложе информационных систем. Многие СЭД содержат в качестве справочника номенклатуру дел, но в ущербном виде. Автор делится своими наблюдениями – где в СЭД обычно допускаются упрощения и как это можно выправить.
Одной из основных задач службы документационного обеспечения управления организации является построение эффективной справочно-информационной системы, обеспечивающей максимально быстрый поиск информации с максимально полными результатами. Достижению этой цели как раз и служит номенклатура дел 1, которую рекомендовано ежегодно составлять в каждой организации.
Номенклатура дел разрабатывается на основе анализа состава документации и информации, циркулирующей в организации, и ее систематизации. Номенклатура дел задает основные параметры справочно-информационной системы организации. Основной единицей данной системы являются дела 2, в т.ч. электронные 3, в которые объединяются документы и информация, создаваемые и получаемые организацией.
Ни в одном нормативном документе при этом не установлены строгие правила формирования документов в дела, многое оставлено на усмотрение организации. Залог успеха в создании эффективной справочно-поисковой системы – осмысленный подход к формированию номенклатуры дел организации. Важно установить максимально логичную и прозрачную систему группировки документационного материала в дела. Формальный, поверхностный подход может сослужить плохую службу.
Классификация документов в дела может осуществляться по следующим признакам:
-
по виду документа – когда в дело включаются документы одного вида (например, приказы, доверенности, распоряжения и пр.);
-
по функционалу – когда в дело включаются документы разного вида, относящиеся к конкретному функционалу (например, закупка, производство, сбыт и пр.);
-
по исполнителю – когда в дело включаются документы разного вида, исполненные одним сотрудником или в одном подразделении;
-
по адресату – когда в деле объединяются документы разного вида, направленные одному получателю (должностному лицу, подразделению или организации);
-
по территориальному признаку – когда в деле объединяются документы разного вида, связанные с осуществлением деятельности в определенных регионах (например, поставки в определенный регион, переписка с организациями региона и пр);
-
по содержанию – когда в деле объединяются документы разного вида, объединенные единым смысловым содержанием, рассматриваемым вопросом (например, переписка по вопросам поставки, материалы по подготовке мероприятия и пр.);
- по сроку хранения;
- оригиналы или копии.
Систематизацию документационного материала можно производить, используя один из вышеперечисленных признаков или их сочетание, главное, чтобы принятый порядок был логичен и, следовательно, понятен всем работникам организации.
