Разработка номенклатуры дел: трудные и особенные случаи

В практике разработки номенклатуры дел встречаются интересные ситуации, которые требуют анализа и обобщения с целью закрепления опыта «лучших практик» и выявления «пробелов» в требованиях нормативных и методических ­документов. Рассмотрим два из них: 1. Какие документы включать в номенклатуру дел ИТ-подразделения? 2. Как можно в холдинге / корпорации, куда входят самостоятельные юридические лица, или на крупном предприятии, подразделения которого не являются юридическими лицами, ограничиться составлением номенклатур этих ­подразделений без их слияния в сводную номенклатуру дел?

Номенклатура дел в холдинге и на крупном предприятии

С точки зрения процедуры составления, номенклатура дел организации должна разрабатываться на основе номенклатур дел ее структурных подразделений. Но в крупных корпорациях, в холдингах, на промышленных предприятиях подразделения иногда по объему и значимости деятельности и документов могут представлять собой самостоятельные и большие территориально обособленные структуры. Составление «сводной» номенклатуры дел в этих условиях становится чрезвычайно трудоемким процессом, а сам документ может достигать объема в 500 ­листов и более. Часто задают вопросы:

  • можно ли не составлять номенклатуру дел всей организации?
  • возможно ли управлять документами документального фонда только за счет правильной разработки конкретных номенклатур дел структурных подразделений?

В последнем вопросе содержится и ключевое слово ответа. При правильной разработке номенклатур дел структурных подразделений, действительно, возможно обойтись без составления и оформления сводной номенклатуры. Но служба делопроизводства и архив организации должны методически обеспечить эту «правильность» и качество номенклатур дел подразделений. Обратим внимание на опыт крупных промышленных предприятий и холдингов / корпораций:

  • на предприятиях служба делопроизводства и архив, как правило, централизованно организуют процедуру ежегодного утверждения номенклатур дел на производствах, в цехах, отделах и других ­подразделениях, которые не являются самостоятельными юридическими лицами;
  • А в корпорациях / холдингах, в которые входят юридические лица, управляющая компания оказывает услуги по систематизации и формированию документальных и архивных фондов, действуя на ­основании соответствующих договоров.

Но алгоритм управления процессом разработки номенклатур дел остается в описанных случаях универсальным. Служба делопроизводства и архив крупного предприятия и такие же службы в управляющей компании выполняют фактически одинаковые функции. Если будут качественно составлены индивидуальные / конкретные номенклатуры дел подразделений предприятия (и компаний – юридических лиц, входящих в холдинг), то на их основе при необходимости всегда можно будет «собрать» сводную номенклатуру дел крупного предприятия (или корпорации).

На уровне руководства корпорации / холдинга / предприятия необходимо принять соответствующее решение, закрепив его как принцип в инструкции по делопроизводству, соответствующих правилах или стандартах (СТП), ­касающихся разработки номенклатур дел и иных классификаторов.

Необходимо также обеспечить образование экспертных комиссий:

  • в каждом структурном подразделении:
    • экспертной комиссии подразделения (ЭК),
    • возможно и специальной экспертной комиссии для научно-технических и производственных документов,
  • а также центральной экспертной комиссии (ЦЭК) в статусе совещательного органа при руководителе (единоличном исполнительном органе, отвечающем за документальный фонд предприятия, или в ­управляющей компании корпорации / холдинга).

Конечно же, необходимо разработать положение о ЦЭК и типовое положение об ЭК (обязательного характера), на основании которого распоряжениями или приказами руководителей структурных подразделений могут быть образованы соответствующие комиссии.

Далее, служба делопроизводства с целью закрепления принципов систематизации документов должна разработать и ежегодно актуализировать классификатор, который может стать главной...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Как отразить в номенклатуре дело с электронными трудовыми книжками?

Как правильно в номенклатуре дел организации отразить дело с электронными трудовыми книжками? Понятие электронная трудовая книжка существует, но по факту такого документа нет.

Из-за появления в номенклатуре дел электронных документов ее надо перерабатывать? А из-за нового Перечня 2019 г.?

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел филиала на 2021 год с ЭПК головной организации в связи с изменением сроков хранения документов по Перечню 2019 г. и появлением в номенклатуре дел электронных документов на основании приказов головной организации и филиала «Об организации опытной эксплуатации использования электронной подписи в электронных документах»? Последней согласованной с ЭПК головной организации была номенклатура дел на 2019 год.

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел?

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел о заведенных за прошедший год делах? Какие-то подразделения смогут предоставить в службу делопроизводства эти сведения в начале следующего 2021 года. Но из-за пандемии многих перевели на дистанционную работу, поэтому какие-то подразделения смогут все посчитать гораздо позже (даже не знаю когда, может в марте или апреле… или к лету). Тогда в итоговой записи ставить реальную дату ее заполнения (даже летнюю) или все-таки лучше ее оформить задним числом?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы