Разработка номенклатуры дел: трудные и особенные случаи

В практике разработки номенклатуры дел встречаются интересные ситуации, которые требуют анализа и обобщения с целью закрепления опыта «лучших практик» и выявления «пробелов» в требованиях нормативных и методических ­документов. Рассмотрим два из них: 1. Какие документы включать в номенклатуру дел ИТ-подразделения? 2. Как можно в холдинге / корпорации, куда входят самостоятельные юридические лица, или на крупном предприятии, подразделения которого не являются юридическими лицами, ограничиться составлением номенклатур этих ­подразделений без их слияния в сводную номенклатуру дел?

Номенклатура дел в холдинге и на крупном предприятии

С точки зрения процедуры составления, номенклатура дел организации должна разрабатываться на основе номенклатур дел ее структурных подразделений. Но в крупных корпорациях, в холдингах, на промышленных предприятиях подразделения иногда по объему и значимости деятельности и документов могут представлять собой самостоятельные и большие территориально обособленные структуры. Составление «сводной» номенклатуры дел в этих условиях становится чрезвычайно трудоемким процессом, а сам документ может достигать объема в 500 ­листов и более. Часто задают вопросы:

  • можно ли не составлять номенклатуру дел всей организации?
  • возможно ли управлять документами документального фонда только за счет правильной разработки конкретных номенклатур дел структурных подразделений?

В последнем вопросе содержится и ключевое слово ответа. При правильной разработке номенклатур дел структурных подразделений, действительно, возможно обойтись без составления и оформления сводной номенклатуры. Но служба делопроизводства и архив организации должны методически обеспечить эту «правильность» и качество номенклатур дел подразделений. Обратим внимание на опыт крупных промышленных предприятий и холдингов / корпораций:

  • на предприятиях служба делопроизводства и архив, как правило, централизованно организуют процедуру ежегодного утверждения номенклатур дел на производствах, в цехах, отделах и других ­подразделениях, которые не являются самостоятельными юридическими лицами;
  • А в корпорациях / холдингах, в которые входят юридические лица, управляющая компания оказывает услуги по систематизации и формированию документальных и архивных фондов, действуя на ­основании соответствующих договоров.

Но алгоритм управления процессом разработки номенклатур дел остается в описанных случаях универсальным. Служба делопроизводства и архив крупного предприятия и такие же службы в управляющей компании выполняют фактически одинаковые функции. Если будут качественно составлены индивидуальные / конкретные номенклатуры дел подразделений предприятия (и компаний – юридических лиц, входящих в холдинг), то на их основе при необходимости всегда можно будет «собрать» сводную номенклатуру дел крупного предприятия (или корпорации).

На уровне руководства корпорации / холдинга / предприятия необходимо принять соответствующее решение, закрепив его как принцип в инструкции по делопроизводству, соответствующих правилах или стандартах (СТП), ­касающихся разработки номенклатур дел и иных классификаторов.

Необходимо также обеспечить образование экспертных комиссий:

  • в каждом структурном подразделении:
    • экспертной комиссии подразделения (ЭК),
    • возможно и специальной экспертной комиссии для научно-технических и производственных документов,
  • а также центральной экспертной комиссии (ЦЭК) в статусе совещательного органа при руководителе (единоличном исполнительном органе, отвечающем за документальный фонд предприятия, или в ­управляющей компании корпорации / холдинга).

Конечно же, необходимо разработать положение о ЦЭК и типовое положение об ЭК (обязательного характера), на основании которого распоряжениями или приказами руководителей структурных подразделений могут быть образованы соответствующие комиссии.

Далее, служба делопроизводства с целью закрепления принципов систематизации документов должна разработать и ежегодно актуализировать классификатор, который может стать главной...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Гибридные дела у госорганов

В новых Правилах делопроизводства для госорганов говорится о формировании гибридных дел, когда создаются и бумажные, и электронные документы. В номенклатуру дел должны включаться соответствующих 2 тома, но заголовок у них должен быть один, и индекс тоже один. Но раньше в номенклатуре дел на грядущий год указывались только дела (без разбивки на тома). Тома одного дела появлялись уже в описях дел по итогам года, ведь в них дела/тома учитываются по порядковым номерам, поэтому один и тот же индекс никого не вводит в заблуждение. Как теперь правильно делать?

Электронный кадровый документооборот: как отразить в номенклатуре дел

Теперь любая организация может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) со всеми своими работниками. В связи с этим изменится часть документов по личному составу в документальном фонде. Показываем, как в номенклатуре дел теперь стоит отражать: трудовые договоры, приказы и документы к ним, уведомления работодателя о переходе на КЭДО и согласия работников, документы о технологии работы в КЭДО.

Структура индексов дел в номенклатуре

Наша организация – АО, мы всегда для разработки номенклатуры дел используем штатное расписание, которое после акционирования почти не менялось. Но в 2021 году в штатное расписание внесли уточнения, и теперь к номеру подразделения добавляется через косую черту номер «подподразделения», которое подчиняется «вышестоящему» подразделению. Например, Генеральный директор – 01, корпоративный секретарь – 01/01, протокольный отдел – 01/02, секретариат – 01/03. Можно ли в номенклатуре дел индекс дела оформлять с дополнительными знаками (косая черта) и номерами? Индексы будут неравнозначными.

Как описать документы в номенклатуре дел

Подробно разобрали правила заполнения каждой графы основной таблицы номенклатуры дел, в которой описываются дела организации. Особое внимание уделили правилам систематизации документов и формулированию заголовков дел (со ссылкой на свежий методический документ Росархива), привели множество примеров. Распутали путаницу с указанием количества заведенных за год дел / томов. Объяснили, как применять такие сроки хранения Перечня, как «постоянно» (для не источников комплектования он существенно сокращается), «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации организации», «50 / 75 лет». Показали, как отражать в номенклатуре дел электронные оригиналы документов, электронные копии подписанных бумажных оригиналов, электронные проекты документов – ведь их становится все больше! Завершили статью примером оформления номенклатуры дел организации.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы