Как отразить электронные документы в номенклатуре дел

Показываем примеры описания в номенклатуре дел электронных оригиналов, электронных копий, скан-образов, а также электронных проектов документов (распечатки которых потом становятся бумажными оригиналами). Объясняем, что считать электронным делом, как отразить в номенклатуре его размещение в базе данных информационной системы (ИС) и в папке на сервере вне ИС. Даем примеры двух типов номенклатур дел: общей для бумажных и электронных документов, а также более современной отдельной для электронных документов (поясняем, когда лучше использовать второй тип номенклатуры).

Поводом для написания этой статьи стал вопрос подписчика:

Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Как в номенклатуре дел отразить следующие электронные документы:

1) ЭД, которые накапливаются в папке на сервере;

2) ЭД, которые создаются в системе 1С;

3) базы данных;

4) папки со скан-образами документов.

Надо ли отражать в номенклатуре дел папку с вордовскими файлами приказов (или иных документов), которые потом распечатываются?

Вспомните, что в номенклатуре дел мы должны закрепить и систематизировать документы, сформированные в первичные комплексы (дела) по признакам наименования видов и разновидностей, автора, корреспондента, содержания и хронологии (дат) документов с учетом срока их хранения. В номенклатуре необходимо отразить не только форму представления (бумажная-электронная), а прежде всего видовой состав документов, входящих в документальный фонд организации, их содержание, соответствие направлениям деятельности, подлинность или копийность, количество (единица измерения – дело или объем в Мб), а также систематизацию и классификацию в составе документального фонда. Цель разработки номенклатуры дел – экспертиза ценности документального фонда на первом ее этапе, когда формирование дел планируется, а сроки хранения документов только намечаются.

Чем регламентируется

С бумажными и электронными документами и делами работают по принципу методического единства, который закреплен в настоящее время:

  • Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; раздел 6 «Особенности работы с электронными документами») и
  • Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

Эти нормативные правовые акты обязательны для госструктур, остальные организации могут на них опереться как на лучшую практику. Однако и здесь вопросы включения электронных документов в номенклатуру дел, к сожалению, регулируются весьма скудно:

Фрагмент документа
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)

47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание».

Фрагмент документа
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

8.5. …Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе…

8.15. Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года… Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело…

8.17. …Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе «Примечание» отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы:

«Электронные документы. СЭД “Канцелярия”, БД “Служебные записки”».

8.18. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись… Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений организации…

Как делать на практике

Документы, созданные в электронной форме в статусе оригинала или заверенной копии, включаются в номенклатуру дел на общих основаниях как документы в составе дел (электронных «папок»), а не как отдельные информационные объекты. Дела-папки и дела-файлы, а также представления в структурированных базах данных информационных систем содержат документы, объединенные в комплексы (дела), если не по всем признакам заведения дел, то по вопросу или направлению деятельности обязательно. Поэтому они должны иметь такие наименования, которые по сути представляли бы собой заголовки электронных дел. Они вписываются в основную графу номенклатуры дел «Заголовок дела».

А названия информационных систем, директорий и представлений баз данных, имена папок и файлов фиксируются в графе «Примечание». В этой же графе при необходимости указывают и локализацию электронных комплексов документов на серверах, особенно когда они не структурированы, не идентифицированы (не описаны) и хранятся просто как массив скан-копий и «вордовских» файлов вне какой-либо информационной системы (см. Пример 2).

В связи с этим обратите внимание на п. 1.1.1.4 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (опубликованных Росархивом на своем сайте 18.07.2018), из кратких формулировок которого следует:

  • электронные дела должны формироваться в информационной системе (конечно же, не только в системе электронного документооборота, но вообще в информационных системах, обеспечивающих создание электронных документов или электронных копий документов);
  • в номенклатуру дел электронные дела должны включаться на общих основаниях, но при обязательном указании, что дело формируется как электронное (в электронной форме) с указанием информационной системы, базы данных, директории и представления, которые являются местами текущего хранения электронных документов;
  • к индексу электронного дела в номенклатуре дел может добавляться литера «Э» (электронное) или «ЭД» (электронные документы), что возможно, но на практике редко применяется.

Номенклатуру дел на следующий 2020 год можно разрабатывать с учетом этих правил при относительно небольшом объеме документооборота электронных оригиналов и копий. Например, можно отражать в привычных нам разделах номенклатуры дел следующее1:

Пример 1. Отражение электронных документов в привычной номенклатуре дел

Обратите внимание в Примере 1 на следующее:

  • в номенклатуре дел мы не употребляем термин «скан-копии», его лучше заменять на «электронные копии»;
  • здесь приводятся как дела с бумажными оригиналами документов (идут под индексами 01-06 и 03-05), так и с электронными:
    • оригиналами (см. дело 01-08 с фразой «электронная форма» в заголовке) и
    • копиями (дело 01-07 и др., у которых в заголовке фигурируют «электронные копии»);
  • показанное «электронное добро» хранится в двух информационных системах: СЭД «Альфа» и «1С: Зарплата и кадры».

Папку с «вордовскими» электронными проектами документов стоит включить в номенклатуру дел следом за делом с аналогичными бумажными оригиналами. Как можно было бы описать в номенклатуре «папки с вордовскими файлами» на сервере, о которых шла речь в вопросе подписчика, показано в Примере 2.

Пример 2. Отражение в привычной номенклатуре дел электронных проектов документов, размещенных в папке на сервере

При включении в номенклатуру дел электронных документов, места оперативного хранения которых еще надо определить, необходимо советоваться с ИТ-отделом. В его деятельности одной из основных функций является разработка и поддержание в рабочем состоянии всей информационной инфраструктуры организации, ведение реестра применяемых информационных систем и поддержка подсистем, баз данных и представлений с учетом их объемов и критериев использования необходимого серверного или облачного пространства. С этих позиций ИТ-отдел заинтересован в соблюдении сроков хранения и своевременном регламентированном уничтожении электронных документов (дел) и, как показывает практика, позитивно относится к номенклатуре дел как к плановому, организационному и учетному документу (хотя наименование «номенклатура дел» очень многим не нравится).

Кроме того, если электронные документы (дела) находятся на текущем оперативном хранении, что закрепляет номенклатура дел, то за их сохранность и резервирование отвечает ИТ-подразделение. А если архив не имеет собственных закрепленных за ним компьютеров (серверов), то за обеспечение сохранности даже архивных электронных документов (дел) фактическую ответственность будет нести ИТ-подразделение.

Номенклатура дел с электронными документами почти всегда разрабатывается при участии ИТ-подразделений. Если в организации системно спроектирована информационная инфраструктура почти по всем направлениям ее деятельности, и организация переходит на реальный электронный документооборот, то можно разработать отдельную номенклатуру дел электронных документов, которая будет классификатором технологического типа. Названиями разделов в такой номенклатуре будут названия информационных систем и локализаций структуры серверного пространства, применяющихся в организации, в которых создаются электронные документы в статусе оригинала и заверенные электронные копии (см. Пример 3).

Если вы посмотрите на одно и то же дело, отмеченное «!» в двух типах номенклатур, показанных в Примерах 1 и 3, то заметите лишь два отличия в его описании:

  • во-первых:
    • в Примере 1 местоположение в «Примечании» начинается с наименования информационной системы, а
    • в Примере 3 она изъята из графы «Примечание» данного дела, т.к. переместилась в наименование раздела;
  • во-вторых, изменился индекс дела.
Пример 3. Отражение электронных документов в специальной номенклатуре дел

Таковы современные направления развития номенклатур дел как классификационных справочников, необходимых в т.ч. для создания и поддержки электронных документов и дел.

Сноски 1

  1. Сроки хранения указаны по еще действующему Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558). Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Из-за появления в номенклатуре дел электронных документов ее надо перерабатывать? А из-за нового Перечня 2019 г.?

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел филиала на 2021 год с ЭПК головной организации в связи с изменением сроков хранения документов по Перечню 2019 г. и появлением в номенклатуре дел электронных документов на основании приказов головной организации и филиала «Об организации опытной эксплуатации использования электронной подписи в электронных документах»? Последней согласованной с ЭПК головной организации была номенклатура дел на 2019 год.

Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта

Предлагаем вам анализ проблемных положений нового нормативного акта, которые касаются управления документами в СЭД и СХЭД. Здесь есть и отдельные идеи по более оптимальному выполнению установленных требований в отношении: создания электронных оригиналов, включения в систему электронных копий и оригиналов из других систем, работы с номенклатурой дел, метаданными, вывода на печать архивных справок, копий, выписок, и др. рекомендации. Все это пригодится при разработке техзадания для СЭД и СХЭД.

Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД

Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями (КЭП)? Какими нормативными правовыми актами (НПА) руководствоваться при организации хранения таких документов? К сожалению, найденные нами НПА ответа на данный вопрос не дают. Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Пока «спасение утопающих остается делом рук самих утопающих», поэтому мы перечислили подходы к подтверждению верности исторических электронных подписей, встречающиеся в отечественной и мировой практике. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?