Как отразить электронные документы в номенклатуре дел

Поводом для написания этой статьи стал вопрос подписчика:

Вспомните, что в номенклатуре дел мы должны закрепить и систематизировать документы, сформированные в первичные комплексы (дела) по признакам наименования видов и разновидностей, автора, корреспондента, содержания и хронологии (дат) документов с учетом срока их хранения. В номенклатуре необходимо отразить не только форму представления (бумажная-электронная), а прежде всего видовой состав документов, входящих в документальный фонд организации, их содержание, соответствие направлениям деятельности, подлинность или копийность, количество (единица измерения – дело или объем в Мб), а также систематизацию и классификацию в составе документального фонда. Цель разработки номенклатуры дел – экспертиза ценности документального фонда на первом ее этапе, когда формирование дел планируется, а сроки хранения документов только намечаются.

Чем регламентируется

С бумажными и электронными документами и делами работают по принципу методического единства, который закреплен в настоящее время:

• Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; раздел 6 «Особенности работы с электронными документами») и
• Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

Эти нормативные правовые акты обязательны для госструктур, остальные организации могут на них опереться как на лучшую практику. Однако и здесь вопросы включения электронных документов в номенклатуру дел, к сожалению, регулируются весьма скудно:

Как делать на практике

Документы, созданные в электронной форме в статусе оригинала или заверенной копии, включаются в номенклатуру дел на общих основаниях как документы в составе дел (электронных «папок»), а не как отдельные информационные объекты. Дела-папки и дела-файлы, а также представления в структурированных базах данных информационных систем содержат документы, объединенные в комплексы (дела), если не по всем признакам заведения дел, то по вопросу или направлению деятельности обязательно. Поэтому они должны иметь такие наименования, которые по сути представляли бы собой заголовки электронных дел. Они вписываются в основную графу номенклатуры дел «Заголовок дела».

А названия информационных систем, директорий и представлений баз данных, имена папок и файлов фиксируются в графе «Примечание». В этой же графе при необходимости указывают и локализацию электронных комплексов документов на серверах, особенно когда они не структурированы, не идентифицированы (не описаны) и хранятся просто как массив скан-копий и «вордовских» файлов вне какой-либо информационной системы (см. Пример 2).

В связи с этим обратите внимание на п. 1.1.1.4 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (опубликованных Росархивом на своем сайте 18.07.2018), из кратких формулировок которого следует:

• электронные дела должны формироваться в информационной системе (конечно же, не только в системе электронного документооборота, но вообще в информационных системах, обеспечивающих создание электронных документов или электронных копий документов);
• в номенклатуру дел электронные дела должны включаться на общих основаниях, но при обязательном указании, что дело формируется как электронное (в электронной форме) с указанием информационной системы, базы данных, директории и представления, которые являются местами текущего хранения электронных документов;
• к индексу электронного дела в номенклатуре дел может добавляться литера «Э» (электронное) или «ЭД» (электронные документы), что возможно, но на практике редко применяется.

Номенклатуру дел на следующий 2020 год можно разрабатывать с учетом этих правил при относительно небольшом объеме документооборота электронных оригиналов и копий. Например, можно отражать в привычных нам разделах номенклатуры дел следующее¹:

Обратите внимание в Примере 1 на следующее:

• в номенклатуре дел мы не употребляем термин «скан-копии», его лучше заменять на «электронные копии»;
• здесь приводятся как дела с бумажными оригиналами документов (идут под индексами 01-06 и 03-05), так и с электронными:
• оригиналами (см. дело 01-08 с фразой «электронная форма» в заголовке) и
• копиями (дело 01-07 и др., у которых в заголовке фигурируют «электронные копии»);
• показанное «электронное добро» хранится в двух информационных системах: СЭД «Альфа» и «1С: Зарплата и кадры».

Папку с «вордовскими» электронными проектами документов стоит включить в номенклатуру дел следом за делом с аналогичными бумажными оригиналами. Как можно было бы описать в номенклатуре «папки с вордовскими файлами» на сервере, о которых шла речь в вопросе подписчика, показано в Примере 2.

При включении в номенклатуру дел электронных документов, места оперативного хранения которых еще надо определить, необходимо советоваться с ИТ-отделом. В его деятельности одной из основных функций является разработка и поддержание в рабочем состоянии всей информационной инфраструктуры организации, ведение реестра применяемых информационных систем и поддержка подсистем, баз данных и представлений с учетом их объемов и критериев использования необходимого серверного или облачного пространства. С этих позиций ИТ-отдел заинтересован в соблюдении сроков хранения и своевременном регламентированном уничтожении электронных документов (дел) и, как показывает практика, позитивно относится к номенклатуре дел как к плановому, организационному и учетному документу (хотя наименование «номенклатура дел» очень многим не нравится).

Кроме того, если электронные документы (дела) находятся на текущем оперативном хранении, что закрепляет номенклатура дел, то за их сохранность и резервирование отвечает ИТ-подразделение. А если архив не имеет собственных закрепленных за ним компьютеров (серверов), то за обеспечение сохранности даже архивных электронных документов (дел) фактическую ответственность будет нести ИТ-подразделение.

Номенклатура дел с электронными документами почти всегда разрабатывается при участии ИТ-подразделений. Если в организации системно спроектирована информационная инфраструктура почти по всем направлениям ее деятельности, и организация переходит на реальный электронный документооборот, то можно разработать отдельную номенклатуру дел электронных документов, которая будет классификатором технологического типа. Названиями разделов в такой номенклатуре будут названия информационных систем и локализаций структуры серверного пространства, применяющихся в организации, в которых создаются электронные документы в статусе оригинала и заверенные электронные копии (см. Пример 3).

Если вы посмотрите на одно и то же дело, отмеченное «!» в двух типах номенклатур, показанных в Примерах 1 и 3, то заметите лишь два отличия в его описании:

• во-первых:
• в Примере 1 местоположение в «Примечании» начинается с наименования информационной системы, а
• в Примере 3 она изъята из графы «Примечание» данного дела, т.к. переместилась в наименование раздела;
• во-вторых, изменился индекс дела.

Таковы современные направления развития номенклатур дел как классификационных справочников, необходимых в т.ч. для создания и поддержки электронных документов и дел.