Top.Mail.Ru

Новые методические рекомендации к Правилам 2015 г. по организации работы архива

Обращаем ваше внимание на статус документа, опубликованного Росархивом 18 июля 2018 г., и объясняем, на кого он распространяется. Комментируем использованный в нем процессный подход, логику изложения практики архивного дела. Поясняем, как можно использовать Реестр процессов из Приложения № 1 для формулирования задач и функций архива в Положении об этом подразделении (или в Положении об архивном хранении, если архив как подразделение не создается). Показываем, как методические рекомендации разграничивают зоны ответственности за электронные документы между архивом и IT-подразделением. А во второй части статьи – в следующем номере журнала – речь пойдет уже о разработке номенклатуры дел, о составе документов по архивному делу, которые необходимо вести организации и предъявлять при проверках. Но главное, методические рекомендации дают ответ на целый ряд актуальных практических вопросов, которые мы и озвучим.
Начало статьи. Окончание в № 10 / 2018
Начало статьи. Окончание в № 10 / 2018

На сайте Росархива 18 июля 2018 г. были опубликованы Методические рекомендации 1 по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях 2.

Правила 2015 г. были утверждены еще 31.03.2015, зарегистрированы Минюстом России 07.09.2015 и вступили в силу 21.09.2015. А методические рекомендации по их применению были разработаны специалистами ВНИИДАД. Статус документа не определен, в опубликованной версии отсутствуют какие-либо указания об одобрении и рекомендации по внедрению, а также и о дальнейшей судьбе документа. В настоящее время опубликованная версия формально может рассматриваться и как проект, и как руководство к действию.

Разместить Рекомендации на официальном сайте приняла решение Комиссия Росархива по научно-исследовательской и методической работе (НИМР) после рассмотрения очередной версии этого документа 26.04.2018, но при этом цель данного размещения (публикации) не сформулирована. Надеемся, что после изучения Рекомендаций на сайт Росархива поступят отзывы и замечания, а в профессиональном сообществе возникнет своеобразное общественное обсуждение цели, основных положений, структуры и методики разработки данного документа.

Только из введения к Рекомендациям можно узнать, что они являются документом методического характера и представляют собой инструментарий, необходимый для внедрения и применения нормативных положений, установленных Правилами 2015 г. Очевидно, в этом статусе Рекомендации и следует рассматривать, несмотря на отсутствие не только каких-либо грифов, но и указания какой-либо даты вступления документа в силу и начала его применения.

Для кого обязательны

Заметим также, что «рекомендации» означают, прежде всего, вариативность и особенности применения обязательных норм, установленных Правилами 2015 г., а не добровольность их соблюдения (хотя некоторые юристы с этим могут и не согласиться).

Поскольку Правила 2015 г. являются документом нормативного характера, Рекомендации по их внедрению должны использоваться в качестве инструмента:

  • как государственными органами, органами местного самоуправления и организациями – источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов;
  • так и организациями, которые не являются источниками комплектования.

Рекомендации могут помочь и в тех случаях, когда организации не создают архивы как специальные структурные подразделения, но в соответствии с действующим законодательством обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Методика в тексте рекомендаций

Рекомендации по внедрению и применению основного документа нормативного характера всегда предполагают развитие, разъяснение и иллюстрацию примерами и образцами соответствующих положений основного документа. Логика разработки и изложения любых рекомендаций должна быть от общего к частному и технологичному. Но по тексту данных Рекомендаций даются ссылки на соответствующие пункты Правил 2015 г., и почти всегда – с целью простого цитирования и повтора, а не разъяснения нормативных пунктов, что отчасти сводит на нет заявленную методическую цель Рекомендаций.

Точно такие же простые ссылки в Рекомендациях даются на приложения к Правилам 2015 г. без необходимых пояснений и образцов заполнения утвержденных форм. Отбор примеров оформления приложений, включенных в Рекомендации, остается необоснованным. Хотя однозначно положительно можно оценить примеры оформления книги учета поступления и выбытия дел, документов; реестра описей; листа фонда; листа-заверителя к законченной описи дел, которые помогут практикам, осуществляющим архивное хранение документов в организациях.

В Правилах 2015 г. организация и технология хранения электронных документов (ЭД) подробно не рассматривается, поэтому, очевидно, и в тексте Рекомендаций упоминается технология хранения ЭД на физически обособленных носителях (без выделения специального раздела, что снижает актуальность Рекомендаций).

Процессный подход

Рекомендации провозглашают процессный подход к описанию архивных работ и, таким образом, помогают осознать, что в современной практике архивного дела необходим технологический подход.

Фрагмент документа

Введение в Методических рекомендациях по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (одобрены Комиссией Росархива по НИМР 26.04.2018 и опубликованы на сайте Росархива 18.07.2018)

…Описание архивных работ в Методических рекомендациях основано на процессном подходе, позволяющем установить порядок выполнения работ… в архиве организации, требования к которым установлены Правилами. В результате реализации процессного подхода деятельность архива организации представлена как совокупность связанных между собой процессов (приложение № 1, приложение № 2).

Номер процесса в реестре процессов (приложение № 1) сохраняется за ним при описании выполнения данного процесса в тексте Методических рекомендаций и соответствует номеру раздела Методических рекомендаций.

В связи с тем, что в рамках процессного подхода важно было показать взаимосвязи процессов между собой начиная с поступления документов в архив организации и включения их в состав архивного фонда до организации использования документов в архиве и уничтожения документов с истекшими сроками хранения, порядок расположения разделов Методических рекомендаций отличается от структуры Правил (первым процессом в Методических рекомендациях является процесс «Комплектование архива организации документами»).

Методология процессного подхода предполагает не только последовательное описание конкретных видов работ… в архиве организации, но и графическое представление отдельных процессов. Для графического представления процессов была использована система условных обозначений… ARIS… значение символов которой представлено в приложении № 3…

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Утвержден новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций

30 июля 2022 г. вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций. Обращаем ваше внимание на несколько важных аспектов в его содержании: фиксированные и условные сроки хранения, бумажные и электронные документы, сроки хранения для документов по валютному контролю.

ГОСТ Р ИСО 30302-2022: организационные аспекты

1 июня 2022 года начал действовать новый стандарт серии ИСО 30300 о внедрении системы управления документами (как системы менеджмента, для которой СЭД или другая ИС – лишь один из инструментов). Мы даем рекомендации по использованию нового ГОСТ. Для кого он предназначен. Как понимать основную терминологию. Какие несовершенства стандарта стоит учитывать. И главное – что полезного из него можно взять! Например: перечни документов, которые подтвердят факт внедрения в организации того или иного положения стандарта; что из него должно почерпнуть руководство организации, служба делопроизводства и ИТ-подразделение; как разработать Политику управления документами (регламентирующий документ более высокого уровня, чем Инструкция по делопроизводству).

Ведомственные перечни документов со сроками хранения: что уже сделано и где проблемы

До апреля 2022 года все новые ведомственные перечни документов со сроками хранения уже должны были быть разработаны, но процесс идет с задержкой. Сориентируем вас, какие актуальные ведомственные перечни уже готовы и какие ожидаем в ближайшем будущем. Автор дает практические рекомендации по разработке структуры ведомственного перечня (восполняя упущения соответствующих Методических рекомендаций Росархива). Они пригодятся как разработчикам, так и будущим пользователям этих перечней.

Новый Перечень НТД со сроками хранения

Новый Перечень НТД вступил в силу 13.02.2022. Кому и к каким документам его надо применять. Описали кардинальные изменения нового Перечня НТД по сравнению с предыдущим: видовой состав документов, за счет чего количество статей сократилось с 1990 до 1065, структура. Все разделы и подразделы нового Перечня со своими звеньями, отражающими процесс прохождения НТД, даны схематически – это позволит вам быстро понять его сферу охвата.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003

Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении организационно-распорядительных документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в правилах оформления оставшихся (там достаточно много корректировок). Так вам будет легче оценить, какие нововведения следует внести в правила составления документов вашей организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в силу 1 июля 2018 года. Поясним, что в нем только что изменилось по сравнению с первоначальной редакцией, утвержденной еще в декабре 2016 года.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

ГОСТ Р ИСО 30302-2022: организационные аспекты

1 июня 2022 года начал действовать новый стандарт серии ИСО 30300 о внедрении системы управления документами (как системы менеджмента, для которой СЭД или другая ИС – лишь один из инструментов). Мы даем рекомендации по использованию нового ГОСТ. Для кого он предназначен. Как понимать основную терминологию. Какие несовершенства стандарта стоит учитывать. И главное – что полезного из него можно взять! Например: перечни документов, которые подтвердят факт внедрения в организации того или иного положения стандарта; что из него должно почерпнуть руководство организации, служба делопроизводства и ИТ-подразделение; как разработать Политику управления документами (регламентирующий документ более высокого уровня, чем Инструкция по делопроизводству).