Top.Mail.Ru

Новые методические рекомендации к Правилам 2015 г. об организации работы архива

Как методические рекомендации предлагают разрабатывать номенклатуру дел? Что они говорят о составе документов по архивному делу, которые необходимо вести организации и предъявлять при проверках? Действительно ли экспертная комиссия любой организации теперь сможет обратиться в ЦЭПК при Рос­архиве для согласования сроков хранения своих документов, которые отсутствуют в нормативной базе? Кроме того, методические рекомендации отвечают на ряд актуальных вопросов, которые часто задают практики: неужели необходимо переутверждать номенклатуру дел каждый год? какой номер фонда надо оформлять на обложке дела и в учетных документах архива, откуда он берется? обязательно ли оформлять паспорт архива? какие виды описей вносятся в реестр описей (это все описи, включая описи структурных подразделений, или это только годовые разделы, или это полностью законченные описи)? как оформляется обложка дела? Правила 2015 г. установили, что историческая справка должна состоять из 3 частей, как теперь ее составлять? если в архиве организации работает только 1 сотрудник, как оформлять подписи на архивных документах?
Окончание статьи. Начало в № 09 / 2018
Окончание статьи. Начало в № 09 / 2018

Напомним, что речь идет о Методических рекомендациях по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Безусловно, важное практическое значение имеет п. 1.1.1 Рекомендаций, в котором достаточно подробно рассматривается и закрепляется методика разработки номенклатуры дел и даже упоминается понятие «сводная номенклатура» (оно отсутствует в Правилах 2015 г.). Рекомендации предусматривают, что требования к составлению номенклатуры дел должны быть закреплены в Инструкции по делопроизводству организации. Рассматриваются следующие этапы разработки номенклатуры дел:

  • разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации;
  • выявление состава документов для составления номенклатуры дел;
  • составление заголовков (наименований) дел;
  • систематизация заголовков дел внутри раздела номенклатуры дел;
  • индексация дел;
  • определение сроков хранения дел.

Необходимо обратить внимание, что каждый этап в Рекомендациях изложен подробно, с соответствующими примерами, и если руководствоваться ими, то в организации вполне возможно на данной основе разработать самостоятельный локальный нормативный акт – Регламент (или Правила) разработки номенклатуры дел. И в этом случае считаем необходимым дать совет об изменении последовательности этапов:

  • номенклатура дел составляется на основании выявления и изучения всего состава документов и всех документируемых функций и процессов,
  • и только потом выбирается и разрабатывается классификационная схема номенклатуры, отражающая деятельность организации;
  • сроки хранения документов определяются вместе и одновременно с формулированием заголовков дел, т.к. на данном этапе всегда учитываются имеющие значение для экспертизы ценности взаимосвязь и взаимозависимость документов, поскольку они определяют применение так называемого «старшего» срока хранения по сроку наиболее значимого документа дела.

Вызывает вопрос и положение о систематизации организационно-распорядительных документов внутри раздела номенклатуры дел (п. 1.1.1.4), т.к. организационные и распорядительные документы – это разные подсистемы документации, поэтому приказы, протоколы, распоряжения и локальные нормативные акты также должны быть систематизированы по принадлежности к подсистеме и степени значимости. При этом Рекомендации допускают, что правила, положения, инструкции, которые утверждаются в качестве самостоятельных документов (т.е. имеют собственные номер и дату), формируются в отдельные дела с организационными документами перед делами с распорядительными документами.

Рекомендации подчеркивают, что при формировании дел с перепиской документ-ответ помещается за документом-запросом (п. 1.1.2), что исключает до сих пор встречающиеся заголовки «Входящая переписка» и «Исходящая переписка».

В том же пункте кратко сформулированы методические положения о формировании документов по личному составу:

  • документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
  • документы по заработной плате работников (лицевые счета, карточки-справки) группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий работников в пределах календарного года (это новое пояснение).

Фрагмент документа

Пункты 1.1.1.3-1.1.1.5 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (одобрены Комиссией Росархива по НИМР 26.04.2018 и опубликованы на сайте Росархива 18.07.2018)

1.1.1.3. Составление заголовков (наименований) дел

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («материалы», «разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводные слова и сложные синтаксические обороты. Заголовок дела состоит из элементов, отражающих:

  • название вида дела (переписка, журнал, дело и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.);
  • название организации, структурного подразделения, коллегиального (совещательного или иного) органа, должностного лица – автора документа;
  • название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
  • краткое содержание документов дела;
  • даты (период), к которым относятся документы дела;
  • название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
  • указание на копийность документов дела.

Конкретный состав элементов заголовка дела определяется характером и содержанием документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, справки, аналитические записки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, в заголовке дела они указываются обобщенно, например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.

Если переписка ведется с разными организациями, последние в заголовке дела не указываются, например:

Переписка об организации семинаров по повышению квалификации.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Федеральным архивным агентством о передаче документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, полугодие, год), на (за) который составлены планы (отчѐты), например:

Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр):

Годовой отчет о работе цехов по форме Б-38.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Если в дело помещаются копии документов, в заголовок дела включается отметка о копийности, например:

Штатное расписание общества и изменения к нему. Копии.

Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Изменения (уточнения) заголовка дела отражаются в рабочем экземпляре номенклатуры дел и на обложке дела.

1.1.1.4. Систематизация заголовков внутри раздела номенклатуры дел

В начале раздела номенклатуры дел рекомендуется располагать заголовки дел, содержащих в копиях организационно-распорядительные документы, нормативные правовые акты вышестоящих организаций, если они имеются, затем располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы организации (протоколы коллегиальных и совещательных органов, локальные нормативные акты, приказы, распоряжения и др.). Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные документы в последовательности от наибольшего периода – к наименьшему (годовой план (отчет), полугодовой план (отчет), квартальный план (отчет) и т.д.). После плановой и отчетной документации следуют заголовки дел, включающих документы, отражающие основную деятельность структурного подразделения, коллегиального, совещательного или иного органа. Далее – переписка (сначала переписка с вышестоящей организацией и органами власти, затем с подведомственными организациями (при их наличии), после – переписка с иными организациями и гражданами). В конце раздела номенклатуры дел помещают заголовки регистрационно-учетных форм (картотек, журналов, книг и др.).

Заголовки дел, заведенных по географическому признаку, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий.

Электронные дела, формируемые в системе электронного документооборота, включаются в номенклатуру дел на общих основаниях. В графе «Примечание» номенклатуры дел делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде с указанием информационной системы (базы данных) – места текущего хранения электронных документов. В графу 2 «Заголовок дела» номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей), (приложения № 25, 26 Правил)…

Индексы дел, включенных в номенклатуру дел, проставляются в графе 1 «Индекс дела». Индекс присваивается каждому делу, включенному в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из кода (цифрового или буквенно-цифрового) структурного подразделения, коллегиального или совещательного органа или направления деятельности организации, установленного классификатором структурных подразделений, утвержденной структурой или штатным расписанием организации, и отделенного от него дефисом порядкового номера заголовка дела в рамках раздела номенклатуры дел, например: 11-05, где:

11 – код структурного подразделения;

05 – порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел, соответствующем данному структурному подразделению.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, например:

02-03 (03-03, 04-03 и т.д.) Приказы по основной деятельности. Копии

Электронные документы систематизируются в информационной системе… в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе. К индексу электронного дела в номенклатуре дел может добавляться литера «Э» (Электронное) или «ЭД» (Электронные документы). В конце номенклатуры дел (перед итоговой записью) рекомендуется указывать используемые при определении сроков хранения перечни документов и другие нормативные документы, а также полные наименования всех условных и сокращенных наименований.

1.1.1.5. Определение сроков хранения дел

Сроки хранения дел определяются по перечням (типовому, ведомственному или иному) с указанием сроков хранения, законодательным или иным нормативным правовым актам, по типовой или примерной номенклатуре дел (п. 4.17. Правил). Установленные сроки хранения документов переносятся в номенклатуру дел без изменений.

При выявлении в организации документов, срок хранения которых не предусмотрен типовыми или ведомственными перечнями документов, законодательными или иными нормативными правовыми актами, типовыми и примерными номенклатурами дел, предложения по установлению сроков их хранения представляются на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве в порядке, предусмотренном регламентом ее работы. ЦЭК (ЭК) организации может обратиться с предложениями по установлению сроков хранения в ЦЭПК при Росархиве самостоятельно или через ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Сроки хранения дел проставляются в графе 4 номенклатуры дел. Под сроком хранения в графе 4 указывается номер статьи по перечню, а также может указываться условное обозначение перечня (если их использовано несколько), который использовался при определении срока.

Внимательное изучение Рекомендаций позволит также выявить состав документов (своеобразный комплекс) по архивному делу, который необходимо вести в организации и предъявлять при проверках. Начинается формирование комплекса с Положения об архиве (или Положения об архивном хранении), включаются в него книги и журналы учета по видам архивных работ, акты фиксации фактов управления архивными документами (уничтожения, обследования физического состояния, проверки, передачи и т.п.) и заканчивается обязательными формами, составляющими научно-справочный аппарат к документам архива, и необходимыми итоговыми записями к ним. А среди актов в соответствии с Рекомендациями следует обратить внимание на необходимость:

  • акта приема помещений архива в эксплуатацию, который подписывают:
    • заведующий архивом или лицо, ответственное за осуществление архивного хранения (принимает помещение, 1 экземпляр – в дело фонда);
    • один из руководителей организации и
    • лицо, ответственное за противопожарную безопасность всей организации (п. 2.1.2.2);
  • а...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Утвержден новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций

30 июля 2022 г. вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций. Обращаем ваше внимание на несколько важных аспектов в его содержании: фиксированные и условные сроки хранения, бумажные и электронные документы, сроки хранения для документов по валютному контролю.

ГОСТ Р ИСО 30302-2022: организационные аспекты

1 июня 2022 года начал действовать новый стандарт серии ИСО 30300 о внедрении системы управления документами (как системы менеджмента, для которой СЭД или другая ИС – лишь один из инструментов). Мы даем рекомендации по использованию нового ГОСТ. Для кого он предназначен. Как понимать основную терминологию. Какие несовершенства стандарта стоит учитывать. И главное – что полезного из него можно взять! Например: перечни документов, которые подтвердят факт внедрения в организации того или иного положения стандарта; что из него должно почерпнуть руководство организации, служба делопроизводства и ИТ-подразделение; как разработать Политику управления документами (регламентирующий документ более высокого уровня, чем Инструкция по делопроизводству).

Ведомственные перечни документов со сроками хранения: что уже сделано и где проблемы

До апреля 2022 года все новые ведомственные перечни документов со сроками хранения уже должны были быть разработаны, но процесс идет с задержкой. Сориентируем вас, какие актуальные ведомственные перечни уже готовы и какие ожидаем в ближайшем будущем. Автор дает практические рекомендации по разработке структуры ведомственного перечня (восполняя упущения соответствующих Методических рекомендаций Росархива). Они пригодятся как разработчикам, так и будущим пользователям этих перечней.

Новый Перечень НТД со сроками хранения

Новый Перечень НТД вступил в силу 13.02.2022. Кому и к каким документам его надо применять. Описали кардинальные изменения нового Перечня НТД по сравнению с предыдущим: видовой состав документов, за счет чего количество статей сократилось с 1990 до 1065, структура. Все разделы и подразделы нового Перечня со своими звеньями, отражающими процесс прохождения НТД, даны схематически – это позволит вам быстро понять его сферу охвата.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

ГОСТ Р ИСО 30302-2022: организационные аспекты

1 июня 2022 года начал действовать новый стандарт серии ИСО 30300 о внедрении системы управления документами (как системы менеджмента, для которой СЭД или другая ИС – лишь один из инструментов). Мы даем рекомендации по использованию нового ГОСТ. Для кого он предназначен. Как понимать основную терминологию. Какие несовершенства стандарта стоит учитывать. И главное – что полезного из него можно взять! Например: перечни документов, которые подтвердят факт внедрения в организации того или иного положения стандарта; что из него должно почерпнуть руководство организации, служба делопроизводства и ИТ-подразделение; как разработать Политику управления документами (регламентирующий документ более высокого уровня, чем Инструкция по делопроизводству).

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Новый Перечень НТД со сроками хранения

Новый Перечень НТД вступил в силу 13.02.2022. Кому и к каким документам его надо применять. Описали кардинальные изменения нового Перечня НТД по сравнению с предыдущим: видовой состав документов, за счет чего количество статей сократилось с 1990 до 1065, структура. Все разделы и подразделы нового Перечня со своими звеньями, отражающими процесс прохождения НТД, даны схематически – это позволит вам быстро понять его сферу охвата.