Номенклатура дел и СЭД: практика применения в ответах на вопросы

Подскажем, как использовать в СЭД хорошо разработанную номенклатуру дел, на какие нормативные и методические документы опираться. Статья содержит ответы на большое число вопросов читателей журнала о практике составления номенклатуры дел, если в организации работает СЭД. Как отражать в номенклатуре дело, которое ведется в двух вариантах: бумажном и электронном? Как фиксировать в ней нахождение документов в разных информационных системах и папках? Сколько номенклатур дел необходимо организации? Можно ли копии всех приказов объединять в подразделении в одно дело, если их оригиналы в другом подразделении формируются в разные дела? Стоит ли использовать одинаковые индексы для оригиналов, формирующихся в одном подразделении, и их бумажных копий, хранящихся в иных подразделениях; что меняется при работе подразделений с электронными копиями? Как применение СЭД влияет на отображение в номенклатуре внутренней и внешней переписки организации? Если в одном письме содержатся вопросы, находящиеся в компетенции разных подразделений, то в каком подразделении оно должно «осесть» в дело (важно для описания жизненного цикла документа в СЭД)? Где хранить бумажные поручения и отчеты об их выполнении, что меняется при электронном документообороте? Кому формировать в дела бумажные и электронные служебные записки (подписанту или адресату), как сформулировать для них заголовки дел? Как можно отразить в итоговой записи к номенклатуре дел количество заведенных за год бумажных и электронных оригиналов и копий? И др.

Возможности номенклатуры дел как классификатора документов в большинстве организаций, к сожалению, недооценены. А система электронного документооборота (СЭД), в сущности, представляет собой систему метаданных и электронных форм для создания и учета (регистрации) документов, комплекс классификаторов и справочников, систему управления правами доступа. СЭД должна позволять маршрутизировать документопотоки, иметь хранилище для текущего (оперативного) хранения документов и проведения экспертизы ценности. Давайте разберемся, как можно использовать номенклатуру дел в СЭД для управления документами организации.

Номенклатура дел как классификатор

Номенклатура дел является многофункциональным документом, который позволяет фиксировать и учитывать состав документального фонда организации в систематизированном виде.

На первом уровне классификации выделяются разделы номенклатуры дел:

  • по всем функциям и вопросам деятельности организации (схема функционального типа) или
  • по ее структурным подразделениям (схема структурного типа).

Документальный фонд подразделяется таким образом на функциональные документные комплексы.

На втором уровне классификации в номенклатуре дел фиксируются категории дел по степени их значимости и принадлежности к системам документации с учетом принципа взаимосвязи документов и их значения для полного раскрытия вопросов деятельности. Именно на этом этапе в каждом разделе номенклатуры дел обеспечивается последовательность расположения категорий дел:

  • учредительные и др. организационные документы самой организации;
  • распорядительные документы вышестоящих организаций (копии);
  • распорядительные документы самой организации;
  • планы по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);
  • за планами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих планов;
  • отчеты по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);
  • за отчетами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих отчетов;
  • в зависимости от видов деятельности возможна систематизация планов и отчетов об их выполнении;
  • категории дел (документы), отражающие основную профильную деятельность организации / подразделения и принадлежащие к специальным системам документации: первичной учетной, технологической, проектной, конструкторской и другим;
  • договоры по степени значимости (по видам сделок, возможна также дополнительная систематизация по алфавиту наименований контрагентов);
  • за договорами возможно расположение дел с перепиской о заключении или выполнении этих договоров и журналов, баз данных, в которых регистрируются договоры;
  • переписка по степени значимости вопросов (возможна дополнительная систематизация по степени значимости и алфавиту наименований корреспондентов);
  • учетные документы (все виды отдельно существующих журналов, картотек, баз данных);
  • регламентирующие документы об организации делопроизводства и архивного хранения документов (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, описи дел, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).

А на третьем уровне классификации документов в номенклатуре дел закрепляется и учитывается состав дел, т.е. первичных комплексов документов структурных подразделений. Документы систематизируются и формируются в дела в соответствии с признаками заведения дел. Их шесть:

  • номинальный – название вида дела (переписка, журнал, книга и т.п.) или вида / разновидности документов (приказы, распоряжения, протоколы заседаний и  т.п., т.к. все документы, за исключением писем, имеют оформленное на них название вида, т.е. «сами себя называют»);
  • авторский – название автора документа: организации, структурного подразделения или должностного лица. Любой документ имеет автора, это один из необходимых идентификационных реквизитов;
  • предметно-вопросный – краткое содержание документов дела;
  • корреспондентский – название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат – основной реквизит в письме);
  • географический – название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (обычно используется в сочетании с корреспондентским признаком);
  • хронологический – даты (период), к которым относятся документы дела (дата – также идентификационный реквизит любого документа);
  • учитывается также подлинность или копийность документов. Невозможно формировать в одно дело подлинники и копии, у них разные сроки хранения (исключение составляют досье, личные и судебные дела).

Обратите внимание: носитель документа не имеет значения, т.к. документы, создаваемые в информационных системах организации, классифицируются и систематизируются в составе документального фонда по таким же правилам, как и документы в бумажной форме.

Название информационной системы и электронная форма документов (дела) обычно фиксируются в графе «Примечание» номенклатуры дел, а общее количество электронных дел отражается в итоговой записи к ней отдельной строкой.

Нормативная база для разработки номенклатуры дел

Требования к разработке номенклатуры дел как классификатора отразились в следующих действующих на настоящий момент нормативных правовых актах и методических документах:

  • Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477) 1;
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);
  • Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44);
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);
  • Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (опубликованы на сайте Росархива 18.07.2018).

Опыт лучших практик показывает, что правила разработки номенклатуры дел лучше регламентировать в отдельном локальном нормативном акте организации, а не оформлять их в составе Инструкции по делопроизводству.

Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (утв. приказом Минкомсвязи от 02.09.2011 № 221), в п. 19 говорят, что «в классификационной схеме СЭД… должны быть предусмотрены разделы и подразделы, соответствующие разделам и подразделам номенклатуры дел…».

Классификаторы номенклатуры дел и СЭД помогут друг другу

Правильно разработанная номенклатура дел сразу дает для проектирования СЭД:

  • классификатор вопросов и участков деятельности;
  • классификатор структурных подразделений;
  • классификатор систем и подсистем документации, из которых состоит документальный фонд организации;
  • классификатор дел как первичных комплексов документов и др.

Номенклатура дел – это не иерархический классификатор (как думает большинство ИТ-специалистов), а матричный. Его возможная структура показана в Схеме 1. Такой матричный классификатор отражает реальные связи функций и документов (дел) по каждому подразделению, что позволяет правильно маршрутизировать документопотоки и обеспечить реальный электронный документооборот в организации.

Схема 1. Матричная схема номенклатуры дел структурного типа

В номенклатуре дел и в СЭД должно быть определено, какие документы существуют и оформляются в статусе бумажных оригиналов, а какие – в электронной форме. В СЭД должна быть возможность управления шаблонами создания электронных оригиналов и электронных копий документов. И, наконец, при правильной функциональности СЭД автоматически могут быть получены (как отчеты из системы на требуемую дату):

  • номенклатура дел организации / подразделения;
  • внутренние описи документов каждого дела.

Все возможности СЭД как инструмента разработки номенклатуры дел и других классификаторов организации должны быть заложены в техническом задании на разработку СЭД, а потом зафиксированы в Положении о СЭД организации.

Практика классификации

Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Если дело ведется в двух вариантах – в бумажном и электронном – как это отражать в номенклатуре дел? Как указывать их местоположение?

Если в организации применяется несколько информационных систем для обеспечения разных видов деятельности, то наименование каждой системы может служить технологическим признаком классификации документов...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Новые методические рекомендации к Правилам 2015 г. об организации работы архива

Как методические рекомендации предлагают разрабатывать номенклатуру дел? Что они говорят о составе документов по архивному делу, которые необходимо вести организации и предъявлять при проверках? Действительно ли экспертная комиссия любой организации теперь сможет обратиться в ЦЭПК при Рос­архиве для согласования сроков хранения своих документов, которые отсутствуют в нормативной базе? Кроме того, методические рекомендации отвечают на ряд актуальных вопросов, которые часто задают практики: неужели необходимо переутверждать номенклатуру дел каждый год? какой номер фонда надо оформлять на обложке дела и в учетных документах архива, откуда он берется? обязательно ли оформлять паспорт архива? какие виды описей вносятся в реестр описей (это все описи, включая описи структурных подразделений, или это только годовые разделы, или это полностью законченные описи)? как оформляется обложка дела? Правила 2015 г. установили, что историческая справка должна состоять из 3 частей, как теперь ее составлять? если в архиве организации работает только 1 сотрудник, как оформлять подписи на архивных документах?

Новые методические рекомендации к Правилам 2015 г. по организации работы архива

Обращаем ваше внимание на статус документа, опубликованного Росархивом 18 июля 2018 г., и объясняем, на кого он распространяется. Комментируем использованный в нем процессный подход, логику изложения практики архивного дела. Поясняем, как можно использовать Реестр процессов из Приложения № 1 для формулирования задач и функций архива в Положении об этом подразделении (или в Положении об архивном хранении, если архив как подразделение не создается). Показываем, как методические рекомендации разграничивают зоны ответственности за электронные документы между архивом и IT-подразделением. А во второй части статьи – в следующем номере журнала – речь пойдет уже о разработке номенклатуры дел, о составе документов по архивному делу, которые необходимо вести организации и предъявлять при проверках. Но главное, методические рекомендации дают ответ на целый ряд актуальных практических вопросов, которые мы и озвучим.

Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

Один из разработчиков этого документа объясняет его основные положения. Для каких организаций он обязателен? Работу с какой частью своей документации они должны вести в соответствии с ним? Как он регулирует ответственность работников за документы? В целом он соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016, но конкретизирует некоторые положения стандарта: про бланки документов, используемые шрифты и гербы, подготовку и оформление отдельных видов документов, процедуру согласования, про подписание, даны примерные перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью.

Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги

Почему в некоторых организациях избавляются от докладных и объяснительных записок, заменяя их служебными (где возможна такая унификация, что она дает)? Каковы сроки хранения служебных записок, и как они влияют на выбор носителя оригинала? Как организовать согласование, подписание электронного и бумажного документов – что получится автоматизировать, и как это визуализировать? Показаны 2 шаблона служебной записки: с жестко настроенным текстом и маршрутом движения, а также такой, что оставляет пользователю большую свободу действий.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

В конце года служба делопроизводства разрабатывает номенклатуру дел (или актуализирует существующую) на следующий год. Статья подскажет вам, как лучше провести эту работу: систематизировать все документы организации, сформулировать заголовки дел и определить им сроки хранения, подготовить проект номенклатуры дел, подписать, согласовать и утвердить его, что нужно будет сделать по окончании делопроизводственного года. Опубликован образец сводной номенклатуры дел коммерческой организации на 2011 год со ссылками на статьи уже нового Перечня типовых управленческих архивных документов со сроками хранения.

Предварительное рассмотрение документов

Давайте разбираться, как перенаправить часть входящих документов, чтобы они миновали генерального директора (это разгрузит его и ускорит исполнение): по каким правилам организуется предварительное рассмотрение документов? как разработать Классификатор основных направлений деятельности? как оформлять на входящих документах отметку о предварительном рассмотрении? чем она отличается от резолюции? как закрепить за сотрудниками службы делопроизводства необходимые им полномочия? Если правильно внедрить предварительное рассмотрение документов, это будет способствовать повышению статуса и авторитета службы делопроизводства.

Конфиденциальные документы в номенклатуре дел

Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать ­отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.

Оформляем графы номенклатуры дел

Статья объясняет, как заполнить табличную часть номенклатуры дел: для каждого дела необходимо указать индекс, заголовок, количество дел и срок хранения. Вы поймете, зачем и как включать в номенклатуру резервные номера; как отразить несколько томов одного дела; когда и как зафиксировать количество заведенных дел (томов, частей); что обычно отражается в графе «Примечание»; какие сведения в процессе разработки номенклатуры дел лучше сразу записывать для их последующего включения в ее справочный аппарат. Особое внимание автор уделяет составлению заголовков дел: правила поясняются на примерах, кроме того, показано, как статьи «Перечня типовых управленческих архивных документов...» трансформируются в конкретные заголовки дел номенклатуры организации.