Номенклатура дел и СЭД: практика применения в ответах на вопросы

Подскажем, как использовать в СЭД хорошо разработанную номенклатуру дел, на какие нормативные и методические документы опираться. Статья содержит ответы на большое число вопросов читателей журнала о практике составления номенклатуры дел, если в организации работает СЭД. Как отражать в номенклатуре дело, которое ведется в двух вариантах: бумажном и электронном? Как фиксировать в ней нахождение документов в разных информационных системах и папках? Сколько номенклатур дел необходимо организации? Можно ли копии всех приказов объединять в подразделении в одно дело, если их оригиналы в другом подразделении формируются в разные дела? Стоит ли использовать одинаковые индексы для оригиналов, формирующихся в одном подразделении, и их бумажных копий, хранящихся в иных подразделениях; что меняется при работе подразделений с электронными копиями? Как применение СЭД влияет на отображение в номенклатуре внутренней и внешней переписки организации? Если в одном письме содержатся вопросы, находящиеся в компетенции разных подразделений, то в каком подразделении оно должно «осесть» в дело (важно для описания жизненного цикла документа в СЭД)? Где хранить бумажные поручения и отчеты об их выполнении, что меняется при электронном документообороте? Кому формировать в дела бумажные и электронные служебные записки (подписанту или адресату), как сформулировать для них заголовки дел? Как можно отразить в итоговой записи к номенклатуре дел количество заведенных за год бумажных и электронных оригиналов и копий? И др.

Возможности номенклатуры дел как классификатора документов в большинстве организаций, к сожалению, недооценены. А система электронного документооборота (СЭД), в сущности, представляет собой систему метаданных и электронных форм для создания и учета (регистрации) документов, комплекс классификаторов и справочников, систему управления правами доступа. СЭД должна позволять маршрутизировать документопотоки, иметь хранилище для текущего (оперативного) хранения документов и проведения экспертизы ценности. Давайте разберемся, как можно использовать номенклатуру дел в СЭД для управления документами организации.

Номенклатура дел как классификатор

Номенклатура дел является многофункциональным документом, который позволяет фиксировать и учитывать состав документального фонда организации в систематизированном виде.

На первом уровне классификации выделяются разделы номенклатуры дел:

  • по всем функциям и вопросам деятельности организации (схема функционального типа) или
  • по ее структурным подразделениям (схема структурного типа).

Документальный фонд подразделяется таким образом на функциональные документные комплексы.

На втором уровне классификации в номенклатуре дел фиксируются категории дел по степени их значимости и принадлежности к системам документации с учетом принципа взаимосвязи документов и их значения для полного раскрытия вопросов деятельности. Именно на этом этапе в каждом разделе номенклатуры дел обеспечивается последовательность расположения категорий дел:

  • учредительные и др. организационные документы самой организации;
  • распорядительные документы вышестоящих организаций (копии);
  • распорядительные документы самой организации;
  • планы по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);
  • за планами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих планов;
  • отчеты по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);
  • за отчетами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих отчетов;
  • в зависимости от видов деятельности возможна систематизация планов и отчетов об их выполнении;
  • категории дел (документы), отражающие основную профильную деятельность организации / подразделения и принадлежащие к специальным системам документации: первичной учетной, технологической, проектной, конструкторской и другим;
  • договоры по степени значимости (по видам сделок, возможна также дополнительная систематизация по алфавиту наименований контрагентов);
  • за договорами возможно расположение дел с перепиской о заключении или выполнении этих договоров и журналов, баз данных, в которых регистрируются договоры;
  • переписка по степени значимости вопросов (возможна дополнительная систематизация по степени значимости и алфавиту наименований корреспондентов);
  • учетные документы (все виды отдельно существующих журналов, картотек, баз данных);
  • регламентирующие документы об организации делопроизводства и архивного хранения документов (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, описи дел, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).

А на третьем уровне классификации документов в номенклатуре дел закрепляется и учитывается состав дел, т.е. первичных комплексов документов структурных подразделений. Документы систематизируются и формируются в дела в соответствии с признаками заведения дел. Их шесть:

  • номинальный – название вида дела (переписка, журнал, книга и т.п.) или вида / разновидности документов (приказы, распоряжения, протоколы заседаний и  т.п., т.к. все документы, за исключением писем, имеют оформленное на них название вида, т.е. «сами себя называют»);
  • авторский – название автора документа: организации, структурного подразделения или должностного лица. Любой документ имеет автора, это один из необходимых идентификационных реквизитов;
  • предметно-вопросный – краткое содержание документов дела;
  • корреспондентский – название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат – основной реквизит в письме);
  • географический – название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (обычно используется в сочетании с корреспондентским признаком);
  • хронологический – даты (период), к которым относятся документы дела (дата – также идентификационный реквизит любого документа);
  • учитывается также подлинность или копийность документов. Невозможно формировать в одно дело подлинники и копии, у них разные сроки хранения (исключение составляют досье, личные и судебные дела).

Обратите внимание: носитель документа не имеет значения, т.к. документы, создаваемые в информационных системах организации, классифицируются и систематизируются в составе документального фонда по таким же правилам, как и документы в бумажной форме.

Название информационной системы и электронная форма документов (дела) обычно фиксируются в графе «Примечание» номенклатуры дел, а общее количество электронных дел отражается в итоговой записи к ней отдельной строкой.

Нормативная база для разработки номенклатуры дел

Требования к разработке номенклатуры дел как классификатора отразились в следующих действующих на настоящий момент нормативных правовых актах и методических документах:

  • Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477) 1;
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);
  • Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44);
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);
  • Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (опубликованы на сайте Росархива 18.07.2018).

Опыт лучших практик показывает, что правила разработки номенклатуры дел лучше регламентировать в отдельном локальном нормативном акте организации, а не оформлять их в составе Инструкции по делопроизводству.

Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (утв. приказом Минкомсвязи от 02.09.2011 № 221), в п. 19 говорят, что «в классификационной схеме СЭД… должны быть предусмотрены разделы и подразделы, соответствующие разделам и подразделам номенклатуры дел…».

Классификаторы номенклатуры дел и СЭД помогут друг другу

Правильно разработанная номенклатура дел сразу дает для проектирования СЭД:

  • классификатор вопросов и участков деятельности;
  • классификатор структурных подразделений;
  • классификатор систем и подсистем документации, из которых состоит документальный фонд организации;
  • классификатор дел как первичных комплексов документов и др.

Номенклатура дел – это не иерархический классификатор (как думает большинство ИТ-специалистов), а матричный. Его возможная структура показана в Схеме 1. Такой матричный классификатор отражает реальные связи функций и документов (дел) по каждому подразделению, что позволяет правильно маршрутизировать документопотоки и обеспечить реальный электронный документооборот в организации.

Схема 1. Матричная схема номенклатуры дел структурного типа

В номенклатуре дел и в СЭД должно быть определено, какие документы существуют и оформляются в статусе бумажных оригиналов, а какие – в электронной форме. В СЭД должна быть возможность управления шаблонами создания электронных оригиналов и электронных копий документов. И, наконец, при правильной функциональности СЭД автоматически могут быть получены (как отчеты из системы на требуемую дату):

  • номенклатура дел организации / подразделения;
  • внутренние описи документов каждого...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Гибридные дела у госорганов

В новых Правилах делопроизводства для госорганов говорится о формировании гибридных дел, когда создаются и бумажные, и электронные документы. В номенклатуру дел должны включаться соответствующих 2 тома, но заголовок у них должен быть один, и индекс тоже один. Но раньше в номенклатуре дел на грядущий год указывались только дела (без разбивки на тома). Тома одного дела появлялись уже в описях дел по итогам года, ведь в них дела/тома учитываются по порядковым номерам, поэтому один и тот же индекс никого не вводит в заблуждение. Как теперь правильно делать?

Информационная система для электронных кадровых документов

Рекомендации дает компания , которая участвовала в государственном эксперименте по переводу кадровых документов в электронный вид, завершившемся 15.11.2021, после чего новую технологию сразу «включили» в ТК РФ для всех организаций. Исходя из этого ценного опыта, автор объясняет, на что работодателю стоит обратить внимание при выборе информационной системы для кадрового электронного документооборота. Названы основные риски.

Структура индексов дел в номенклатуре

Наша организация – АО, мы всегда для разработки номенклатуры дел используем штатное расписание, которое после акционирования почти не менялось. Но в 2021 году в штатное расписание внесли уточнения, и теперь к номеру подразделения добавляется через косую черту номер «подподразделения», которое подчиняется «вышестоящему» подразделению. Например, Генеральный директор – 01, корпоративный секретарь – 01/01, протокольный отдел – 01/02, секретариат – 01/03. Можно ли в номенклатуре дел индекс дела оформлять с дополнительными знаками (косая черта) и номерами? Индексы будут неравнозначными.

Электронный кадровый документооборот: как отразить в номенклатуре дел

Теперь любая организация может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) со всеми своими работниками. В связи с этим изменится часть документов по личному составу в документальном фонде. Показываем, как в номенклатуре дел теперь стоит отражать: трудовые договоры, приказы и документы к ним, уведомления работодателя о переходе на КЭДО и согласия работников, документы о технологии работы в КЭДО.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы