Top.Mail.Ru

Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (часть 1)

Один из разработчиков этого документа объясняет его основные положения. Для каких организаций он обязателен? Работу с какой частью своей документации они должны вести в соответствии с ним? Как он регулирует ответственность работников за документы? В целом он соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016, но конкретизирует некоторые положения стандарта: про бланки документов, используемые шрифты и гербы, подготовку и оформление отдельных видов документов, процедуру согласования, про подписание, даны примерные перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью.
Начало статьи. Окончание в № 11 / 2018
Начало статьи. Окончание в № 11 / 2018

В 2016 году Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» было утверждено Положение о Федеральном архивном агентстве (Росархиве), в соответствии с которым Росархив получил функции:

  • по выработке и реализации государственной политики и
  • нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также
  • по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере (п. 1).

Положением о Росархиве установлено, что он разрабатывает и утверждает нормативные документы в сфере делопроизводства и архивного дела, в т.ч. правила делопроизводства в государственных органах (подп. 3 п. 6), примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (подп. 5 п. 6) и ряд других документов.

На протяжении 2017 года велась разработка Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях и в конце 2017 – начале 2018 года она прошла широкое обсуждение:

  • в конкретных государственных организациях (в таких, как ФБУ «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», ФКУ «Государственный архив Российской Федерации», Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, ФГУП «Почта России», АО «Гознак» и др.),
  • а также в профессиональной среде (проект документа был размещен на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов http://regulation.gov.ru/).

В итоге Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях была утверждена приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 и зарегистрирована в Минюсте России 17.08.2018 (регистрационный № 51922) 1. Она вступила в силу 31.08.2018.

На кого распространяется

В самом названии нового нормативного правового акта указано, на кого он распространяется. Но в отечественном законодательстве нет определения «государственная организация». На практике это понятие как собирательное употребляется применительно к организациям различных организационно-правовых форм. Основным признаком, позволяющим относить организации к категории государственных, является государственная собственность на имущество организации.

При разработке Примерной инструкции подразумевалось, что к государственным организациям 2 относятся:

1) коммерческие – государственные унитарные предприятия, представленные предприятиями двух видов:

  • унитарные предприятия, основанные на праве хозяйственного ведения: федеральное государственное предприятие и государственное предприятие субъекта Российской Федерации;
  • унитарные предприятия, основанные на праве оперативного управления: федеральное казенное предприятие, казенное предприятие субъекта Российской Федерации;

2) некоммерческие:

  • федеральные бюджетные учреждения, бюджетные учреждения субъектов Российской Федерации (создаваемые для осуществления полномочий в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты, занятости населения, физической культуры и спорта, а также в иных сферах);
  • государственные корпорации и компании;
  • публично-правовые компании;
  • государственные внебюджетные фонды: Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;
  • автономные учреждения, созданные РФ, субъектом РФ для выполнения работ, оказания услуг в целях осуществления полномочий органов госвласти в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, СМИ, соцзащиты, занятости населения, физкультуры и спорта и пр.

Хозяйственные общества (акционерные компании), являющиеся коммерческими организациями, 100% акций которых принадлежит государству, под действие Примерной инструкции также подпадают.

Для перечисленных выше организаций новая Примерная инструкция является обязательной. Все остальные организации – негосударственные – вправе самостоятельно решать, применять ее или нет.

Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с организационно-распорядительными документами (ОРД) независимо от вида носителя (бумажного и электронного) путем регламентации правил:

  • подготовки документов,
  • технологий работы с ними,
  • организации их текущего хранения и
  • подготовки к передаче в архив организации.

Таким образом, положения Примерной инструкции для государственных организаций должны (а для остальных могут) лечь в основу конкретных Инструкций по делопроизводству этих организаций. Однако заметьте, в разделе I «Общие положения» Примерной инструкции отмечается, что особенности работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иные виды конфиденциальной информации) должны регулироваться отдельными локальными нормативными актами (ЛНА), утверждаемыми руководителем организации: это может быть, например, Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, Положение о защите персональных данных работников, Положение (порядок) о предоставлении служебной информации контрагентам и средствам массовой информации и другие ЛНА.

Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности в государственных организациях (далее – организации). На основе нее они должны разработать и утвердить своим руководителем как минимум индивидуальную Инструкцию по делопроизводству всей организации (она может дополнять положения Примерной инструкции). А в филиалах и обособленных структурных подразделениях могут быть введены свои инструкции, дополняющие индивидуальную Инструкцию по делопроизводству организации (п. 1.12 и 1.13).

Не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции и правила работы с документами в системе электронного документооборота (СЭД) и в иных информационных системах (ИС) организации (п. 1.14).

Ответственность за документы организации

Установление ответственности за документацию организации – важная часть нормативного регулирования в сфере делопроизводства. Этот вопрос рассматривается в разделе I «Общие положения» Примерной инструкции.

Служба делопроизводства организации определяется как структурное подразделение, ответственное:

  • за ведение делопроизводства организации и
  • его...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Новый методический документ о контроле в сфере архивного дела (часть 2)

Росархив утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. Во второй части статьи, которую публикуем в этом номере журнала, мы систематизировали в табличной форме, какие документы можно предъявить при проверке, чтобы доказать соблюдение обязательных требований законодательства об архивном деле и правил работы с НТД.

Закон о русском языке: что изменилось?

Последние изменения в законе «О государственном языке Российской Федерации» преподносятся как установленный запрет иностранных заимствований в официальных документах, розничной торговле и др. Давайте разбираться, что и в каких сферах запретили. На какие словари можно ориентироваться и чего ждать дальше.

Кто и как проверяет ведение делопроизводства нотариусами

Делопроизводство у нотариусов поставили на реальный контроль. Например, новичков после 1-го года работы обязательно проверят, а у всех остальных ведение делопроизводства планируют проверять 1 раз в 4 года, есть и другие «интересности».

Новый методический документ о контроле в сфере архивного дела (часть 1)

Росархив утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. Объясняем, что такое «региональный контроль», как подготовиться к возможным внешним документальным проверкам (и как в этом поможет новое Руководство – фактически оно по пунктам перечисляет, какие требования из каких нормативных документов будут проверяться).

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?

Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика. Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».