Top.Mail.Ru

Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (часть 1)

Один из разработчиков этого документа объясняет его основные положения. Для каких организаций он обязателен? Работу с какой частью своей документации они должны вести в соответствии с ним? Как он регулирует ответственность работников за документы? В целом он соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016, но конкретизирует некоторые положения стандарта: про бланки документов, используемые шрифты и гербы, подготовку и оформление отдельных видов документов, процедуру согласования, про подписание, даны примерные перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью.
Начало статьи. Окончание в № 11 / 2018
Начало статьи. Окончание в № 11 / 2018

В 2016 году Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» было утверждено Положение о Федеральном архивном агентстве (Росархиве), в соответствии с которым Росархив получил функции:

  • по выработке и реализации государственной политики и
  • нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также
  • по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере (п. 1).

Положением о Росархиве установлено, что он разрабатывает и утверждает нормативные документы в сфере делопроизводства и архивного дела, в т.ч. правила делопроизводства в государственных органах (подп. 3 п. 6), примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (подп. 5 п. 6) и ряд других документов.

На протяжении 2017 года велась разработка Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях и в конце 2017 – начале 2018 года она прошла широкое обсуждение:

  • в конкретных государственных организациях (в таких, как ФБУ «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», ФКУ «Государственный архив Российской Федерации», Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, ФГУП «Почта России», АО «Гознак» и др.),
  • а также в профессиональной среде (проект документа был размещен на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов http://regulation.gov.ru/).

В итоге Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях была утверждена приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 и зарегистрирована в Минюсте России 17.08.2018 (регистрационный № 51922) 1. Она вступила в силу 31.08.2018.

На кого распространяется

В самом названии нового нормативного правового акта указано, на кого он распространяется. Но в отечественном законодательстве нет определения «государственная организация». На практике это понятие как собирательное употребляется применительно к организациям различных организационно-правовых форм. Основным признаком, позволяющим относить организации к категории государственных, является государственная собственность на имущество организации.

При разработке Примерной инструкции подразумевалось, что к государственным организациям 2 относятся:

1) коммерческие – государственные унитарные предприятия, представленные предприятиями двух видов:

  • унитарные предприятия, основанные на праве хозяйственного ведения: федеральное государственное предприятие и государственное предприятие субъекта Российской Федерации;
  • унитарные предприятия, основанные на праве оперативного управления: федеральное казенное предприятие, казенное предприятие субъекта Российской Федерации;

2) некоммерческие:

  • федеральные бюджетные учреждения, бюджетные учреждения субъектов Российской Федерации (создаваемые для осуществления полномочий в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты, занятости населения, физической культуры и спорта, а также в иных сферах);
  • государственные корпорации и компании;
  • публично-правовые компании;
  • государственные внебюджетные фонды: Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;
  • автономные учреждения, созданные РФ, субъектом РФ для выполнения работ, оказания услуг в целях осуществления полномочий органов госвласти в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, СМИ, соцзащиты, занятости населения, физкультуры и спорта и пр.

Хозяйственные общества (акционерные компании), являющиеся коммерческими организациями, 100% акций которых принадлежит государству, под действие Примерной инструкции также подпадают.

Для перечисленных выше организаций новая Примерная инструкция является обязательной. Все остальные организации – негосударственные – вправе самостоятельно решать, применять ее или нет.

Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с организационно-распорядительными документами (ОРД) независимо от вида носителя (бумажного и электронного) путем регламентации правил:

  • подготовки документов,
  • технологий работы с ними,
  • организации их текущего хранения и
  • подготовки к передаче в архив организации.

Таким образом, положения Примерной инструкции для государственных организаций должны (а для остальных могут) лечь в основу конкретных Инструкций по делопроизводству этих организаций. Однако заметьте, в разделе I «Общие положения» Примерной инструкции отмечается, что особенности работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иные виды конфиденциальной информации) должны регулироваться отдельными локальными нормативными актами (ЛНА), утверждаемыми руководителем организации: это может быть, например, Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, Положение о защите персональных данных работников, Положение (порядок) о предоставлении служебной информации контрагентам и средствам массовой информации и другие ЛНА.

Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности в государственных организациях (далее – организации). На основе нее они должны разработать и утвердить своим руководителем как минимум индивидуальную Инструкцию по делопроизводству всей организации (она может дополнять положения Примерной инструкции). А в филиалах и обособленных структурных подразделениях могут быть введены свои инструкции, дополняющие индивидуальную Инструкцию по делопроизводству организации (п. 1.12 и 1.13).

Не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции и правила работы с документами в системе электронного документооборота (СЭД) и в иных информационных системах (ИС) организации (п. 1.14).

Ответственность за документы организации

Установление ответственности за документацию организации – важная часть нормативного регулирования в сфере делопроизводства. Этот вопрос рассматривается в разделе I «Общие положения» Примерной инструкции.

Служба делопроизводства организации определяется как структурное подразделение, ответственное:

  • за ведение делопроизводства организации и
  • его...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.