Анализ нормативной базы по делопроизводству в организации – работа над ошибками

Какие локальные нормативные акты организации обычно регламентируют работу с бумажными и электронными оригиналами и копиями документов, в т.ч. в СЭД. Как их анализировать – даем перечень распространенных ошибок, который поможет и вам вычистить их в регламентирующих документах своей организации. Зачем и как конструировать матрицу ответственности и пользовательские инструкции (в дополнение к руководству пользователя СЭД).

Информационно-документационное обеспечение является важнейшей обслуживающей функцией как управленческой, так и любой другой деятельности организации. От того, как организована работа с документами, во многом зависит результативность работы организации. Для работников компании важно:

  • вовремя быстро найти не просто нужный документ, но и всю совокупность взаимосвязанных документов;
  • оперативно дать поручения по документу и назначить исполнителей;
  • максимально сократить время на доведение документа до исполнителя;
  • не затрачивая больших усилий, проконтролировать выполнение документов и поручений;
  • в максимально сжатые сроки подготовить протокол совещания;
  • обеспечить сохранность документов, образовавшихся в деятельности организации.

Что стоит анализировать

Правила работы с документами устанавливаются нормативными документами организации, или, как их называют, – локальными нормативными актами 1. В составе ЛНА, регулирующих работу с документами, центральное место занимает Инструкция по делопроизводству. Наряду с ней в организации могут быть и другие нормативные документы (например, правила, инструкции, положения, порядки) по конфиденциальному делопроизводству, по организации работы с договорами, альбомы унифицированных форм и др. Все они в совокупности составляют нормативную базу делопроизводства организации.

Если в организации возникает необходимость сделать работу с документами более эффективной, начинать нужно именно с анализа нормативной базы по делопроизводству, а для этого нужно:

  • выявить весь комплекс документов, регламентирующих работу с документами;
  • провести анализ этих документов на предмет их соответствия законодательным и иным нормативным правовым актам (федеральным и, если такие есть, региональным и отраслевым);
  • проверить, знают ли работники организации нормативные документы по делопроизводству, и при необходимости обучить работников правилам работы с документами.

Многие организации в работе с документами применяют системы электронного документооборота 2, поэтому выявляя ЛНА по делопроизводству, ни в коем случае нельзя оставлять в стороне нормативные документы, регламентирующие работу в СЭД. Как правило, это руководства по работе в СЭД, пользовательские инструкции, регламенты, порядки, устанавливающие общие правила работы в системе и/или ориентированные на отдельные категории пользователей в соответствии с ролевой моделью.

При анализе ЛНА по делопроизводству этот комплекс документов нельзя упускать, и первое, на что нужно обратить внимание, – согласованы или нет положения, например, Инструкции по делопроизводству, с нормативными документами, регулирующими работу в СЭД. Не должно быть так, что в Инструкции по делопроизводству устанавливаются одни правила, а при работе в системе полагается действовать по-другому. Напомним, что в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях есть положение о том, что правила работы с документами в СЭД организации и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции 3. В равной мере это положение относится ко всем ЛНА, регламентирующим работу с документами.

Далее разделим весь объем интересующих нас ЛНА на две группы и поясним для каждой из них, на что стоит обратить внимание при анализе:

  1. ЛНА, устанавливающие общие правила работы, независимо от применяемой технологии.
  2. ЛНА, регламентирующие работу с документами в СЭД.

На что обратить внимание при анализе ЛНА по делопроизводству

Нужно выявить все ЛНА организации, регламентирующие работу с документами. Их можно разделить на несколько групп:

  • ЛНА организационные:
    • приказ о распределении обязанностей между руководством (может называться приказом о делегировании полномочий),
    • приказы о назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, о назначении лиц, имеющих право свидетельствовать верность копий документов, заверять документы печатью и др.,
    • положения о структурных подразделениях, в т.ч. о службе делопроизводства,
    • должностные инструкции работников организации, в т.ч. работников службы делопроизводства;
  • ЛНА технологические:
    • Инструкция по делопроизводству и
    • другие ЛНА, регламентирующие работу с документами, а именно: создание документов (документирование), организацию документо­оборота, организацию текущего хранения документов, использование документов в деятельности организации;
  • ЛНА справочного типа – классификаторы и справочники информации и документов, применяемые на различных этапах работы с документами:
    • для организации документооборота (например, номенклатура дел организации) и
    • для организации хранения документов в составе документального фонда.

Эта группа ЛНА может применяться в СЭД как часть ее информационного обеспечения.

В данной статье мы будем говорить о тех ЛНА, которые относятся к технологической группе. Это именно те документы, которые регламентируют управление документами на всех этапах их жизненного цикла от создания или поступления документов из других организаций до завершения работы с ними, включения в дела и, в конечном счете, выделения к уничтожению или передачи на дальнейшее хранение в архив.

Основным документом этой группы является Инструкция по делопроизводству. Нужно отметить, что состав ЛНА, относящихся к этой группе, законодательством не регламентирован. Установлено лишь, что в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных организациях разрабатывается Инструкция по делопроизводству 4. Это не исключает того, что отдельные участки работы с документами могут регулироваться отдельными ЛНА, например порядок изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов организации может регулироваться отдельным нормативным документом, а может быть разделом Инструкции по делопроизводству. В рамках данной статьи будем исходить из того, что все основные правила, регламентирующие работу с документами в организации, содержатся в Инструкции по делопроизводству. Итак, на какие ее положения нужно обратить внимание?

1. Необходимость актуализации ссылок на нормативные документы, послужившие основанием для разработки Инструкции по делопроизводству. До сих пор в действующих ЛНА в организациях можно встретить ссылки на нормативные документы, давно утратившие силу, например:

  • на Государственную систему документационного обеспечения управления 1988 г. (вместо этого документа сейчас действуют нормативные документы, уже упоминавшиеся в статье: Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления 5 и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях 6) или
  • на ГОСТ Р 6.30-2003 (вместо него действует ГОСТ Р 7.0.97-2016 7);
  • до сих пор можно встретить...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота

Автор статьи прошла все этапы внедрения СЭД в Тверском отделении Пенсионного фонда РФ и делится своим опытом: в каком порядке нужно действовать (что проанализировать перед запуском проекта, что важно сделать на этапах тестовой и опытной эксплуатации СЭД), кого привлечь, какие материалы и документы оформить. Опубликованы маршруты движения приказов по основной деятельности, исходящих писем, служебных записок, входящих документов и описание действий с ними пользователей СЭД – эти наглядные схемы работают как памятки. Показаны примеры приказов о проведении тестовой, опытной эксплуатации СЭД и ее внедрении в постоянную эксплуатацию. Приведен фрагмент Положения о рабочей группе, где описаны ее задачи и функции по внедрению СЭД.

Организация работы с персональными данными службой делопроизводства

Изменения Закона о персональных данных – это повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Что стоит сделать службе делопроизводства совместно с кадровой службой: какие приказы и ЛНА проверить, какие формы документов утвердить (опубликовали образцы новой разновидности согласия (на распространение персданных) и отзыва согласия). Описана современная лучшая практика работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных: кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив). Сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных (с примером отражения в номенклатуре дел и оптимальной систематизацией документов внутри дела).

Как заставить исполнителей правильно оформлять письма

Автор описала методы, при помощи которых даже самых упорствующих исполнителей удалось обучить правильному оформлению служебных писем. Про обучающие семинары, шаблоны документов в Word, краткие памятки с примерами знают все. Вашей коллеге удалось реализовать и более оригинальные методы, чтобы «достучаться» до исполнителей в подведомственных организациях, грамотно подключив к решению этой задачи административный ресурс. Вы тоже можете воспользоваться этими приемами.

Внутренние коммуникации

Это системный взгляд на внутренние коммуникации опытного управленца и документоведа: какие-то из перечисленных способов родом из советского министерского прошлого, другие навеяны бурным развитием информационных технологий и дистанционным характером работы последних лет. Выявлены «плюсы» и «минусы» различных способов коммуникации (с обозначением методов лечения «минусов»). Перечислены используемые виды документов и программы, от чего зависит их выбор.

Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003

Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении организационно-распорядительных документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в правилах оформления оставшихся (там достаточно много корректировок). Так вам будет легче оценить, какие нововведения следует внести в правила составления документов вашей организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в силу 1 июля 2018 года. Поясним, что в нем только что изменилось по сравнению с первоначальной редакцией, утвержденной еще в декабре 2016 года.

Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота

Автор статьи прошла все этапы внедрения СЭД в Тверском отделении Пенсионного фонда РФ и делится своим опытом: в каком порядке нужно действовать (что проанализировать перед запуском проекта, что важно сделать на этапах тестовой и опытной эксплуатации СЭД), кого привлечь, какие материалы и документы оформить. Опубликованы маршруты движения приказов по основной деятельности, исходящих писем, служебных записок, входящих документов и описание действий с ними пользователей СЭД – эти наглядные схемы работают как памятки. Показаны примеры приказов о проведении тестовой, опытной эксплуатации СЭД и ее внедрении в постоянную эксплуатацию. Приведен фрагмент Положения о рабочей группе, где описаны ее задачи и функции по внедрению СЭД.

Как заставить исполнителей правильно оформлять письма

Автор описала методы, при помощи которых даже самых упорствующих исполнителей удалось обучить правильному оформлению служебных писем. Про обучающие семинары, шаблоны документов в Word, краткие памятки с примерами знают все. Вашей коллеге удалось реализовать и более оригинальные методы, чтобы «достучаться» до исполнителей в подведомственных организациях, грамотно подключив к решению этой задачи административный ресурс. Вы тоже можете воспользоваться этими приемами.

Внутренние коммуникации

Это системный взгляд на внутренние коммуникации опытного управленца и документоведа: какие-то из перечисленных способов родом из советского министерского прошлого, другие навеяны бурным развитием информационных технологий и дистанционным характером работы последних лет. Выявлены «плюсы» и «минусы» различных способов коммуникации (с обозначением методов лечения «минусов»). Перечислены используемые виды документов и программы, от чего зависит их выбор.