Авторы делятся своей методикой обследования документооборота организации для внедрения СЭД, которая обкатана уже более чем на 60 проектах.
В этой статье показано, как можно провести аудит документооборота путем опроса ключевых сотрудников организации: как определить границы проекта, выбрать нужных людей для интервьюирования, как документально зафиксировать результаты, как сразу структурировать собираемую информацию, чтобы легче было выявить существующие алгоритмы работы с документами и потом привести их к эталонной модели документооборота.
Методика подготовки предприятия к внедрению СЭД
Предпроектная подготовка документооборота организации к внедрению комплекса информационных систем и сервисов, которые будут обслуживать систему управления документами, – обязательная работа, предшествующая технической настройке информационных систем.
Однако в классической теории управления документами методика предпроектной подготовки документооборота предприятия к внедрению информационных систем отсутствует. Она до сих пор не разработана и компаниями, специализирующимися на производстве и внедрении систем электронного документооборота (СЭД). Скорее можно говорить о консалтинговой практике у производителей программных продуктов (вендоров), основной недостаток их подхода заключается в направленности вендора на внедрение именно своего программного продукта, а не на решение задачи рационализации документооборота заказчика.
К разработке единой методики предпроектной подготовки документооборота предприятия к внедрению информационных систем приступила и наша экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт» при участии Межрегиональной общественной организации «Союз ИТ-директоров» (МРОО «СоДИТ») в рамках работы над проектом национального стандарта ГОСТ Р «Эталонная модель цифрового документооборота организации» (приказ Росстандарта от 01.11.2022 № 2726). Описанная далее в статье методика была применена и обкатана в более чем 60 проектах и, на наш взгляд, доказала свою результативность.
Наши исследования показали, что 3 из 4 обследованных предприятий имеют критичный уровень риска для документных процессов. Такие показатели говорят о том, что действующие документные процессы снижают эффективность деловой деятельности предприятия:
- определяющее воздействие на деловые операции имеет «человеческий фактор»;
- критичные ошибки:
- дублирование документов,
- невозможность быстрого поиска или потеря документов,
- превышение допустимого времени на обработку документов, неэффективное использование рабочего времени,
- ошибки в оформлении документов.
В совокупности перечисленные ошибки приводят к нарушению необходимых свойств и качеств документов, в результате чего документы перестают выполнять те цели, ради которых они были созданы.
Необходимость рационализации документооборота очевидна. Предприятиям нужна простая и понятная методика обследования документооборота и проектирования целевой...
