В составе нормативной документации организации особое место занимают локальные нормативные акты (далее – ЛНА) по управлению электронными документами в текущей (оперативной) деятельности и при организации их архивного хранения.
Архивные Правила 2023 года 1 в п. 131 прямо говорят о том, что порядок хранения электронных архивных документов регулируется:
устанавливающими требования:
Нормативные документы, регламентирующие ведение делопроизводства в организациях 2, не содержат аналогичных положений. Организация работы с электронными документами в текущей деятельности предприятия регулируется Инструкцией по делопроизводству, но она не закрывает всех проблем, которые могут возникнуть при работе с электронными документами, поэтому и в текущей деятельности организации может возникнуть необходимость разработки дополнительных ЛНА. Дополнительного нормативного регулирования требуют, например:
Каждая организация стремится максимально регламентировать внутреннюю деятельность, чтобы, насколько это возможно, минимизировать внешние и внутренние риски, повысить уровень упорядоченности деятельности.
Состав ЛНА не регламентирован. Каждая организация сама решает, какие нормативные документы ей нужны.
Рассмотрим, как и на основании чего могут быть разработаны ЛНА, регулирующие отдельные процессы управления электронными документами, образующимися в деятельности организации и/или находящимися на хранении в архиве организации.
Напомним, что в нормативных правовых актах, регулирующих делопроизводство и архивное дело, положения по управлению и хранению электронных документов представлены не полно, а порой фрагментарно, поэтому организации сталкиваются с серьезными проблемами при разработке необходимых ЛНА. И основной проблемой, как правило, является проблема источников, содержащих апробированные, достоверные и надежные положения, практическое применение которых на локальном уровне будет действительно эффективным.
В связи с этим напомним, что у нас в стране имеется комплекс национальных стандартов, регламентирующих различные процессы управления документами. Вот некоторые из них:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
К какому виду документов (локальных нормативных актов) относится Политика в области качества? Требуется ли обязательное издание приказа об утверждении и введении ее в действие? Каковы установленные требования к порядку ее оформления?
В организации имеется ряд локальных нормативных актов, которые более 10 лет не актуализировались. Можно ли приказом общества придать им статус «справочный / рекомендательный»?
Как регистрировать утвержденные ЛНА: возможные варианты, их плюсы и минусы. Как систематизировать и хранить ЛНА (в частности, как формировать в дела документы, утвержденные распорядительными документами и непосредственно подписью руководителя в грифе; что разбивать на тома, а что выделять в части дела – это поможет хранить объемные ЛНА в 100 и более страниц). Как вносить изменения в процессе использования ЛНА. Как отслеживать изменения и версии документов.
Все ЛНА (стандарты, положения, инструкции и т.д.) хранятся в одном структурном подразделении (централизованно). Каждый изданный ЛНА в отдельное дело не формируется и по направлениям деятельности тоже не формируется. Из-за большого количества документов (каждого вида более 400) все ЛНА сформированы в дела по видам. В номенклатуре дел это выглядит так, как показано в Таблице 1: Каким образом происходит ежегодное закрытие номенклатуры дел при таком объеме ЛНА (что указывается в третьей графе «Количество дел»): – указываются только отмененные ЛНА за год? по количеству каждого отдельного ЛНА или томов? – надо ли указывать остальные неотмененные ЛНА как переходящие, и если да, то каким образом?
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).
Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.
Как отразить в номенклатуре дел электронные оригиналы, копии и проекты документов? Что делать с гибридными делами, в которых есть и бумажные, и электронные документы? Как зафиксировать локализацию документов: в своих и чужих информационных системах, на своем сервере и на компьютерах работников? Сначала рассказываем о правилах, закрепленных в нормативных документах (они достаточно скудны), а потом показываем примеры – как это делается на практике.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
