На основании какой нормативно-методической базы и каких ГОСТов разрабатывать ЛНА по работе с электронными документами.
На что опираться при разработке ЛНА по конвертации / миграции электронных документов. Как его назвать: когда это будет инструкция, а когда регламент или положение, порядок. Какие вопросы необходимо регламентировать. Какие разделы включить.
В составе нормативной документации организации особое место занимают локальные нормативные акты (далее – ЛНА) по управлению электронными документами в текущей (оперативной) деятельности и при организации их архивного хранения.
Архивные Правила 2023 года 1 в п. 131 прямо говорят о том, что порядок хранения электронных архивных документов регулируется:
- законодательством Российской Федерации,
- локальными нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления, организации,
устанавливающими требования:
- к обеспечению сохранности электронных архивных документов;
- поддержанию юридической значимости в течение установленных сроков хранения;
- разграничению прав доступа к электронным архивным документам;
- порядку приема-передачи электронных архивных документов;
- использованию электронных архивных документов;
- использованию электронной подписи при архивном хранении.
Нормативные документы, регламентирующие ведение делопроизводства в организациях 2, не содержат аналогичных положений. Организация работы с электронными документами в текущей деятельности предприятия регулируется Инструкцией по делопроизводству, но она не закрывает всех проблем, которые могут возникнуть при работе с электронными документами, поэтому и в текущей деятельности организации может возникнуть необходимость разработки дополнительных ЛНА. Дополнительного нормативного регулирования требуют, например:
- процессы использования электронной подписи в работе с документами:
- виды электронной подписи, применяемые в организации;
- виды документов, создаваемых в форме электронных документов и подписываемых электронной подписью того или иного вида;
- учет и хранение ключевых носителей электронной подписи;
- аннулирование ключей электронных подписей и др.;
- процессы оцифровки (сканирования) документов, конвертации или миграции 3 документов при смене форматов электронных документов или переносе электронных документов из одной программно-аппаратной среды в другую.
Каждая организация стремится максимально регламентировать внутреннюю деятельность, чтобы, насколько это возможно, минимизировать внешние и внутренние риски, повысить уровень упорядоченности деятельности.
Состав ЛНА не регламентирован. Каждая организация сама решает, какие нормативные документы ей нужны.
На основании чего разрабатывать ЛНА по работе с электронными документами
Рассмотрим, как и на основании чего могут быть разработаны ЛНА, регулирующие отдельные процессы управления электронными документами, образующимися в деятельности организации и/или находящимися на хранении в архиве организации.
Напомним, что в нормативных правовых актах, регулирующих делопроизводство и архивное дело, положения по управлению и хранению электронных документов представлены не полно, а порой фрагментарно, поэтому организации сталкиваются с серьезными проблемами при разработке необходимых ЛНА. И основной проблемой, как правило, является проблема источников, содержащих апробированные, достоверные и надежные положения, практическое применение которых на локальном уровне будет действительно эффективным.
В связи с этим напомним, что у нас в стране имеется комплекс национальных стандартов, регламентирующих различные процессы управления документами. Вот некоторые из них:
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»;
- ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь»;
- ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами....
