Гиперссылка как инструмент навигации по нормативным документам организации

Наличие гиперссылок в официальном документе, тем более в нормативном документе организации (далее – НД), было принято мною не сразу. Видимо, сказывалась приверженность к бумажным документам:

• официальный стиль должен быть единообразен, т.е. никаких лишних подчеркиваний, мешающих восприятию текста;
• цветными могут быть только логотип на бланке организации, а также рисунки и схемы, используемые в качестве приложений;
• ни в одном законодательном акте напрямую не оговаривается применение гиперссылок.

Но со временем, когда использование электронного документа стало приоритетным, а в ряде процессов единственно возможным, появился вопрос, как сделать работу с электронными НД для работников удобнее.

В бумажном НД в целях поиска наиболее важной для работы информации (главы, параграфа, приложения) работники в нужном месте приклеивают на лист стикер, на котором указывают, что именно отметили, где это находится, а в электронном НД самым простым средством организовать похожую навигацию оказались гиперссылки.

Далее рассмотрим алгоритм работы на примере наиболее распространенного сегодня текстового редактора Word из пакета Microsoft Office (для примеров в статье использовалась версия «Профессиональная плюс» 2019 года).

Если у вас более ранняя версия Word, то скорее всего окна программы будут аналогичны. Если версия совсем старая (например, отсутствует вкладка «Ссылки» и/или другие инструменты), то поищите информацию в справке к вашей версии по темам «оглавление» и «гиперссылки».

Если ваша компания перешла на отечественное офисное программное обеспечение, например «МойОфис» или «R7-Офис», то у них тоже есть все рассматриваемые в статье возможности работы с гиперссылками, подробности также можно почитать в справках к данным ПО, например:

• в текстовом редакторе «МойОфис Текст» (стандартный, версия 2.3) инструменты «Оглавление» и «Ссылки» находятся во вкладке «Вставка»,
• а у «R7-Офис Документ» (профессиональная десктопная версия 7.2.2.36) – во вкладке «Ссылки».

Оглавление – система автоматических гиперссылок

Независимо от объема НД, рекомендуем оформлять для него оглавление, т.к. оно помогает работникам определить, из каких тем (глав, параграфов, приложений) состоит НД и где они находятся.

Оглавление в Word основано на заголовках документа, т.е. каждый заголовок, который необходимо вынести в оглавление, должен иметь соответствующий стиль:

1. Выделяем заголовок, во вкладке «Главное» в окне «Стили» для текста выбираем «Заголовок 1», «Заголовок 2» или «Заголовок 3» и т.п., чтобы установить необходимый уровень заголовка (см. «1» на Рисунке 1).
2. Есть легкий способ настройки стиля изображения заголовка:
   • сначала форматируете его привычным «ручным» способом в тексте документа для первого заголовка;
   • потом данное форматирование присваиваете стилю в библиотеке:
     • нажимаем на значок со стрелочкой в правом углу окна «Стили» («2» на Рисунке 1);
     • во всплывающем меню выбираем нужный стиль, например «Заголовок 1», нажимаем на треугольник в конце названия стиля («3»);
     • в открывшемся меню выбираем строку «Обновить “Заголовок 1” в соответствии с выделенным фрагментом» («4»);
   • тогда все последующие заголовки этого уровня вручную форматировать уже не придется: набираете текст, выделяете его, выбираете в библиотеке нужный уже настроенный вами стиль.

Элементы оглавления сами по себе не являются гиперссылками, но их можно таковыми сделать! Тогда пользователю не придется, глядя на страницу необходимого ему раздела, переходить на нее вручную – если он смотрит документ в Word`е, то просто «кликает» по нужному заголовку и программа сама его туда «быстро телепортирует» :) Для этого составителю НД нужно сделать следующее при автоматическом «собирании оглавления»:

1. Когда НД создан и всем его разделам присвоены стили заголовков, формируем оглавление. В готовом НД выбираем место, где разместим его – лучше в начале, ставим туда курсор.
2. Заходим во вкладку «Ссылки», нажимаем инструмент «Оглавление», далее внизу выбираем строку «Настраиваемое оглавление» (см. «1» и «2» на Рисунке 2).
3. В открывшемся окне «Оглавление» в области «Образец веб-документа» обязательно устанавливаем галочку напротив «Гиперссылки вместо номера страницы» (см. «3» там же).
   Не забудьте при этом сделать настройки для печатного НД, если будете документ распечатывать, чтобы в оглавлении появились страницы («4»), и другие настройки, связанные с уровнями заголовков в оглавлении, шрифтом и интервалами.
4. Оглавление лучше собирать автоматически через любое «Автособираемое оглавление» («5»), т.к. такой способ экономит значительную часть времени. При желании, можно его собрать и в ручном режиме через «Ручное оглавление» («6»), но в таком случае все заголовки и настройки гиперссылок на них придется добавлять также вручную (настройку гиперссылок в ручном режиме см. дальше по тексту).

Если после формирования оглавления документ продолжает изменяться, то потом вручную обязательно обновите его:

1. Кликаете по оглавлению, далее нажимаете на появившуюся сверху кнопку «Обновить таблицу».
2. В открывшемся меню выбираете «Обновить только номера страниц» (если изменился объем НД) или «Обновить целиком» (если изменились еще и наименования заголовков).

Внутренняя гиперссылка

Данный вид гиперссылки связывает разные участки текста внутри одного документа:

• если выше мы показывали, как сделать все оглавление системой гиперссылок (хотя гиперссылку можно установить и на отдельный заголовок),
• то сейчас расскажем, как выбранный фрагмент текста (например, словосочетание, термин, абзац, название таблицы, рисунка, схемы) можно сделать ссылкой, по которой пользователь «телепортируется» в конкретный раздел или другое место документа, на которое предварительно необходимо установить закладку.

Как сделать закладку:

1. Выделяем место, на которое нужно установить закладку (см. «1» на Рисунке 3) – сюда будет происходить «телепортация» пользователя.
   Далее во вкладке верхнего меню «Вставка» нажимаем на инструмент «Ссылка» и потом на инструмент «Закладка» («2» на Рисунке 3).
2. Вставить гиперссылку, т.е. определить место, откуда будет происходить «телепортация», можно разными способами:
   • сначала выделяем нужный фрагмент текста («1» на Рисунке 4),
   • а затем:
     • заходим во вкладку верхнего меню «Вставка» и нажимаем на инструмент «Ссылка», далее выбираем инструмент «Ссылка» («3» на Рисунке 3) либо
   • «щелкаем» правой кнопкой «мышки» и во всплывающем меню выбираем пункт «Ссылка» («2» на Рисунке 4).
3. В результате перед нами появится окно «Вставка гиперссылки», в нем переходим в раздел «Место в документе» («3» на Рисунке 4) и выбираем нужный заголовок или закладку («4» на Рисунке 4), на который ссылка должна «телепортировать» пользователя, нажимаем «ОК» («5»). Если необходимого заголовка или закладки вы здесь не видите, то вернитесь к настройке стиля заголовка или установке закладки.

Кстати, если у вас на компьютере более устаревшая версия Word`а, то во вкладке «Вставка» вместо общего инструмента «Ссылки» (как на Рисунке 3) могут быть отдельные инструменты «Закладка» и «Гиперссылка» (тогда пользуйтесь ими).

Например, таким же образом можно настроить в колонтитуле возврат к содержанию из любого места НД (см. Рисунок 5).

Внешняя гиперссылка

Данный вид гиперссылки связывает документ с другими электронными документами и ресурсами (сайтами, электронной почтой). Она настраивается аналогично внутренней ссылке (шаги 1–2 алгоритма), только на шаге 3:

• вместо раздела «Место в документе» выбираем «Файлом, веб-страницей» («1» на Рисунке 6) или «Электронная почта» («2» там же), и
• в соответствующем поле указываем необходимый адрес, предварительно его скопировав в источнике («3»);
• не забываем нажимать «ОК» («4»).

Например, таким образом можно настроить ссылку в заключительных положениях на электронные ресурсы, где будет размещен НД (Рисунок 7). Тогда при копировании этого вордовского документа, где бы он потом ни находился, всегда можно будет перейти по этой гиперссылке на его актуальную версию в месте официальной публикации.

Можно ссылаться и на другие нормативные документы организации или, к примеру, на памятки и шаблоны документов – практически на все, что упоминается в текущем НД и находится в других файлах.

В каком формате размещать НД

В каком формате размещать НД, чтобы гиперссылки остались рабочими? В общем доступе на корпоративном портале или внутреннем сетевом диске компании рекомендуем размещать НД:

• преобразованный в формат PDF (многие СЭД обеспечивают данную функцию) и
• подписанный электронной подписью (лучше усиленной квалифицированной).

Тогда вы обеспечите выполнение 3 задач:

• защитите документ от изменений,
• сохраните его юридическую значимость,
• а также активность гиперссылок.

Если СЭД, внедренная в вашей организации, не обладает возможностями преобразования в PDF, или СЭД отсутствует, то можно вручную пересохранить электронный итоговый документ в Word из оригинального текстового формата в формат PDF. Для этого:

1. В верхнем меню выберите «Файл», далее «Сохранить как».
2. В открывшемся окне вы установите местоположение и имя файла. В поле «Тип файла» нужно выбрать вариант «PDF (*.pdf)».

Однако такой документ (не подписанный ЭП) будет полезен только для внутренней текущей работы и не имеет юридической значимости.

НД можно разместить и в исходном формате (doc, rtf). Гиперссылки останутся активными, но не будет защиты от изменений и подтверждения юридической значимости.

В любом случае, решение о формате НД для размещения на внутрикорпоративных электронных ресурсах принимает человек, ответственный за данную работу, при этом ему следует руководствоваться нормативными документами организации.