Если в вашей организации осуществляется нормоконтроль качества составления и оформления документов, соблюдаются сроки исполнения поручений руководителей, а документы хранятся в течение установленных сроков, то надеемся, что нормативные правовые акты в сфере делопроизводства и архивного дела вы все-таки применяете... и применяете непосредственно, без учета особенностей деятельности вашей организации.
При большой загрузке службы делопроизводства / делопроизводителя разработку Инструкции по делопроизводству можно запланировать на следующий год как проект с привлечением сторонней профессиональной организации. Но вы многое можете сделать и сами, отталкиваясь от существующих нормативных документов, например:
-
Государственные организации в качестве примера используют Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) с поправкой на новый ГОСТ Р 7.0.97-2025;
- Государственные органы и органы местного самоуправления (и учреждаемые ими организации) должны руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199).
Если ваша организация является негосударственной, то рекомендуем сначала выявить критические точки в работе с документами, в которых необходим и актуален нормоконтроль, и начать именно с их регламентации в локальных нормативных актах (ЛНА). Такими критическими точками и соответствующими первоочередными ЛНА могут быть:
Таблица 1. Что стоит регламентировать в первую очередь
Что регламентировать |
Какие ЛНА разработать и на какие документы можно опереться |
Составление и оформление организационно-
распорядительных
документов |
Регламент издания распорядительных документов;
Правила ведения переписки.
В данных ЛНА сразу предусматриваются процедура и сроки согласования.
Основа разработки – действующий ГОСТ 7.0.97-2025 и Методические указания по его применению |
Соблюдение сроков исполнения документов, поручений и резолюций |
Перечень / Реестр видов документов, подлежащих контролю исполнения с указанием сроков их исполнения.
Основа разработки – Типовые сроки исполнения документов в государственном органе, органе местного самоуправления (Приложение № 12 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199) |
Обеспечение сохранности документального и архивного фонда |
Положение об архивном хранении (или Положение об архиве, если архив создан как подразделение);
Регламент разработки номенклатуры дел.
Основа разработки – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77), перечни типовых документов с указанием сроков хранения, Методические рекомендации к Правилам работы архивов организаций 2023 года (М., Росархив/ВНИИДАД, 2026; опубликованы на сайте
ВНИИДАД). |
И далее постепенно с помощью отдельных ЛНА вы сможете регламентировать все операции технологии работы с документами с учетом особенностей вашей организации (с применением определенных информационных систем, с учетом ответственности структурных подразделений за работу с документами и их сохранность и т.п.).
Ответить на ваши короткие вопросы мы можем следующим образом:
1. Чтобы уже сейчас (до актуализации Инструкции по делопроизводству) иметь основания осуществлять нормоконтроль качества составления и оформления организационно-распорядительных документов, необходимо будет издать приказ первого руководителя об обязательности применения ГОСТ Р 7.0.97-2025 при подготовке проектов, составлении и оформлении локальных нормативных актов и иных управленческих документов, образующихся в деятельности организации. Это будет означать, что организация добровольно присоединилась к требованиям данного стандарта и будет их соблюдать. Порядок внедрения требований ГОСТ Р 7.0.97-2025 подробно рассматривается в Методических рекомендациях по его применению (опубликованы на сайте
ВНИИДАД).
2. Организация имеет право устанавливать правила оформления документов с учетом конкретных особенностей работы с ними и закреплять эти правила в ЛНА. Но ваши правила не должны отличаться от общих стандартизированных правил в ГОСТ Р 7.0.97-2025, вы можете лишь конкретизировать в них особенности вашей технологии составления и оформления документов. А принцип добровольности присоединения к стандарту применяется вместе с принципами системности и комплексности, т.е. нельзя один пункт стандарта использовать, а другой – нет. Все положения стандарта применяются комплексно и в совокупности, т.е. целиком, а не выборочно.
3. Когда в организации применяются правила составления и оформления документов, понятные другим организациям-адресатам, а также контролерам и регуляторам, то риски неоднозначного и неисчерпывающего понимания управленческих решений минимизируются. Еще раз рекомендуем:
- издать приказ о применении требований ГОСТ Р 7.0.97-2025 при составлении документов и
- разработать регламенты составления и оформления отдельных видов документов, простые и понятные всем сотрудникам организации, или разработать соответствующий раздел о документировании управленческой деятельности для Инструкции по делопроизводству.
4. Лучшее кратковременное решение, которое легче всего реализовать в ситуации, описанной читателем, – это издать приказ о присоединении организации к требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2025. В распорядительной части могут быть следующие пункты:
Пример 1. Как сформулировать в приказе присоединение организации к выполнению требований ГОСТ Р 7.0.97-2025
1. При составлении и оформлении проектов организационно-распорядительных документов, образующихся в деятельности <полное наименование организации>, руководствоваться требованиями, установленными ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению».
Ответственные – заместители генерального директора, руководители структурных подразделений.
2. Возложить на службу делопроизводства (Легкоступова И.О.) функцию нормоконтроля в области применения требований к оформлению организационно-распорядительных документов, установленных ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Применение стандарта может потребовать обучения как руководителей и ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, так и всех сотрудников, имеющих право разрабатывать проекты документов и вести переписку от имени организации.
