Top.Mail.Ru

Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (часть 2)

В этом номере журнала мы рассмотрим остальные разделы Примерной инструкции. Например, покажем перечень сведений, которые необходимо фиксировать в СЭД, о разных типах документов; объясним порядок исчисления сроков исполнения документов / поручений, когда они указаны без конкретной даты; правила заверения электронных копий документов и др. А еще ответим на вопросы подписчиков, которые возникли при изучении Примерной инструкции, это поможет вам применять ее грамотнее: какой состав бланков необходимо утвердить организации? указывать ли место издания на бланке филиала? как писать слово «приказываю» в приказе? как адресовать документы более чем в 1 адрес? что принимать за учетную единицу при анализе документооборота подразделений?
Окончание статьи. Начало в № 10 / 2018
Окончание статьи. Начало в № 10 / 2018

Раздел V «Организация документооборота»

Заметьте, что для внутренних и исходящих документов жизненный цикл начинается с подготовки проекта, включая согласование и подписание – эти этапы жизненного цикла составляют раздел делопроизводства, называемый «Документирование деятельности». Поэтому они были описаны в отдельных разделах Примерной инструкции (о них мы говорили в предыдущей части статьи), хотя и при описании документооборота их стоит учитывать (о нем будем говорить сейчас).

Перечислим основные положения раздела «Организация документооборота» Примерной инструкции, на которые стоит обратить внимание.

1. С одной стороны, в п. 5.1 приводится определение скорее бумажного документооборота: «документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем)».

С другой стороны, в Примерной инструкции, конечно же, даются особенности электронного документооборота. Работа в СЭД строится не на организации движения (перемещении) документов, а на организации доступа к документам, включенным в СЭД. По этой причине в п 5.2 сказано: «задача… в условиях электронного документооборота – обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами».

2. В СЭД мы имеем дело:

  • с электронными документами (изначально созданными в цифровой форме) и
  • электронными копиями документов (полученными в результате сканирования документов, созданных на бумажном носителе).

Исключительно в форме электронных документов могут создаваться, храниться и использоваться документы организации, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно). Для перехода на полноценный электронный документооборот в организации разрабатывается и утверждается ее руководителем Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключительно в форме электронных документов.

3. В целях совершенствования процессов управления электронными документами Примерной инструкцией установлены Перечни обязательных сведений о входящих, исходящих и внутренних документах, включаемых в СЭД, иначе говоря, определен набор обязательных полей электронных регистрационных карточек.

Таблица 1. Обязательные поля электронных регистрационных карточек для различных типов документов

В Примерной инструкции отмечается, что сведения, включаемые в СЭД о входящих и исходящих документах, обязательны для государственных организаций – участников МЭДО. Дополнительно к указанным в Таблице 1 данным в СЭД могут...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Новый методический документ о контроле в сфере архивного дела (часть 2)

Росархив утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. Во второй части статьи, которую публикуем в этом номере журнала, мы систематизировали в табличной форме, какие документы можно предъявить при проверке, чтобы доказать соблюдение обязательных требований законодательства об архивном деле и правил работы с НТД.

Закон о русском языке: что изменилось?

Последние изменения в законе «О государственном языке Российской Федерации» преподносятся как установленный запрет иностранных заимствований в официальных документах, розничной торговле и др. Давайте разбираться, что и в каких сферах запретили. На какие словари можно ориентироваться и чего ждать дальше.

Кто и как проверяет ведение делопроизводства нотариусами

Делопроизводство у нотариусов поставили на реальный контроль. Например, новичков после 1-го года работы обязательно проверят, а у всех остальных ведение делопроизводства планируют проверять 1 раз в 4 года, есть и другие «интересности».

Новый методический документ о контроле в сфере архивного дела (часть 1)

Росархив утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. Объясняем, что такое «региональный контроль», как подготовиться к возможным внешним документальным проверкам (и как в этом поможет новое Руководство – фактически оно по пунктам перечисляет, какие требования из каких нормативных документов будут проверяться).

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003

Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении организационно-распорядительных документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в правилах оформления оставшихся (там достаточно много корректировок). Так вам будет легче оценить, какие нововведения следует внести в правила составления документов вашей организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в силу 1 июля 2018 года. Поясним, что в нем только что изменилось по сравнению с первоначальной редакцией, утвержденной еще в декабре 2016 года.