Как описать документы в номенклатуре дел

Номенклатура дел организации закрепляет группировку документов в дела, обеспечивает систематизацию и индексацию дел, обеспечивает учет дел в делопроизводстве. Основная содержательная часть номенклатуры дел составляется как таблица (см. Пример 2). Разберем подробно, как заполняется каждая ее графа.

Графа 1 «Индекс дела»

В графе 1 проставляются индексы дел, которые состоят:

• из цифрового (реже буквенно-цифрового) обозначения структурного подразделения или направления деятельности и
• порядкового номера заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

Например, в индексе 08-14:

• 08 – код структурного подразделения;
• 14 – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

Если дело отнесено к категории переходящих¹, то не рекомендуется менять его индекс при переносе заголовка дела в номенклатуру дел следующего года, т.е. на протяжении всех лет, в течение которых дело будет переходящим, его индекс не меняется.

Графа 2 «Заголовок дела»

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

В приложении № 15 к Методическим рекомендациям признаки, в соответствии с которыми составляются заголовки дел, и примеры заголовков дел приведены в таблицах. Приведем фрагмент этого полезного методического документа далее:

Поскольку номенклатура дел составляется на предстоящий год, а в течение года могут появляться новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, для этого в конце каждого раздела сводной номенклатуры оставляют 2-3 резервных (свободных) индекса для включения в них заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел (см. дела 01-37, 01-38 и 01-38 в номенклатуре из Примера 2). Такая необходимость может возникнуть, если меняется законодательство и появляются новые виды документов, если в организации возникают новые виды деятельности или по другим причинам.

Кроме того, заголовки дел, включенные в номенклатуру дел, в течение года могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Это отмечается в рабочем экземпляре номенклатуры дел подразделения и на обложках и корешках дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов жестко не установлен. Как правило, они располагаются по степени важности документов, иначе говоря, по срокам хранения:

• документы постоянного срока хранения располагаются в начале раздела;
• потом по мере убывания сроков.

Этот принцип расположения заголовков дел в основном будет выдержан, если заголовки будут расположены в разделе номенклатуры дел в следующей последовательности:

• распорядительные документы вышестоящих организаций (копии, при их наличии);
• распорядительные документы организации;
• учредительные документы организации;
• организационно-правовые документы организации (правила, положения, инструкции, регламенты и др.);
• плановые документы по степени значимости (годовые, полугодовые, квартальные и меньшей периодичности, при их наличии);
• отчетные документы по степени значимости (годовые, полугодовые, квартальные и меньшей периодичности, при их наличии);
• договоры (по видам и степени значимости);
• документы, отражающие специфику деятельности подразделения;
• переписка (с органами власти, вышестоящими организациями, с контрагентами и иными организациями, с подведомственными организациями, с гражданами);
• учетные и регистрационные документы (журналы, книги, картотеки, базы данных).

Графа 3 «Количество томов»

С наименованием графы 3 произошел казус. Правила 2015 г.² утвердили формы номенклатуры дел (приложения 25 и 26):

• для подразделения – здесь графа 3 называется «Количество томов (частей)»;
• сводную для организации – графа называется «Количество дел».

Причем первый вариант (в номенклатуре подразделения) корректный, а второй (в сводной номенклатуре) – нет! Ведь в 1 строке номенклатуры описывается 1 дело с 1 заголовком, таким образом дел в соответствующей ячейке не может быть более 1, а вот томов (папок) может получиться несколько.

Большинство организаций, «не заморачиваясь», использует утвержденную приказом Минкультуры России форму сводной номенклатуры дел с некорректным заголовком графы 3 «Количество дел» и вносят туда фактическое количество томов (частей) дела, которое получилось по окончании календарного года.

Нормативными документами по делопроизводству установлено, что дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать:

• 250 листов или
• 4 см толщины³.

Когда дело преодолевает хотя бы одну из этих планок, его разделяют на тома. В графе 3 номенклатуры дел указывается:

• только количество томов цифрой либо
• еще отличительные признаки деления дела по томам (обычно по номерам документов и хронологическому признаку, но бывает что и по алфавиту).

А вот в описи дел при их передаче в архив каждый том описывается в отдельной строке и потому там их отличия описывают всегда.

Электронные дела на тома не разделяются: независимо от объема, все электронные документы, относящиеся к делу, составляют 1 электронное дело.

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню»

В графе 4 номенклатуры дел указывается срок хранения дела и номер (номера) статей по перечню, типовой или примерной номенклатуре дел.

Для определения сроков хранения документов используются:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) (далее – Перечень 2019 г.);
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182) (далее – Перечень НТД);
• ведомственные перечни документов со сроками хранения (разрабатываются и утверждаются федеральными органами исполнительной власти; устанавливают сроки хранения документов, образующихся в деятельности центрального аппарата органа власти, его территориальных органов в субъектах Российской Федерации и подведомственных организаций (при их наличии)).

Кроме того, сроки хранения могут быть установлены законами и подзаконными актами различных ведомств.

Так как большинство сроков хранения в сводной номенклатуре дел устанавливаются на основе Перечня 2019 г., то его статьи и пункты приводятся в номенклатуре без указания наименования этого документа (см. Пример 2). Если в номенклатуре какие-то сроки взяты из другого источника, то кроме статьи указывается еще его наименование. Если какой-то источник задействован часто, то можно ввести краткое обозначение и потом его употреблять.

Например, это касается Перечня НТД (см. Пример 2). Так было и когда у многих кадровых документов срок хранения сократили до 50 лет законом об архивном деле⁴ (т.е. временно не применялись более длинные сроки действовавшего тогда Перечня 2010 г.), теперь новый Перечень 2019 г. соответствует этому закону, поэтому можно ссылаться на статьи нового Перечня.

При использовании Перечня 2019 г. нужно руководствоваться Инструкцией по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. В этой инструкции даются разъяснения о том, как применять те или иные сроки хранения, например: «постоянно», «до минования надобности», «до ликвидации организации» и иные. Важно обратить внимание на пункт 4.4 инструкции, которым установлено следующее:

• срок хранения «постоянно» является таковым только для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов, а также для негосударственных организаций, выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов в соответствии с договором;
• для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, срок хранения «Постоянно» означает, что документы хранятся в организациях не менее 10 лет – это наиважнейшее положение отражено «мелким шрифтом» в сноске <1> к шапке основной таблицы Перечня 2019 г. Получается, что в номенклатуре дел у таких организаций и таких документов в графе 4 может быть написано:
  • «постоянно», а информацию про то, что хранить их достаточно 10 лет, они будут держать в уме :)
  • но можно поступить лучше: писать там срок «10 лет*» или «10 лет ЭПК*» и указать единожды в сноске к этой «звездочке», что «В соответствии с п. 4.4 Инструкции... документы, имеющие в Перечне... срок хранения «постоянно» в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, могут храниться не менее 10 лет»;
  • можно писать конкретный срок хранения более 10 лет (например, 20 лет), присвоенный делу решением ЭК организации со ссылкой на ее протокол.

Графа 5 «Примечание»

Примечание используется для различных отметок служебного характера. В этой графе указываются:

• названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;
• отметки:
  • о заведении дел, о переходящих делах;
  • выделении дел к уничтожению;
  • лицах, ответственных за формирование дел;
  • передаче дел в другой государственный орган, орган местного самоуправления для продолжения и др.

Электронные документы в номенклатуре дел

Нормативными документами по делопроизводству установлено, что электронные документы включаются в дела по общим правилам – так же, как и документы на бумажном носителе.

Обратите внимание – в Примере 2 мы показали, как можно отразить в номенклатуре дел:

• электронные оригиналы документов, подписанные электронной подписью (дела № 01-18, 01-25, 01-29 и 01-30);
• электронные сканы бумажных оригиналов, в номенклатуре они называются «электронные копии» (дела № 01-05 и 01-19) и
• электронные проекты бумажных оригиналов, которые тоже можно сохранять и отражать в номенклатуре дел (дело № 01-04).

В этом же примере видно, как подлинник документа может длительно храниться в одном подразделении, а его копия – до минования надобности в другом подразделении (дела № 01-12, 03-07 и № 02-01). Если же организация сделает доступ к электронным копиям таких документов (например, на общем сервере или в СЭД), тогда дело с копиями может числиться единожды в том же подразделении, где находится оригинал, и не придется рассылать и хранить бумажные копии во многих подразделениях (см. дело № 01-05).