Не вдаваясь в подробности теории и методики экспертизы ценности первичных (наряд, наряд-допуск) и сводных документов (табель), рекомендуем обратить внимание на ст. 402 нового Перечня 2019 г. и примечание к ней. Сроки хранения сводных документов, подтверждающих периоды и факты работы в опасных и вредных условиях труда, фактически не изменились. А сроки хранения первичных документов сократились, немного оптимизировались – посмотрите ст. 415 и 416 нового Перечня.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Наряды в делах располагайте по хронологическому принципу – по датам и месяцам (очевидно, такой порядок вами и соблюдается, за год может сформироваться несколько томов). А журнал рекомендуем вести не как «переходящее» дело, а в ежегодном цикле: в конце года заверять его удостоверительной надписью руководителя подразделения или табельщика (а лучше и двумя подписями), и с начала следующего календарного года начинать новый журнал. Если в календарном году произойдут авария или несчастный случай, то весь том дела с соответствующими нарядами и целиком журнал учета их выдачи в этом году вы будете готовить к передаче на долговременное архивное хранение в течение 45 лет.
Изменение сроков хранения влияет и на формирование дел. В номенклатуре дел теперь необходимо будет отразить 3 заголовка дел при раздельном формировании табелей и нарядов и с учетом журнала регистрации нарядов-допусков. Принять решение должна служба делопроизводства, которая отвечает за разработку номенклатуры дел.
Но если табели и наряды в вашей организации формировались и формируются в одно дело (несколько томов), то вполне возможно продолжать вести дело с данным составом документов. Ваша организация – «владелец» собственного документального фонда и самостоятельно определяет его ценность, конечно, при соблюдении требований нормативных правовых актов.
Если в новом Перечне 2019 г. не было бы статьи с вашей категорией документов, то в номенклатуру дел вы переносили бы срок хранения, который был ранее установлен Перечнем 2010 г.1, а в графе «Примечание» сделали бы ссылку на протокол заседания экспертной комиссии вашей организации без упоминания статьи 6152 старого Перечня.
См. Пример 1 в статье «Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах» в № 9' 2020
Что означает срок хранения «50/75 лет» и другие типы сроков в Перечне 2019 г., мы разъяснили в статье в № 4' 2020
Но относительно документов, о которых вы спрашиваете, сроки хранения в новом Перечне есть (ст. 402, 415 и 416), при их объединении в единое дело применяется «старший» из нормативных сроков. Ведь увеличивать сроки хранения документов вы имеете право.
Пример. Фрагмент номенклатуры дел
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.
Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?
Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.
Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
