Top.Mail.Ru

Какой срок хранения у табелей и нарядов работников тяжелых, вредных и опасных профессий по новому Перечню?

Вопрос
В Перечне 2010 г. была статья  615, устанавливающая 75 л. хранения для табелей и нарядов работников тяжелых, вредных и опасных профессий. В новом Перечне статьи с аналогичным названием нет, но на предприятии у нас используются наряды для таких работников. Какой статьей из Перечня 2019 г. нужно руководствоваться для этого вида документов?"
Отвечает

Не вдаваясь в подробности теории и методики экспертизы ценности первичных (наряд, наряд-допуск) и сводных документов (табель), рекомендуем обратить внимание на ст. 402 нового Перечня 2019 г. и примечание к ней. Сроки хранения сводных документов, подтверждающих периоды и факты работы в опасных и вредных условиях труда, фактически не изменились. А сроки хранения первичных документов сократились, немного оптимизировались – посмотрите ст. 415 и 416 нового Перечня.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Наряды в делах располагайте по хронологическому принципу – по датам и месяцам (очевидно, такой порядок вами и соблюдается, за год может сформироваться несколько томов). А журнал рекомендуем вести не как «переходящее» дело, а в ежегодном цикле: в конце года заверять его удостоверительной надписью руководителя подразделения или табельщика (а лучше и двумя подписями), и с начала следующего календарного года начинать новый журнал. Если в календарном году произойдут авария или несчастный случай, то весь том дела с соответствующими нарядами и целиком журнал учета их выдачи в этом году вы будете готовить к передаче на долговременное архивное хранение в течение 45 лет.

Изменение сроков хранения влияет и на формирование дел. В номенклатуре дел теперь необходимо будет отразить 3 заголовка дел при раздельном формировании табелей и нарядов и с учетом журнала регистрации нарядов-допусков. Принять решение должна служба делопроизводства, которая отвечает за разработку номенклатуры дел.

Но если табели и наряды в вашей организации формировались и формируются в одно дело (несколько томов), то вполне возможно продолжать вести дело с данным составом документов. Ваша организация – «владелец» собственного документального фонда и самостоятельно определяет его ценность, конечно, при соблюдении требований нормативных правовых актов.

Если в новом Перечне 2019 г. не было бы статьи с вашей категорией документов, то в номенклатуру дел вы переносили бы срок хранения, который был ранее установлен Перечнем 2010 г.1, а в графе «Примечание» сделали бы ссылку на протокол заседания экспертной комиссии вашей организации без упоминания статьи 6152 старого Перечня.

Но относительно документов, о которых вы спрашиваете, сроки хранения в новом Перечне есть (ст. 402, 415 и 416), при их объединении в единое дело применяется «старший» из нормативных сроков. Ведь увеличивать сроки хранения документов вы имеете право.

Пример. Фрагмент номенклатуры дел

Сноски 2

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964. Вернуться назад
  2. Хотя в ст. 615 Перечня 2010 г. стоял срок хранения 75 лет, законом он был трансформирован в 50/75 лет (согласно ст. 22.1 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) – фактически это означало, что в большинстве организаций в номенклатуре дел за прошлый 2019 год у таких дел стоял срок хранения 50 лет. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Как год издания влияет на срок хранения документов по личному составу

Как понимать положения ст. 22.1 Закона об архивном деле, чтобы документам со сроком хранения 50 / 75 лет в Перечне в своей организации установить конкретный срок хранения: 50 или 75 лет? На какие документы это правило не распространяется? Что такое «запретные даты» – за какие годы уничтожать документы не принято? Когда кадровый документ считается завершенным делопроизводством? Поводом для написания статьи стали вопросы читателей.

Где и сколько хранить учетную политику?

Если учетная политика составлена на 2022 год, но данный документ является приложением к приказу от 2021 года, в дело какого года в итоге его подшивать: —  в дело 2021 года подшивается только приказ, а приложение к нему – в дело 2022 года? —  или приказ и приложение к нему формируются вместе в дело 2021 года?

Сколько хранить документы по социальному и пенсионному страхованию?

Где в Перечне 2020 года аналог статьи 390 из Перечня 2010 года и есть ли он, либо эти документы можно хранить временно? Какие формы документов учитываются (и ведутся в организациях на современном этапе – РСВ, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М) по статьям 620, 624, 308 и 450? Где, скорее всего, они должны вестись: в кадровой службе или в бухгалтерии?

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы