Какой срок хранения у табелей и нарядов работников тяжелых, вредных и опасных профессий по новому Перечню?

Вопрос
В Перечне 2010 г. была статья  615, устанавливающая 75 л. хранения для табелей и нарядов работников тяжелых, вредных и опасных профессий. В новом Перечне статьи с аналогичным названием нет, но на предприятии у нас используются наряды для таких работников. Какой статьей из Перечня 2019 г. нужно руководствоваться для этого вида документов?"
Отвечает

Не вдаваясь в подробности теории и методики экспертизы ценности первичных (наряд, наряд-допуск) и сводных документов (табель), рекомендуем обратить внимание на ст. 402 нового Перечня 2019 г. и примечание к ней. Сроки хранения сводных документов, подтверждающих периоды и факты работы в опасных и вредных условиях труда, фактически не изменились. А сроки хранения первичных документов сократились, немного оптимизировались – посмотрите ст. 415 и 416 нового Перечня.

Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Наряды в делах располагайте по хронологическому принципу – по датам и месяцам (очевидно, такой порядок вами и соблюдается, за год может сформироваться несколько томов). А журнал рекомендуем вести не как «переходящее» дело, а в ежегодном цикле: в конце года заверять его удостоверительной надписью руководителя подразделения или табельщика (а лучше и двумя подписями), и с начала следующего календарного года начинать новый журнал. Если в календарном году произойдут авария или несчастный случай, то весь том дела с соответствующими нарядами и целиком журнал учета их выдачи в этом году вы будете готовить к передаче на долговременное архивное хранение в течение 45 лет.

Изменение сроков хранения влияет и на формирование дел. В номенклатуре дел теперь необходимо будет отразить 3 заголовка дел при раздельном формировании табелей и нарядов и с учетом журнала регистрации нарядов-допусков. Принять решение должна служба делопроизводства, которая отвечает за разработку номенклатуры дел.

Но если табели и наряды в вашей организации формировались и формируются в одно дело (несколько томов), то вполне возможно продолжать вести дело с данным составом документов. Ваша организация – «владелец» собственного документального фонда и самостоятельно определяет его ценность, конечно, при соблюдении требований нормативных правовых актов.

Если в новом Перечне 2019 г. не было бы статьи с вашей категорией документов, то в номенклатуру дел вы переносили бы срок хранения, который был ранее установлен Перечнем 2010 г.1, а в графе «Примечание» сделали бы ссылку на протокол заседания экспертной комиссии вашей организации без упоминания статьи 6152 старого Перечня.

Но относительно документов, о которых вы спрашиваете, сроки хранения в новом Перечне есть (ст. 402, 415 и 416), при их объединении в единое дело применяется «старший» из нормативных сроков. Ведь увеличивать сроки хранения документов вы имеете право.

Пример. Фрагмент номенклатуры дел

Сноски 2

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964. Вернуться назад
  2. Хотя в ст. 615 Перечня 2010 г. стоял срок хранения 75 лет, законом он был трансформирован в 50/75 лет (согласно ст. 22.1 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) – фактически это означало, что в большинстве организаций в номенклатуре дел за прошлый 2019 год у таких дел стоял срок хранения 50 лет. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Как вывести дела долговременного хранения из описи постоянного хранения № 1

Прошу помощи экспертов в разъяснении ситуации в области архивного хранения документов на предприятии, которое не является источником комплектования госархива. До 2018 года в сводную опись постоянного срока хранения включали дела долговременного срока. Подскажите, пожалуйста, как грамотно перевести номера дел долговременного срока из описи постоянного срока № 1. Учитывая, что номера дел начнутся, видимо, уже в новой описи дел долговременного срока № 3.

Какой срок хранения у приказов об утверждении типовых форм договоров?

Просим дать разъяснения о том, какой срок хранения необходимо применять для приказов об утверждении типовых форм договоров. В ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) есть несколько вариантов. Какой из них выбрать?

Как отразить в номенклатуре дело с электронными трудовыми книжками?

Как правильно в номенклатуре дел организации отразить дело с электронными трудовыми книжками? Понятие электронная трудовая книжка существует, но по факту такого документа нет.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?