Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны.
Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?
Вопрос в тему
Мы описи составляем ежегодно, а вот утверждаем и передаем по ним документы в архив 1 раз в 5 лет (как правило). На сегодняшний день сводные описи не утверждены. Получается, что нам нужно пересматривать сроки хранения всех документов, внесенных в неутвержденные описи. Можно ли сейчас утвердить описи документов на передачу в архив задним числом, чтобы дата утверждения оказалась более ранней, чем 18.02.2020, и чтобы эти описи не пришлось переделывать со ссылками на новый Перечень? Что этому может помешать, если по этим описям мы сдаем свои документы из своих же подразделений в свой же архив?
Поясним для читателей суть проблемы, из которой мы ищем выход. Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) вступил в силу 18.02.2020. А прежний аналогичный Перечень (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964.
Поэтому Росархив считает (и опубликовал соответствующие разъяснения на своем сайте, см. его ключевой фрагмент далее), что:
- если документы передаются из подразделений в архив по описям либо выделяются к уничтожению по актам до 18.02.2020, то такие описи и акты могут быть оформлены со ссылками на сроки и статьи более ранних Перечней;
- а если начиная с 18.02.2020, то со ссылками на сроки и статьи нового Перечня – даже если эти документы были исполнены до 18.02.2020 и «числились» в номенклатурах дел со «старыми» сроками хранения, все надо переделывать!
Вот коллеги и пытаются понять, какие есть варианты действий.
Фрагмент документа
Разъяснения по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения (опубликованы 12.03.2020 на сайте Росархива http://archives.ru/press/12-03-2020.shtml)
…2. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.
3. В номенклатуры дел на 2020 год, согласованные и утвержденные до вступления в силу приказов Росархива об утверждении Перечня и Инструкции, необходимо внести изменения по срокам хранения с указанием на статьи нового Перечня.
Если давать общий ответ, то вашей организации, которая не является источником комплектования государственного или муниципального архива, ничто не мешает управлять документами своих документального и архивного фондов, в т.ч. использовать способ, который вы описали в вопросе.
Вас, видимо, смущает отсутствие технологического подхода к управлению документами. Мы всегда рекомендуем не только ежегодно утверждать номенклатуру дел, даже и без существенной ее переработки. Но и описи дел на передачу в архив, и акты о выделении документов к уничтожению готовить в таком же ежегодном цикле. В управлении документами важно не только обеспечить сохранность документов как важнейшего актива организации, но и не хранить лишнего.
Обратите внимание на следующий пункт нормативного правового акта, обязательного для всех организаций, независимо от их организационно-правовой формы:
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015 г.)
4.31. Дела передаются в архив организации по описям, составленным в структурных подразделениях.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 23, 24) в двух экземплярах и представляются в архив организации не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, и дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам). Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.
Службе делопроизводства гораздо более удобно ежегодно регламентировать, планировать и координировать работу ответственных за делопроизводство по подготовке описей дел и проектов актов в структурных подразделениях, в таком же плановом порядке оформлять годовые разделы описей и сводные акты (если это установлено в положении о службе делопроизводства). Архиву организации в таком же ежегодном цикле будет гораздо проще и технологичнее составлять годовые разделы описей и сводный акт (если в положении о нем это установлено), разрабатывать график приема-передачи документов в архив и ежегодно готовить его к утверждению приказом первого руководителя. Учтите, что если есть плановые мероприятия, то появляется возможность по итогам их выполнения совершенно объективно формулировать показатели оценки деятельности подразделений и эту оценку проводить также ежегодно.
Теперь обратимся к законодательству. Согласно ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» любые организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов со сроками хранения. Причем эта обязательность хранения архивных документов не предусматривает обязательного создания архива как структурного подразделения (ст. 13 Закона об архивном деле). А вот создание экспертной комиссии (ЭК) как совещательного органа при первом руководителе любой организации является обязательным на основании приказа Росархива от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении Примерного положения об экспертной комиссии организации». В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
Если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с его экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) согласовывать свои описи и акты вам не потребуется.
Итак, экспертная комиссия организации «организует ежегодный отбор дел, образовавшихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения». В каждом календарном году ЭК организации обычно проводит минимум 2 заседания с фиксацией в протоколах фактов согласования проекта номенклатуры дел на следующий календарный год (в конце года) и годовых разделов описей дел и сводного акта (обычно в начале нового календарного года). Гриф согласования ЭК обязателен до утверждения годовых разделов описей и сводного акта первым руководителем организации. В случае проверок соблюдения требований Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», которые активно проводят в субъектах Российской Федерации уполномоченные органы в сфере архивного дела, государственные и муниципальные архивы, протоколы заседаний ЭК предъявляются в обязательном порядке.
В ситуации, описанной в вопросе, важно, чтобы описи и акты о выделении к уничтожению были согласованы как минимум ЭК вашей организации до 18.02.2020 (т.е. 17.02.2020 или ранее) и сроки хранения в них были бы определены по старому Перечню. Если для вашей ЭК это реально, то переделывать в документах сроки в соответствии с новым Перечнем, действительно, не потребуется. Это прямой ответ на ваш конкретный вопрос.
Однако советовать вам поступить именно так мы не можем. Ибо должны предупредить, что подписание или утверждение документов «задним» числом (back-dating) и в нашей, и в международной практике в стандартах ИСО рассматривается как недопустимое действие.
Вопрос в тему
Что делать с учетными документами архива в случае изменения срока хранения с большего на меньший и наоборот. Например, договоры аренды недвижимого имущества ранее хранились постоянно, а сейчас 10 лет.
Вопрос интересный. Изменение некоторых сроков хранения документов повлияет на количественные показатели (количество единиц хранения, дел), которые будут зафиксированы в обязательных учетных документах архива организации: описях дел, книге учета поступления и выбытия дел, документов и листе фонда.
Например, в связи с сокращением сроков хранения личных дел руководителей организации и, как в вопросе, договоров аренды (у арендодателя), а также ряда других документов в архивном фонде организации фактически станет меньше дел постоянного срока хранения. Проявится тенденция его оптимизации, и со временем уменьшится количественный состав архивного фонда, что, несомненно, отразится и в учетных документах архива (с 2020 года – обязательно).
Но заметьте, что категории документов (дел, единиц хранения), которые необходимо фиксировать в учетных документах архива, остаются прежними:
- постоянного хранения;
- по личному составу;
- временного срока свыше 10 лет;
- в бумажной или электронной форме, в т.ч. аудио- и видеодокументы (учитывается форма представления).
Принципы учета категорий дел в составе архивного фонда остаются неизменными, конкретные новые сроки хранения документов (сокращенные или увеличенные), установленные Перечнем 2019 г., на них не влияют.
Поэтому в связи с новым Перечнем 2019 г. с учетными документами в архиве ничего срочного делать не надо. Работайте по обычной технологии в соответствии с Правилами 2015 г. и анализируйте тенденции в формировании состава категорий документов и дел архивного фонда, которые необходимо отражать в учетных документах и системе научно-справочного аппарата.
Вопрос в тему
Продолжать ли хранить в архиве документы, если ранее был срок хранения постоянный, а сейчас временный? Надо ли из-за этого что-то переделывать в учетных документах архива? Можно ли использовать это как повод возврата таких документов в подразделения и как тогда это документировать, учитывать?
Надо продолжать хранить в архиве. Документы уже приняты в архив на основании утвержденных описей, сведения о них внесены в учетные документы и образуют систему научно-справочного аппарата, в которой ничего срочно изменять не надо. Документы, включенные в состав архивного фонда организации (а это документы не только постоянного, но и временного свыше 10 лет срока хранения, в т.ч. по личному составу), в структурные подразделения (т.е. назад в состав документального фонда) никогда не возвращаются.
Надеемся, что вы руководствуетесь п. 4.2 Правил 2015 г. и на архивное хранение документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения не принимаете. Если в этом есть необходимость, то принимайте их в архив из подразделений на временное депозитарное хранение, а не на архивное.
Напомним, что новый Перечень 2019 г. вступил в силу 18.02.2020. На документы, которые до этой даты уже приняты и учтены в составе архивного фонда организации с соблюдением всех процедур, которые установлены Правилами 2015 г., приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и утвержденный им Перечень 2019 г. не распространяются. Именно так Росархив реализует принцип «закон обратной силы не имеет».
Вопрос в тему
Что делать, если в Перечне 2010 г. была статья с нужными нам документами, а в Перечне 2019 г. ни ее, ни какой-то аналогичной уже нет? Как теперь определить срок хранения у таких документов?
Да, количество статей в Перечне 2019 г. уменьшилось примерно на одну треть. Одна из целей Перечня – способствовать оптимизации архивных и документальных фондов организаций.
Можно следовать простому правилу. Если в новом Перечне 2019 г. не найдена статья с категорией документов, позволяющая на основе методов анализа и сопоставления определить нормативный срок хранения ваших документов, то в номенклатуру дел вы переносите срок хранения, который был ранее установлен Перечнем 2010 г., а в графе «Примечание» делаете ссылку на протокол заседания экспертной комиссии вашей организации без упоминания статьи старого Перечня:
Пример 1. Фрагмент номенклатуры дел
