Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?
Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Мы описи составляем ежегодно, а вот утверждаем и передаем по ним документы в архив 1 раз в 5 лет (как правило). На сегодняшний день сводные описи не утверждены. Получается, что нам нужно пересматривать сроки хранения всех документов, внесенных в неутвержденные описи. Можно ли сейчас утвердить описи документов на передачу в архив задним числом, чтобы дата утверждения оказалась более ранней, чем 18.02.2020, и чтобы эти описи не пришлось переделывать со ссылками на новый Перечень? Что этому может помешать, если по этим описям мы сдаем свои документы из своих же подразделений в свой же архив?

Поясним для читателей суть проблемы, из которой мы ищем выход. Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)1 вступил в силу 18.02.2020. А прежний аналогичный Перечень (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964.

Поэтому Росархив считает (и опубликовал соответствующие разъяснения на своем сайте2, см. его ключевой фрагмент далее), что:

  • если документы передаются из подразделений в архив по описям либо выделяются к уничтожению по актам до 18.02.2020, то такие описи и акты могут быть оформлены со ссылками на сроки и статьи более ранних Перечней;
  • а если начиная с 18.02.2020, то со ссылками на сроки и статьи нового Перечня – даже если эти документы были исполнены до 18.02.2020 и «числились» в номенклатурах дел со «старыми» сроками хранения, все надо переделывать!

Вот коллеги и пытаются понять, какие есть варианты действий.

Фрагмент документа
Разъяснения по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения (опубликованы 12.03.2020 на сайте Росархива http://archives.ru/press/12-03-2020.shtml)

…2. Сроки хранения документов, установленные Перечнем3, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 2364.

3. В номенклатуры дел на 2020 год, согласованные и утвержденные до вступления в силу приказов Росархива об утверждении Перечня5 и Инструкции6, необходимо внести изменения по срокам хранения с указанием на статьи нового Перечня.

Если давать общий ответ, то вашей организации, которая не является источником комплектования государственного или муниципального архива, ничто не мешает управлять документами своих документального и архивного фондов, в т.ч. использовать способ, который вы описали в вопросе.

Связанный материал
Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.
№ 05 / 2020

См. статью «Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.» в № 5' 2020

Связанный материал
Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов
№ 07 / 2020

См. статью «Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов» в № 7' 2020

Связанный материал
Как поменялись состав документов и сроки хранения в разделе «Организация системы управления» Перечня...
№ 09 / 2020

См. статью «Как поменялись состав документов и сроки хранения в разделе “Организация системы управления” Перечня 2019 года» в № 9' 2020

Связанный материал
К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения
№ 04 / 2020

См. статью «К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения» в № 4' 2020

Связанный материал
Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года
№ 04 / 2020

См. статью «Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года» в № 4' 2020

Связанный материал
Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня
№ 04 / 2020

См. статью «Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня» в № 4' 2020

Вас, видимо, смущает отсутствие технологического подхода к управлению документами. Мы всегда рекомендуем не только ежегодно утверждать номенклатуру дел, даже и без существенной ее переработки. Но и описи дел на передачу в архив, и акты о выделении документов к уничтожению готовить в таком же ежегодном цикле. В управлении документами важно не только обеспечить сохранность документов как важнейшего актива организации, но и не хранить лишнего.

Обратите внимание на следующий пункт нормативного правового акта, обязательного для всех организаций, независимо от их организационно-правовой формы:

Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015 г.)

4.31. Дела передаются в архив организации по описям, составленным в структурных подразделениях.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 23, 24) в двух экземплярах и представляются в архив организации не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, и дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам). Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

Службе делопроизводства гораздо более удобно ежегодно регламентировать, планировать и координировать работу ответственных за делопроизводство по подготовке описей дел и проектов актов в структурных подразделениях, в таком же плановом порядке оформлять годовые разделы описей и сводные акты (если это установлено в положении о службе делопроизводства). Архиву организации в таком же ежегодном цикле будет гораздо проще и технологичнее составлять годовые разделы описей и сводный акт (если в положении о нем это установлено), разрабатывать график приема-передачи документов в архив и ежегодно готовить его к утверждению приказом первого руководителя. Учтите, что если есть плановые мероприятия, то появляется возможность по итогам их выполнения совершенно объективно формулировать показатели оценки деятельности подразделений и эту оценку проводить также ежегодно.

Теперь обратимся к законодательству. Согласно ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»7 любые организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов со сроками хранения. Причем эта обязательность хранения архивных документов не предусматривает обязательного создания архива как структурного подразделения (ст. 13 Закона об архивном деле). А вот создание экспертной комиссии (ЭК) как совещательного органа при первом руководителе любой организации является обязательным на основании приказа Росархива от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении Примерного положения об экспертной комиссии организации». В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК)8.

Если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с его экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) согласовывать свои описи и акты вам не потребуется.

Итак, экспертная комиссия организации «организует ежегодный отбор дел, образовавшихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения»9. В каждом календарном году ЭК организации обычно проводит минимум 2 заседания с фиксацией в протоколах фактов согласования проекта номенклатуры дел на следующий календарный год (в конце года) и годовых разделов описей дел и сводного акта (обычно в начале нового календарного года). Гриф согласования ЭК обязателен до утверждения годовых разделов описей и сводного акта первым руководителем организации. В случае проверок соблюдения требований Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», которые активно проводят в субъектах Российской Федерации уполномоченные органы в сфере архивного дела, государственные и муниципальные архивы, протоколы заседаний ЭК предъявляются в обязательном порядке.

В ситуации, описанной в вопросе, важно, чтобы описи и акты о выделении к уничтожению были согласованы как минимум ЭК вашей организации до 18.02.2020 (т.е. 17.02.2020 или ранее) и сроки хранения в них были бы определены по старому Перечню. Если для вашей ЭК это реально, то переделывать в документах сроки в соответствии с новым Перечнем, действительно, не потребуется. Это прямой ответ на ваш конкретный вопрос.

Однако советовать вам поступить именно так мы не можем. Ибо должны предупредить, что подписание или утверждение документов «задним» числом (back-dating) и в нашей, и в международной практике в стандартах ИСО рассматривается как недопустимое действие.

Связанный материал
Если разные нормативные акты устанавливают разный срок хранения одному документу, то сколько его хра...
01 апреля 2020

См. новость «Если разные нормативные акты устанавливают разный срок хранения одному документу, то сколько его хранить: мнение Роскомнадзора о сведениях о соискателях, не принятых на работу» в № 4' 2020

Связанный материал
Как определить срок хранения журнала регистрации, которого нет в Перечне?
№ 04 / 2020

Как определить срок хранения журнала регистрации документов по Перечню 2019 г., см. в № 4' 2020

Связанный материал
Как применять Перечень 2019 г. со сроками хранения документов в работе с обращениями граждан
№ 06 / 2020

См. статью «Как применять Перечень 2019 г. со сроками хранения документов в работе с обращениями граждан» в № 6' 2020

Связанный материал
Если номенклатура дел и описи не велись
№ 04 / 2020

Об уничтожении документов при отсутствии номенклатуры дел и описей читайте в № 4' 2020

Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Что делать с учетными документами архива в случае изменения срока хранения с большего на меньший и наоборот. Например, договоры аренды недвижимого имущества ранее хранились постоянно, а сейчас 10 лет.

Вопрос интересный. Изменение некоторых сроков хранения документов повлияет на количественные показатели (количество единиц хранения, дел), которые будут зафиксированы в обязательных учетных документах архива организации: описях дел, книге учета поступления и выбытия дел, документов и листе фонда10.

Например, в связи с сокращением сроков хранения личных дел руководителей организации и, как в вопросе, договоров аренды (у арендодателя), а также ряда других документов в архивном фонде организации фактически станет меньше дел постоянного срока хранения. Проявится тенденция его оптимизации, и со временем уменьшится количественный состав архивного фонда, что, несомненно, отразится и в учетных документах архива (с 2020 года – обязательно).

Но заметьте, что категории документов (дел, единиц хранения), которые необходимо фиксировать в учетных документах архива, остаются прежними:

  • постоянного хранения;
  • по личному составу;
  • временного срока свыше 10 лет;
  • в бумажной или электронной форме, в т.ч. аудио- и видеодокументы (учитывается форма представления).

Принципы учета категорий дел в составе архивного фонда остаются неизменными, конкретные новые сроки хранения документов (сокращенные или увеличенные), установленные Перечнем 2019 г., на них не влияют.

Поэтому в связи с новым Перечнем 2019 г. с учетными документами в архиве ничего срочного делать не надо. Работайте по обычной технологии в соответствии с Правилами 2015 г. и анализируйте тенденции в формировании состава категорий документов и дел архивного фонда, которые необходимо отражать в учетных документах и системе научно-справочного аппарата.

Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Продолжать ли хранить в архиве документы, если ранее был срок хранения постоянный, а сейчас временный? Надо ли из-за этого что-то переделывать в учетных документах архива? Можно ли использовать это как повод возврата таких документов в подразделения и как тогда это документировать, учитывать?

Надо продолжать хранить в архиве. Документы уже приняты в архив на основании утвержденных описей, сведения о них внесены в учетные документы и образуют систему научно-справочного аппарата, в которой ничего срочно изменять не надо. Документы, включенные в состав архивного фонда организации (а это документы не только постоянного, но и временного свыше 10 лет срока хранения, в т.ч. по личному составу), в структурные подразделения (т.е. назад в состав документального фонда) никогда не возвращаются.

Надеемся, что вы руководствуетесь п. 4.2 Правил 2015 г. и на архивное хранение документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения не принимаете. Если в этом есть необходимость, то принимайте их в архив из подразделений на временное депозитарное хранение, а не на архивное.

Напомним, что новый Перечень 2019 г. вступил в силу 18.02.2020. На документы, которые до этой даты уже приняты и учтены в составе архивного фонда организации с соблюдением всех процедур, которые установлены Правилами 2015 г., приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и утвержденный им Перечень 2019 г. не распространяются. Именно так Росархив реализует принцип «закон обратной силы не имеет».

Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Что делать, если в Перечне 2010 г. была статья с нужными нам документами, а в Перечне 2019 г. ни ее, ни какой-то аналогичной уже нет? Как теперь определить срок хранения у таких документов?

Да, количество статей в Перечне 2019 г. уменьшилось примерно на одну треть. Одна из целей Перечня – способствовать оптимизации архивных и документальных фондов организаций.

Можно следовать простому правилу. Если в новом Перечне 2019 г. не найдена статья с категорией документов, позволяющая на основе методов анализа и сопоставления определить нормативный срок хранения ваших документов, то в номенклатуру дел вы переносите срок хранения, который был ранее установлен Перечнем 2010 г., а в графе «Примечание» делаете ссылку на протокол заседания экспертной комиссии вашей организации без упоминания статьи старого Перечня:

Пример 1. Фрагмент номенклатуры дел

Сноски 10

  1. Далее – Перечень 2019 г., новый Перечень. Вернуться назад
  2. http://archives.ru/press/12-03-2020.shtml Вернуться назад
  3. Имеется в виду Перечень 2019 г. Вернуться назад
  4. А он вступил в силу 18.02.2020. Вернуться назад
  5. Имеется в виду Перечень 2019 г. Вернуться назад
  6. Имеется в виду Инструкция по применению Перечня 2019 г. (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Вернуться назад
  7. Далее – Закон об архивном деле. Вернуться назад
  8. Пункт 4.7 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015 г.). Вернуться назад
  9. Пункт 6.1. Примерного положения об экспертной комиссии организации, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43. Вернуться назад
  10. Пункт 3.6. Правил 2015 г. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?

Как признать документы неисправимо поврежденными, чтобы снять с учета

Не секрет, что во многих организациях документы хранятся небрежно, в условиях, далеких от идеальных. Это ведет к их порче, а иногда и уничтожению. Мы рассказываем о том, чем отличаются поврежденные документы от неисправимо поврежденных, как правильно оформить обнаружение таких документов, чтобы их можно было снять с учета (в процедуре есть небольшие отличия для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Как оформить передачу в архив документов со сроком хранения до 10 лет

Подскажите, пожалуйста, в случае приема архивом организации документов по личному составу временного (до 10 лет включительно) срока хранения, правильно ли такие дела указывать в описи дел временного срока хранения? Или все же нужно их помещать в описи дел по личному составу?

Сколько хранить кассовые документы, если нет лицевых счетов?

Помогите, пожалуйста, аргументировать с точки зрения действующего законодательства срок хранения следующих документов: 1. Кассовые документы (отчеты по кассе, приходные и расходные кассовые ордера) формируются в дело вместе с платежными ведомостями на выплату денежных сумм из кассы, с «живыми» подписями о получении (выплат через кассу очень мало, т.к. основной объем зарплаты выплачивается путем перечисления денежных средств на банковские карточки работников). При определении срока хранения данного дела нужно использовать ст. 277 и ст. 295 Перечня 2019 г. По «старшинству» ко всему делу можно применить срок хранения 6 лет, но только в том случае, если есть лицевые счета, а при их отсутствии, срок хранения составляет – 50/75 лет. 2. Акционерное общество не ведет лицевых счетов. В архив на хранение передаются на бумажном носителе только расчетные листы – вторые экземпляры (информация, содержащаяся в расчетном листе, в большинстве своем, совпадает с информацией лицевого счета). Также с помощью программы 1С: ЗУП ведутся расчетные ведомости (при необходимости в этой же программе можно сформировать и лицевые счета). Можно ли применить 6-летний срок хранения для дел, содержащих кассовые документы и расчетные ведомости, при условии хранения: – расчетных листов по зарплате вместо лицевых счетов; – вместо лицевых счетов – расчетных ведомостей в электронном виде?"

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?