Какой срок хранения у работодателя индивидуальных сведений, передаваемых в ПФР?

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, правильно ли я понимаю ситуацию: 1. Срок хранения документов в акционерном обществе (у страхователя) индивидуальных сведений, передаваемых в ПФР на любом носителе (как на бумажном, так и в электронном виде) равен 5 годам, согласно статье 624 Перечня 2019 г.? Или все-таки 6 годам, согласно ст. 23 п. 3.4 подп. 6 НК РФ? Раньше для документов с индивидуальными сведениями о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица, отраженными в формах СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, утвержденных постановлением Правления ПФР № 192-п, применялась ст. 905 Перечня 2010 г. и срок хранения 50/75 лет. А срок хранения 5 лет для документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, можно было применить, согласно ст. 898 Перечня 2010 г., только для таких форм как, например, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-4, АДВ-6-3, АДВ-6-4, АДВ-6-5. 2. Пункт 2 Разъяснений Росархива по внедрению Перечня 2019 г. гласит: «сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, за исключением тех документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236». Исходя из этого положения можно ли применять срок хранения 5 лет (или 6 лет) для любых форм, передаваемых в ПФР в разные годы? Следовательно, можно выделять к уничтожению все бумажные документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования старых годов, начиная с 1998 года, находящиеся на хранении у нас в архиве акционерного общества?
Отвечает

Сначала ответим на 1-й вопрос. Ситуацию вы понимаете в основном правильно, но некоторые уточнения все-таки требуются.

Упомянутые вами утвержденные СЗВ-формы сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах и о страховом стаже (периодах работы), формы описей АДВ (включая корректирующие описи АДВ-6-5 к СЗВ-4) действовали в разные периоды времени, отменялись, оптимизировались и хранились в архивах организаций (у страхователей) обычно как комплекс: сведения по установленной форме по пачкам + опись по установленной форме к каждой пачке (в т.ч. АДВ-6-4 и АДВ-6-5). На практике этому комплексу присваивался общий срок хранения по ст. 905 Перечня 2010 г.1 – 75 л. ЭПК или 50 л. в соответствии с Законом об архивном деле2.

Статья 898 Перечня 2010 г. с 5-летним сроком хранения по отношению к форме сведений СЗВ-6-2 и описям АДВ-6-2 применялась редко, т.к. опытные работники кадровых служб и бухгалтеры, конечно же, руководствовались 6-летним сроком из Налогового кодекса РФ:

Фрагмент документа
Статья 23 «Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов)» Налогового кодекса РФ

...3.4. Плательщики страховых взносов обязаны:

...6) в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов;...

Но самое главное то, что 6-летний срок хранения исчислялся с даты (года) назначения пенсии застрахованному лицу (это был последний год использования данных сведений), поэтому долговременный 50-летний срок хранения в составе комплексов документов был вполне оправданным. Базовые информационные ресурсы (реестры) ПФР начали формироваться только с конца 1990-х годов, и территориальные отделения ПФР часто запрашивали (да и сейчас запрашивают) недостающие и корректирующие сведения о страховых взносах и страховом стаже работников за прошлые годы, которые необходимо было представлять по той утвержденной форме, которая действовала в соответствующий период сдачи отчетности.

Поэтому всю отчетность по ранее действующим формам СЗВ рекомендуем пока продолжать хранить в течение 75/50 лет. Увеличивать сроки хранения разрешается, и организация не должна забывать о своей социальной ответственности перед работниками – обеспечение сохранности таких документов защитит будущие права работников.

Конечно, достоверность и надежность сведений о пенсионном страховании работников в реестрах ПФР будет постоянно наращиваться. Именно на это и нацелен срок хранения в ст. 624 Перечня 2019 г.3:

Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Теперь ответим на 2-й вопрос.

Разъяснения Росархива потребовались потому, что в соответствии с приказом Минкультуры от 17.12.2019 № 1964 Перечень 2010 г. утратил силу. И если вы до 18 февраля 2020 г. не успели утвердить описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения и акты о выделении документов и дел к уничтожению за 2016–2018 годы в 2020 году, то их придется пересматривать и оформлять заново. Они должны быть подготовлены к согласованию ЭК и утверждению первым руководителем со сроками и номерами статей, установленными новым Перечнем 2019 г.

Период 2016–2018 годы вытекает из п. 4.1 архивных Правил 2015 г.4, в котором закрепляется цикл передачи документов на архивное хранение: «...не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве».

Поэтому новые сроки хранения документам (индивидуального) персонифицированного учета вы можете спокойно присваивать только начиная с 2016 года, если вы только сейчас проводите экспертизу их ценности.

Рекомендуем быть осторожными с выделением к уничтожению документов в бумажной форме за периоды начиная с 1998 года, потому что по ст. 905 Перечня 2010 г. они должны храниться 75 л. ЭПК или 50 л. в соответствии с законом об архивном деле.

Если в организации хранятся электронные копии переданных сведений (по пачкам и с описями к каждой пачке), то в течение 22 лет необходимо было проверять их сохранность, воспроизводимость, осуществлять миграцию в архивную часть новой кадровой или бухгалтерской системы, резервировать и т.п. Доказательное хранение документов в бумажной форме обходится дешевле.

По мере развития реестров ПФР, накопления опыта электронного взаимодействия с фондом, при полном отсутствии запросов территориальных отделений ПФР о дополнительных, корректирующих или подтверждающих сведениях вы сможете в будущем вернуться к вопросу экспертизы ценности документов персонифицированного учета, которые хранятся в архиве в бумажной форме, начиная с 1998 г. Просто в связи со вступлением в силу нового Перечня 2019 г. уничтожать данные документы нельзя. Вспомните о социальной ответственности перед работниками.

Сноски 4

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964. Вернуться назад
  2. Статья 22.1 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Вернуться назад
  3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) вступил в силу 18 февраля 2020 г. Вернуться назад
  4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?

Какой срок хранения у табелей и нарядов работников тяжелых, вредных и опасных профессий по новому Перечню?

В Перечне 2010 г. была статья  615, устанавливающая 75 л. хранения для табелей и нарядов работников тяжелых, вредных и опасных профессий. В новом Перечне статьи с аналогичным названием нет, но на предприятии у нас используются наряды для таких работников. Какой статьей из Перечня 2019 г. нужно руководствоваться для этого вида документов?"

Сколько хранить кассовые документы, если нет лицевых счетов?

Помогите, пожалуйста, аргументировать с точки зрения действующего законодательства срок хранения следующих документов: 1. Кассовые документы (отчеты по кассе, приходные и расходные кассовые ордера) формируются в дело вместе с платежными ведомостями на выплату денежных сумм из кассы, с «живыми» подписями о получении (выплат через кассу очень мало, т.к. основной объем зарплаты выплачивается путем перечисления денежных средств на банковские карточки работников). При определении срока хранения данного дела нужно использовать ст. 277 и ст. 295 Перечня 2019 г. По «старшинству» ко всему делу можно применить срок хранения 6 лет, но только в том случае, если есть лицевые счета, а при их отсутствии, срок хранения составляет – 50/75 лет. 2. Акционерное общество не ведет лицевых счетов. В архив на хранение передаются на бумажном носителе только расчетные листы – вторые экземпляры (информация, содержащаяся в расчетном листе, в большинстве своем, совпадает с информацией лицевого счета). Также с помощью программы 1С: ЗУП ведутся расчетные ведомости (при необходимости в этой же программе можно сформировать и лицевые счета). Можно ли применить 6-летний срок хранения для дел, содержащих кассовые документы и расчетные ведомости, при условии хранения: – расчетных листов по зарплате вместо лицевых счетов; – вместо лицевых счетов – расчетных ведомостей в электронном виде?"

Об уничтожении внутренних нормативных документов банка

В Банке есть внутренние нормативные документы, которые ранее оформлялись на бумаге до внедрения электронного документооборота с 2012 по 2015 год. Но в настоящий момент они утратили действие. Каким образом их можно уничтожить и на основании какой статьи, закона?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?