Какой срок хранения у работодателя индивидуальных сведений, передаваемых в ПФР?

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, правильно ли я понимаю ситуацию: 1. Срок хранения документов в акционерном обществе (у страхователя) индивидуальных сведений, передаваемых в ПФР на любом носителе (как на бумажном, так и в электронном виде) равен 5 годам, согласно статье 624 Перечня 2019 г.? Или все-таки 6 годам, согласно ст. 23 п. 3.4 подп. 6 НК РФ? Раньше для документов с индивидуальными сведениями о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица, отраженными в формах СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, утвержденных постановлением Правления ПФР № 192-п, применялась ст. 905 Перечня 2010 г. и срок хранения 50/75 лет. А срок хранения 5 лет для документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, можно было применить, согласно ст. 898 Перечня 2010 г., только для таких форм как, например, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-4, АДВ-6-3, АДВ-6-4, АДВ-6-5. 2. Пункт 2 Разъяснений Росархива по внедрению Перечня 2019 г. гласит: «сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, за исключением тех документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236». Исходя из этого положения можно ли применять срок хранения 5 лет (или 6 лет) для любых форм, передаваемых в ПФР в разные годы? Следовательно, можно выделять к уничтожению все бумажные документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования старых годов, начиная с 1998 года, находящиеся на хранении у нас в архиве акционерного общества?
Отвечает

Сначала ответим на 1-й вопрос. Ситуацию вы понимаете в основном правильно, но некоторые уточнения все-таки требуются.

Упомянутые вами утвержденные СЗВ-формы сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах и о страховом стаже (периодах работы), формы описей АДВ (включая корректирующие описи АДВ-6-5 к СЗВ-4) действовали в разные периоды времени, отменялись, оптимизировались и хранились в архивах организаций (у страхователей) обычно как комплекс: сведения по установленной форме по пачкам + опись по установленной форме к каждой пачке (в т.ч. АДВ-6-4 и АДВ-6-5). На практике этому комплексу присваивался общий срок хранения по ст. 905 Перечня 2010 г.1 – 75 л. ЭПК или 50 л. в соответствии с Законом об архивном деле2.

Статья 898 Перечня 2010 г. с 5-летним сроком хранения по отношению к форме сведений СЗВ-6-2 и описям АДВ-6-2 применялась редко, т.к. опытные работники кадровых служб и бухгалтеры, конечно же, руководствовались 6-летним сроком из Налогового кодекса РФ:

Фрагмент документа
Статья 23 «Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов)» Налогового кодекса РФ

...3.4. Плательщики страховых взносов обязаны:

...6) в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов;...

Но самое главное то, что 6-летний срок хранения исчислялся с даты (года) назначения пенсии застрахованному лицу (это был последний год использования данных сведений), поэтому долговременный 50-летний срок хранения в составе комплексов документов был вполне оправданным. Базовые информационные ресурсы (реестры) ПФР начали формироваться только с конца 1990-х годов, и территориальные отделения ПФР часто запрашивали (да и сейчас запрашивают) недостающие и корректирующие сведения о страховых взносах и страховом стаже работников за прошлые годы, которые необходимо было представлять по той утвержденной форме, которая действовала в соответствующий период сдачи отчетности.

Поэтому всю отчетность по ранее действующим формам СЗВ рекомендуем пока продолжать хранить в течение 75/50 лет. Увеличивать сроки хранения разрешается, и организация не должна забывать о своей социальной ответственности перед работниками – обеспечение сохранности таких документов защитит будущие права работников.

Конечно, достоверность и надежность сведений о пенсионном страховании работников в реестрах ПФР будет постоянно наращиваться. Именно на это и нацелен срок хранения в ст. 624 Перечня 2019 г.3:

Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Теперь ответим на 2-й вопрос.

Разъяснения Росархива потребовались потому, что в соответствии с приказом Минкультуры от 17.12.2019 № 1964 Перечень 2010 г. утратил силу. И если вы до 18 февраля 2020 г. не успели утвердить описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения и акты о выделении документов и дел к уничтожению за 2016–2018 годы в 2020 году, то их придется пересматривать и оформлять заново. Они должны быть подготовлены к согласованию ЭК и утверждению первым руководителем со сроками и номерами статей, установленными новым Перечнем 2019 г.

Период 2016–2018 годы вытекает из п. 4.1 архивных Правил 2015 г.4, в котором закрепляется цикл передачи документов на архивное хранение: «...не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве».

Поэтому новые сроки хранения документам (индивидуального) персонифицированного учета вы можете спокойно присваивать только начиная с 2016 года, если вы только сейчас проводите экспертизу их ценности.

Рекомендуем быть осторожными с выделением к уничтожению документов в бумажной форме за периоды начиная с 1998 года, потому что по ст. 905 Перечня 2010 г. они должны храниться 75 л. ЭПК или 50 л. в соответствии с законом об архивном деле.

Если в организации хранятся электронные копии переданных сведений (по пачкам и с описями к каждой пачке), то в течение 22 лет необходимо было проверять их сохранность, воспроизводимость, осуществлять миграцию в архивную часть новой кадровой или бухгалтерской системы, резервировать и т.п. Доказательное хранение документов в бумажной форме обходится дешевле.

По мере развития реестров ПФР, накопления опыта электронного взаимодействия с фондом, при полном отсутствии запросов территориальных отделений ПФР о дополнительных, корректирующих или подтверждающих сведениях вы сможете в будущем вернуться к вопросу экспертизы ценности документов персонифицированного учета, которые хранятся в архиве в бумажной форме, начиная с 1998 г. Просто в связи со вступлением в силу нового Перечня 2019 г. уничтожать данные документы нельзя. Вспомните о социальной ответственности перед работниками.

Сноски 4

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964. Вернуться назад
  2. Статья 22.1 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Вернуться назад
  3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) вступил в силу 18 февраля 2020 г. Вернуться назад
  4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Оформите годовую подписку 2022 в октябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Какой срок хранения у приказов об утверждении типовых форм договоров?

Просим дать разъяснения о том, какой срок хранения необходимо применять для приказов об утверждении типовых форм договоров. В ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) есть несколько вариантов. Какой из них выбрать?

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Как вывести дела долговременного хранения из описи постоянного хранения № 1

Прошу помощи экспертов в разъяснении ситуации в области архивного хранения документов на предприятии, которое не является источником комплектования госархива. До 2018 года в сводную опись постоянного срока хранения включали дела долговременного срока. Подскажите, пожалуйста, как грамотно перевести номера дел долговременного срока из описи постоянного срока № 1. Учитывая, что номера дел начнутся, видимо, уже в новой описи дел долговременного срока № 3.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы