Top.Mail.Ru

Как поменялись состав документов и сроки хранения в разделе «Организация системы управления» Перечня 2019 года

Разработчики нового Перечня документов со сроками хранения из ВНИИДАД рассказывают об изменениях раздела 1 «Организация системы управления» в Перечне 2019 года по сравнению в Перечнем 2020 года: как изменились структура, состав документов и сроки хранения. Обращаем ваше внимание на 4 группы изменений в сроках: сокращение срока «постоянно» до «5 лет ЭПК», чтобы на этапе экспертизы ценности решать, какие документы все-таки стоит хранить постоянно; замена постоянного срока на «до ликвидации организации» и в чем тут разница; сокращение временных сроков хранения и другие варианты их изменения.

18 февраля 2020 года вступил в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) 1. Перечень 2019 г. впервые получил четкое правовое обоснование, т.к. все его статьи прошли правовую экспертизу, в т.ч. в федеральных органах исполнительной власти, которые дали нормативное обоснование формулировкам многих статей, в соответствии с действующими нормативными правовыми актами.

Официального выхода нового Перечня давно ждали как сотрудники архивов и делопроизводственных служб организаций, так и специалисты государственных и муниципальных архивов. Было очевидно, что предыдущий аналогичный Перечень 2010 г. 2 уже не мог отвечать новым задачам.

Связанный материал
Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.
№ 05 / 2020

См. статью «Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.» в № 5' 2020

Связанный материал
Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов
№ 07 / 2020

См. статью «Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов» в № 7' 2020

Связанный материал
Как применять Перечень 2019 г. со сроками хранения документов в работе с обращениями граждан
№ 06 / 2020

См. статью «Как применять Перечень 2019 г. со сроками хранения документов в работе с обращениями граждан» в № 6' 2020

Связанный материал
К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения
№ 04 / 2020

См. статью «К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения» в № 4' 2020

Связанный материал
Как описать документы в номенклатуре дел
№ 12 / 2021

Кроме того, накопившийся опыт проведения экспертизы ценности документов показал, что многие виды документов имеют долговременное практическое применение, но это не означает, что они должны храниться вечно.

За счет исключения некоторых видов документов, не относящихся к типовым и ставших неактуальными, а также объединения в статьях единых комплексов документов, было сокращено количество статей с 1003 (в Перечне 2010 г.) до 657 (в Перечне 2019 г.). Например:

  • в разделе «Трудовые отношения» было 87 статей, стало 58;
  • в разделе «Кадровое обеспечение» было 100 статей, стало 78;
  • в разделе, посвященном административно-хозяйственному обслуживанию, было 120 статей, стало 47;
  • в разделе «Социально-бытовые вопросы» было 79 статей, стало 41.

Значительно уменьшилось количество статей с отметкой «ЭПК». Вместо срока хранения «постоянно» стал широко применяться срок хранения «до ликвидации организации».

В серьезной корректировке нуждалась и традиционная структура Перечня. Рабочей группой разработчиков Перечня, с учетом предложений многочисленных рецензентов, было принято решение об изменении структуры Перечня 2019 г. Это касалось в первую очередь раздела 1 «Организация системы управления».

Изменение структуры и состава статей

Изменение структуры раздела 1 было связано с необходимостью сконцентрировать в нем виды документов, ранее разбросанные по другим разделам Перечня 2010 г., а также включить в него новые виды документов, отражающих развитие процессов управления на современном этапе. Было признано целесообразным создание отдельного раздела 11 «Обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций», в который вошел полный комплекс документов по данным вопросам. Раздел 12 «Деятельность первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений)» был исключен, т.к. деятельность общественных организаций и документы, образующиеся в их деятельности, не имеют отношения к типовой управленческой документации.

Первый раздел является фундаментом, закладывающим основы построения любого Перечня, т.к. в нем сосредоточены виды документов, отражающие правовые вопросы управления, систему управления, распорядительную деятельность организаций.

Таблица 1. Сравнение структуры разделов «Организация системы управления» двух перечней

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Утвержден новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций

30 июля 2022 г. вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций. Обращаем ваше внимание на несколько важных аспектов в его содержании: фиксированные и условные сроки хранения, бумажные и электронные документы, сроки хранения для документов по валютному контролю.

ГОСТ Р ИСО 30302-2022: организационные аспекты

1 июня 2022 года начал действовать новый стандарт серии ИСО 30300 о внедрении системы управления документами (как системы менеджмента, для которой СЭД или другая ИС – лишь один из инструментов). Мы даем рекомендации по использованию нового ГОСТ. Для кого он предназначен. Как понимать основную терминологию. Какие несовершенства стандарта стоит учитывать. И главное – что полезного из него можно взять! Например: перечни документов, которые подтвердят факт внедрения в организации того или иного положения стандарта; что из него должно почерпнуть руководство организации, служба делопроизводства и ИТ-подразделение; как разработать Политику управления документами (регламентирующий документ более высокого уровня, чем Инструкция по делопроизводству).

Ведомственные перечни документов со сроками хранения: что уже сделано и где проблемы

До апреля 2022 года все новые ведомственные перечни документов со сроками хранения уже должны были быть разработаны, но процесс идет с задержкой. Сориентируем вас, какие актуальные ведомственные перечни уже готовы и какие ожидаем в ближайшем будущем. Автор дает практические рекомендации по разработке структуры ведомственного перечня (восполняя упущения соответствующих Методических рекомендаций Росархива). Они пригодятся как разработчикам, так и будущим пользователям этих перечней.

Сроки хранения госконтрактов и договоров, связанных с закупками

Давайте разберемся со сроками хранения государственных и муниципальных контрактов, а также договоров, заключенных по результатам закупок организациями с госучастием и их дочерними компаниями (это касается тех, кто работает по правилам, установленным федеральными законами № 44-ФЗ и № 223-ФЗ). На кого распространяются эти правила? Почему нельзя руководствоваться только статьями 224 и 225 действующего Перечня управленческих документов, где предусмотрен срок хранения 5 лет ЭПК? Какие более длительные сроки хранения установлены в профильном законе и постановлении Правительства РФ? Как срок хранения зависит от носителя договора (бумажного или электронного)? Как в номенклатуре дел отразить дела с договорами и допсоглашениями, заключенными на бумаге и осевшими в вашей организации, а также заключенными в электронном виде и хранящимися на электронной торговой площадке?

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы