Аргументируем на основании нормативного правового акта – нового Перечня 2019 г. Статьи этого Перечня, упомянутые в вопросе, мы цитируем далее – посмотрите их.
Посоветуйтесь с бухгалтером, выясните, по каким кассовым операциям и как формируются дела.
Выдача наличных денежных средств может производиться под авансовый отчет на командировочные, представительские, транспортные расходы, на приобретение малоценного имущества (канцелярские предметы, штампы и т.п.). Оправдательные и первичные учетные документы по этим операциям должны быть сформированы в отдельное дело, и к ним применяется ст. 277 нового Перечня 2019 г., устанавливающая 5-летний срок хранения (при условии проведения проверки). В это же дело могут быть сформированы документы, если из кассы выдается в наличной форме задолженность по командировочным или транспортным расходам и другие достаточно редкие выплаты на основании распоряжений на оплату. Авансовые отчеты, расходные ведомости или ордера подписываются работниками, получившими средства.
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Срок хранения документов о выплатах, связанных с трудовой деятельностью работников, включая заработную плату, гонорары, премии, материальную помощь, определяется по ст. 295. Обратите внимание, какими документами осуществляется начисление этих выплат:
- если это происходит в лицевых счетах работников, которые хранятся в отдельном деле, то документы о факте выплаты по ст. 295 можно хранить 6 лет;
- а если организация не ведет лицевых счетов, то в соответствии с примечанием 1 к ст. 295 дело с документами о выплатах должно храниться в течение 50 лет (у большинства организаций).
Таким образом, при отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости и расчетные листы на выдачу заработной платы и других выплат (экземпляр, остающийся в делах работодателя) должны храниться 50 лет. В это же дело (в каждый том) необходимо будет подшить банковские документы (экземпляр выписки-подтверждения) о перечислении заработной платы и иных выплат на счета банковских карт работников, если организация использует зарплатную программу как продукт одного из банков. Если из кассы под личную подпись работника редко, но все-таки выдавались зарплата, материальная помощь, премия и т.п. выплаты, то расходный ордер или ведомость на выдачу должны быть сформированы в это же дело с 50-летним сроком хранения.
Для обеспечения долговременного хранения (50 лет) расчетные листы необходимо будет распечатывать, подшивать по месяцам и заверять удостоверительной надписью (с подписью главного бухгалтера и оттиском печати). Расчетные ведомости в электронном виде лучше архивировать (речь идет о сжатии файлов) по месяцам, потому что они могут быть переданы в архив в состав фонда пользования.
