Сколько хранить кассовые документы, если нет лицевых счетов?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 09 / 2020

Вопрос

Помогите, пожалуйста, аргументировать с точки зрения действующего законодательства срок хранения следующих документов: 1. Кассовые документы (отчеты по кассе, приходные и расходные кассовые ордера) формируются в дело вместе с платежными ведомостями на выплату денежных сумм из кассы, с «живыми» подписями о получении (выплат через кассу очень мало, т.к. основной объем зарплаты выплачивается путем перечисления денежных средств на банковские карточки работников). При определении срока хранения данного дела нужно использовать ст. 277 и ст. 295 Перечня 2019 г. По «старшинству» ко всему делу можно применить срок хранения 6 лет, но только в том случае, если есть лицевые счета, а при их отсутствии, срок хранения составляет – 50/75 лет. 2. Акционерное общество не ведет лицевых счетов. В архив на хранение передаются на бумажном носителе только расчетные листы – вторые экземпляры (информация, содержащаяся в расчетном листе, в большинстве своем, совпадает с информацией лицевого счета). Также с помощью программы 1С: ЗУП ведутся расчетные ведомости (при необходимости в этой же программе можно сформировать и лицевые счета). Можно ли применить 6-летний срок хранения для дел, содержащих кассовые документы и расчетные ведомости, при условии хранения: – расчетных листов по зарплате вместо лицевых счетов; – вместо лицевых счетов – расчетных ведомостей в электронном виде?"

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Аргументируем на основании нормативного правового акта – нового Перечня 2019 г. Статьи этого Перечня, упомянутые в вопросе, мы цитируем далее – посмотрите их.

Посоветуйтесь с бухгалтером, выясните, по каким кассовым операциям и как формируются дела.

Выдача наличных денежных средств может производиться под авансовый отчет на командировочные, представительские, транспортные расходы, на приобретение малоценного имущества (канцелярские предметы, штампы и т.п.). Оправдательные и первичные учетные документы по этим операциям должны быть сформированы в отдельное дело, и к ним применяется ст. 277 нового Перечня 2019 г., устанавливающая 5-летний срок хранения (при условии проведения проверки). В это же дело могут быть сформированы документы, если из кассы выдается в наличной форме задолженность по командировочным или транспортным расходам и другие достаточно редкие выплаты на основании распоряжений на оплату. Авансовые отчеты, расходные ведомости или ордера подписываются работниками, получившими средства.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Срок хранения документов о выплатах, связанных с трудовой деятельностью работников, включая заработную плату, гонорары, премии, материальную помощь, определяется по ст. 295. Обратите внимание, какими документами осуществляется начисление этих выплат:

если это происходит в лицевых счетах работников, которые хранятся в отдельном деле, то документы о факте выплаты по ст. 295 можно хранить 6 лет;
а если организация не ведет лицевых счетов, то в соответствии с примечанием 1 к ст. 295 дело с документами о выплатах должно храниться в течение 50 лет (у большинства организаций).

Таким образом, при отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости и расчетные листы на выдачу заработной платы и других выплат (экземпляр, остающийся в делах работодателя) должны храниться 50 лет. В это же дело (в каждый том) необходимо будет подшить банковские документы (экземпляр выписки-подтверждения) о перечислении заработной платы и иных выплат на счета банковских карт работников, если организация использует зарплатную программу как продукт одного из банков. Если из кассы под личную подпись работника редко, но все-таки выдавались зарплата, материальная помощь, премия и т.п. выплаты, то расходный ордер или ведомость на выдачу должны быть сформированы в это же дело с 50-летним сроком хранения.

Для обеспечения долговременного хранения (50 лет) расчетные листы необходимо будет распечатывать, подшивать по месяцам и заверять удостоверительной надписью (с подписью главного бухгалтера и оттиском печати). Расчетные ведомости в электронном виде лучше архивировать (речь идет о сжатии файлов) по месяцам, потому что они могут быть переданы в архив в состав фонда пользования.