Top.Mail.Ru

Если разные нормативные акты устанавливают разный срок хранения одному документу, то сколько его хранить: мнение Роскомнадзора о сведениях о соискателях, не принятых на работу

Согласно ст. 438 Перечня 2019 г.1 документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании) лиц, не принятых на работу, подлежат хранению в течение 1 года. Вместе с тем Роскомнадзор еще в 2012 г. разъяснил, что такие сведения уничтожить нужно в течение 30 дней. Единственное исключение – случаи, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных соискателя равен 3 годам2.

Получается конфликт двух документов. В связи с этим совсем недавно в Роскомнадзор поступил вопрос: каким документом следует руководствоваться при определении сроков хранения документов лиц, не принятых на работу, чтобы избежать ответственности за нарушение законодательства об архивном деле и в области персональных данных.

Интересно, что прямого ответа на этот вопрос специалисты Роскомнадзора не дали (письмо от 02.03.2020 № 13677-02-11/77):

  • при подготовке Разъяснений ведомство опиралось на ч. 4 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»3: в случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан их уничтожить или обеспечить их уничтожение в срок, не превышающий 30 дней с даты достижения цели их обработки. Чиновники также напомнили, что согласно ч. 2 ст. 1 Закона о персданных его положения не распространяются на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные архивных документов;
  • если же говорить об архивном документе, то им признается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и государства4. Роскомнадзор уточнил, что архивному документу присваиваются реквизиты, позволяющие идентифицировать информацию, зафиксированную на материальном носителе в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-20135. Видимо, по мнению Роскомнадзора, не все сведения о соискателях, содержащиеся в заявлениях, анкетах, справках, копиях документов, удостоверяющих личность, копиях документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании не принятого на работу кандидата, соответствуют этим критериям;
  • причем ответа, каким документом, устанавливающим сроки хранения, все-таки следует пользоваться организациям, в письме так и не дано.

По общему юридическому правилу, если по одному и тому же документу в разных нормативных актах установлены различные сроки хранения, то приоритет имеет тот, что большей юридической силы. Если они равнозначны, то – специальный нормативный акт. Вместе с тем специалисты рекомендуют ориентироваться на тот документ, где указан более продолжительный срок хранения. В нашей же ситуации это не выход, поскольку сведения о непринятом кандидате содержат персональные данные, а законодательство довольно строго с правилами их хранения и обработки. Возможно, сделать выбор помогут нормы, устанавливающие ответственность за нарушение законодательства об архивном деле и в области персональных данных. Напомним их:

  • по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов грозит предупреждение или штраф на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 руб.;
  • ст. 13.25 КоАП РФ, по которой организацию могли бы оштрафовать на сотни тысяч рублей, на документы со сведениями о соискателях не распространяется (тут можно «расслабиться»);
  • а вот по ст. 13.11 КоАП РФ за обработку персданных в случаях, не предусмотренных законодательством в области персональных данных, может грозить предупреждение или штраф на должностных лиц – от 5000 до 10 000 руб.; на юрлиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Сноски 5

  1. Имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) Вернуться назад
  2. См. п. 5 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» (далее – Разъяснения). Вернуться назад
  3. Далее – Закон о персданных Вернуться назад
  4. Пункт 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Вернуться назад
  5. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Вернуться назад
Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как прошить документы

Чем можно руководствоваться при прошивке документов? На сколько отверстий должен прошиваться документ? И какое расстояние должно быть между ними?

Когда должность «Генеральный директор» надо писать с большой буквы

Согласно правилам русского языка наименования должностей оформляются строчными буквами, но при составлении документов мы должны ориентироваться на штатное расписание и Устав организации. В Уставе нашей организации наименование должности «Генеральный директор» оформлено с прописной буквы. В штатном расписании все наименования должностей также оформлены с прописной буквы, т.к. при наборе текста программа исправляет наименование на заглавную букву, и никто на это не обращает внимания. По текстам документов у нас эта заглавная буква «Г» как гвоздь торчит. При этом коллеги утверждают, что генеральный директор не должность, а орган управления. Спор идет много лет: можем ли мы отойти от этой заглавной буквы в середине предложения?

Оформление текста приказа в вопросах и ответах

Какие организации должны оформлять слово «приказываю» строчными буквами в конце абзаца преамбулы, а каким лучше писать его заглавными буквами на отдельной строке? Когда Ф.И.О. исполнителя надо писать в скобках? В пункте о возложении контроля за исполнением приказа правильно писать слово «возложить» или «возлагается»? Надо ли подписывать приложение к приказу? В каких моментах есть расхождения между сформулированными правилами и приведенными рядом примерами в Примерной инструкции по делопроизводству для госорганизаций? И чему тогда следовать?

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 3)

В 3-й части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы сосредоточились на сроках хранения договоров (соглашений, контрактов) в новом Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций 2022 года. Статьи с договорами разбросаны в нем по разным разделам, для вашего удобства мы собрали их все в таблицу. Объяснили, почему у одного договора в разных организациях может быть разный срок хранения. Дали ответ на вопрос о том, с какого момента отсчитывать срок хранения, если графа «Примечание» соответствующей статьи об этом умалчивает.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?