Если разные нормативные акты устанавливают разный срок хранения одному документу, то сколько его хранить: мнение Роскомнадзора о сведениях о соискателях, не принятых на работу

Согласно ст. 438 Перечня 2019 г.1 документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании) лиц, не принятых на работу, подлежат хранению в течение 1 года. Вместе с тем Роскомнадзор еще в 2012 г. разъяснил, что такие сведения уничтожить нужно в течение 30 дней. Единственное исключение – случаи, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных соискателя равен 3 годам2.

Получается конфликт двух документов. В связи с этим совсем недавно в Роскомнадзор поступил вопрос: каким документом следует руководствоваться при определении сроков хранения документов лиц, не принятых на работу, чтобы избежать ответственности за нарушение законодательства об архивном деле и в области персональных данных.

Интересно, что прямого ответа на этот вопрос специалисты Роскомнадзора не дали (письмо от 02.03.2020 № 13677-02-11/77):

  • при подготовке Разъяснений ведомство опиралось на ч. 4 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»3: в случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан их уничтожить или обеспечить их уничтожение в срок, не превышающий 30 дней с даты достижения цели их обработки. Чиновники также напомнили, что согласно ч. 2 ст. 1 Закона о персданных его положения не распространяются на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные архивных документов;
  • если же говорить об архивном документе, то им признается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и государства4. Роскомнадзор уточнил, что архивному документу присваиваются реквизиты, позволяющие идентифицировать информацию, зафиксированную на материальном носителе в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-20135. Видимо, по мнению Роскомнадзора, не все сведения о соискателях, содержащиеся в заявлениях, анкетах, справках, копиях документов, удостоверяющих личность, копиях документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании не принятого на работу кандидата, соответствуют этим критериям;
  • причем ответа, каким документом, устанавливающим сроки хранения, все-таки следует пользоваться организациям, в письме так и не дано.

По общему юридическому правилу, если по одному и тому же документу в разных нормативных актах установлены различные сроки хранения, то приоритет имеет тот, что большей юридической силы. Если они равнозначны, то – специальный нормативный акт. Вместе с тем специалисты рекомендуют ориентироваться на тот документ, где указан более продолжительный срок хранения. В нашей же ситуации это не выход, поскольку сведения о непринятом кандидате содержат персональные данные, а законодательство довольно строго с правилами их хранения и обработки. Возможно, сделать выбор помогут нормы, устанавливающие ответственность за нарушение законодательства об архивном деле и в области персональных данных. Напомним их:

  • по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов грозит предупреждение или штраф на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 руб.;
  • ст. 13.25 КоАП РФ, по которой организацию могли бы оштрафовать на сотни тысяч рублей, на документы со сведениями о соискателях не распространяется (тут можно «расслабиться»);
  • а вот по ст. 13.11 КоАП РФ за обработку персданных в случаях, не предусмотренных законодательством в области персональных данных, может грозить предупреждение или штраф на должностных лиц – от 5000 до 10 000 руб.; на юрлиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Сноски 5

  1. Имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) Вернуться назад
  2. См. п. 5 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» (далее – Разъяснения). Вернуться назад
  3. Далее – Закон о персданных Вернуться назад
  4. Пункт 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Вернуться назад
  5. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Вернуться назад
Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Про подпись на документе, которую можно заменить актом

Компания подготовила документ, а работник отказался расписаться об ознакомлении с ним? Подскажем, как быть в этой ситуации: как можно обойтись без подписи работника на бумажном документе, оформив акт с подписями свидетелей либо засвидетельствовав это на первоначальном документе. Что важно зафиксировать, когда и кому? Как подтверждать факт ознакомления сотрудника с электронным документом, направленным по электронной почте или в СЭД. Объясним юридические тонкости и покажем образцы оформления документов.

Отстранение от работы невакцинированного сотрудника: основание и образцы документов

После Москвы все больше регионов вводит обязательную вакцинацию от коронавируса для работников определенных сфер деятельности. Рассказываем, кого работодателю придется отстранить от работы и под угрозой каких штрафов. Какие документы оформить, чтобы проверяющие «были довольны» и отстраненные сотрудники не смогли оспорить законность недопуска к работе и неначисления зарплаты за это время (показали образцы приказов, уведомления сотрудников, служебной записки, табеля учета рабочего времени и личной карточки).

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.