Top.Mail.Ru

Как организовать составление описей дел сотрудниками архива?

Вопрос
В нашей организации (коммерческой) не составлялись описи дел (организация существует давно), но есть номенклатура дел и ежегодно производится уничтожение документов на основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивному хранению. Могут ли сотрудники архива сами оформлять описи дел постоянного и временного хранения, чтобы структурные подразделения не создавали свои описи дел при подготовке дел к сдаче в архив. Как это организовать? Создавать описи на дела каждого отдела отдельно или сразу оформлять одну сводную опись дел постоянного и временного сроков хранения, т.е. на все отделы и документы сразу? И является ли это обязательным?
Отвечает

Любая организация, даже трижды коммерческая, обязана обеспечивать хранение документов своего документального и архивного фондов, в т.ч. составлять такие необходимые учетные документы, как номенклатура дел и описи дел при их передаче на архивное хранение.

Большинство коммерческих организаций, как правило:

  • соблюдает требования ст. 17 Закона об архивном деле и
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила работы архивов организаций; в настоящее время готовится к утверждению новая версия);
  • создает экспертные комиссии на основании Примерного положения об экспертной комиссии организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43).

Фрагмент документа

Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

2. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.

3. В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.

4. Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к особо ценным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

5. Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к уникальным документам, порядок учета, хранения и использования таких документов определяются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Конечно, в структурных подразделениях коммерческих организаций обычно не принимают на работу специальных ответственных за делопроизводство, и функции ведения делопроизводства и обеспечения архивного хранения осуществляются службой документационного обеспечения управления (ДОУ), в структуре которой часто и создается архив (централизованно). В лучшем случае секретари / помощники руководителей структурных подразделений и специалисты невысоких должностных уровней могут получить дополнительные функции по формированию дел своего подразделения и обеспечивать...

Вы видите 20% этого ответа. Выберите свой вариант доступа

Купить этот ответ
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Снимать гриф ДСП перед передачей документов в архив?

Надо ли перед передачей всех документов на архивное хранение снимать с них гриф ограничения доступа, например, ДСП?

Если в подразделении обнаружены ценные «старые» документы

Как передать на хранение в архив документы прошедших лет, обнаруженные в подразделении, если даже в номенклатуре дел за эти годы они не значатся? Рассматриваем ситуацию на живом примере из вопроса нашего подписчика (о табелях учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда, нарядах): кто и как определяет их ценность, каков срок хранения, как документировать передачу в архив (показываем пример оформления дополнения к описи дел по личному составу).

Если пропали дела / тома, указанные в номенклатуре дел

Что делать, когда в номенклатуре дела / тома значатся, а при фактической попытке их передачи в архив обнаружено было не все? Ситуация еще усугубляется тем, что в организации обязанность по составлению описей дел лежит на сотрудниках архива, а не структурного подразделения, передающего свои дела. Благодаря вопросу нашего подписчика, разберем эту достаточно типичную «задачку» на живом примере: в каком порядке действовать, как документировать.

Ответственность за несдачу документов в госархив при ликвидации организации

Указан ли в каком-либо нормативном документе факт необходимости предоставления справки (либо иного документа), подтверждающей сдачу документов (документы постоянного хранения и по личному составу) в государственный архив при ликвидации организации? Может ли арбитражный суд (при банкротстве) или налоговая требовать необходимой передачи документов ликвидируемой организации в государственный (или муниципальный) архив? На что можно сослаться, кроме Закона № 125-ФЗ об архивном деле?

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах

Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?