Об уничтожении внутренних нормативных документов банка

Вопрос
В Банке есть внутренние нормативные документы, которые ранее оформлялись на бумаге до внедрения электронного документооборота с 2012 по 2015 год. Но в настоящий момент они утратили действие. Каким образом их можно уничтожить и на основании какой статьи, закона?
Отвечает

Надеемся, что столь радикальное решение об уничтожении документов в бумажной форме вы еще не приняли. Потому что форма представления документа – не главный, а один из вспомогательных критериев, который применяется в процессе экспертизы ценности документов1.

Банковский бизнес достаточно консервативный, в нем документы выполняют свою самую главную функцию – доказательства. Когда локальные нормативные акты (ЛНА) переходят в статус «недействующих» – их заменяют новыми актуальными, тогда они рассматриваются как «исполненные», завершившие свою оперативную функцию регулирования процессов предоставления банковских продуктов и услуг.

В банке в экспертную комиссию (ЭК) рекомендуем включить представителей службы внутреннего контроля и службы управления рисками, которые понимают ценность ЛНА. Вместе с коллегами проанализируйте указание Банка России от 03.04.2017 № 4336-У «Об оценке экономического положения банков», из которого как раз и следует, что оценка показателей качества управления (включая деятельность совета директоров), оценка системы управления рисками и управления стратегическими рисками, состояние внутреннего контроля осуществляются на основании документов, которые должны полностью выполнять свою доказательную функцию на протяжении всей деятельности банка (вплоть до его ликвидации).

В решении вопросов определения ценности документов (их хранения или выделения к уничтожению) необходимо руководствоваться:

  1. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.03.2015 № 526).
  2. Методическими рекомендациями по их применению (опубликованы на сайте Росархива 18.07.2018).
  3. ПосколькуПеречень документов со сроками хранения для кредитных организаций, проект которого разрабатывали совместно Банк России и Росархив, остается нереализованным проектом, то по отношению к документам, исполненным в 2012–2015 гг.,должны были своевременно применяться сроки хранения ЛНА, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее –Перечень 2010 г.). В ст. 27 установлены сроки хранения ЛНА для любой организации:

Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)


Применение ст. 27 Перечня 2010 г. означает, что банк должен хранить оригиналы ЛНА постоянно до своей ликвидации2 в головной организации. А вот в филиалах, куда направляются для исполнения копии3, они выделяются к уничтожению после 3 лет после окончания срока их действия и замены новыми.
В настоящее время ваш вопрос приобретает новый поворот, который в вашей ситуации не будет критичным. С 18 февраля 2020 года вступил в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019 г. ). А Перечень 2010 г. утратил силу. В связи с разъяснениями, опубликованными 12.03.2020 на сайте Росархива , начиная с 18.02.2020 выделять любые дела (в т.ч. исполненные несколько лет назад) к уничтожению или передавать их по описям в архив необходимо уже по новому Перечню 2019 г.
Если ЛНА за период 2012–2015 гг. вы до сих пор не подготовили к архивному хранению, то экспертизу их ценности вам нужно проводить, руководствуясь новым Перечнем 2019 г. Но для оригиналов ЛНА в утвердившей их организации установлен по-прежнему постоянный срок хранения:
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Поэтому совместно с ИТ-подразделением в действующей СЭД необходимо сделать доработки, обеспечивающие постоянный срок хранения ЛНА вплоть до ликвидации организации.

Сноски 3

  1. Заметим, что доказательный срок хранения документов в бумажной форме – почти 100 лет, а срок хранения документов в электронной форме определяется сроком действия электронных подписей, которые поддерживает СЭД либо выдал удостоверяющий центр. Вернуться назад
  2. Знак в Перечне 2010 г. означает, что при ликвидации организации, которая не является источником комплектования, документы могут быть приняты в гос- или муниципальный архив по методу выборки. Вернуться назад
  3. Кстати, в СЭД для всеобщего информирования и использования могут публиковаться электронные копии ЛНА. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Оформите годовую подписку 2022 в октябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Какой срок хранения у приказов об утверждении типовых форм договоров?

Просим дать разъяснения о том, какой срок хранения необходимо применять для приказов об утверждении типовых форм договоров. В ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) есть несколько вариантов. Какой из них выбрать?

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Если первичные учетные документы сканируются

В нашей компании ввели электронный архив для документов первичного учета. Теперь все документы первичного учета (например, счета-фактуры, универсальные передаточные документы), которые первоначально подготавливаются на бумаге и на них проставляются «живые» подписи и печати, сканируются и сохраняются в электронном архиве. Вопрос: при наличии официального электронного архива нужно ли также хранить изначально подготовленные бумажные версии этих первичных документов или оставлять на хранении только их электронные аналоги в электронном архиве? Если бумажные первоисточники хранить не нужно, то каким образом тогда оформлять их уничтожение, если по Перечню типовых архивных документов они имеют определенный срок хранения? Какое законное основание должно быть для выделения к уничтожению данных бумажных документов? Я ответила нашему главному бухгалтеру, что нужно хранить и бумажные документы, но стала немножко сомневаться. Прошу дать ответ.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?