Об уничтожении внутренних нормативных документов банка

Вопрос
В Банке есть внутренние нормативные документы, которые ранее оформлялись на бумаге до внедрения электронного документооборота с 2012 по 2015 год. Но в настоящий момент они утратили действие. Каким образом их можно уничтожить и на основании какой статьи, закона?
Отвечает

Надеемся, что столь радикальное решение об уничтожении документов в бумажной форме вы еще не приняли. Потому что форма представления документа – не главный, а один из вспомогательных критериев, который применяется в процессе экспертизы ценности документов1.

Банковский бизнес достаточно консервативный, в нем документы выполняют свою самую главную функцию – доказательства. Когда локальные нормативные акты (ЛНА) переходят в статус «недействующих» – их заменяют новыми актуальными, тогда они рассматриваются как «исполненные», завершившие свою оперативную функцию регулирования процессов предоставления банковских продуктов и услуг.

В банке в экспертную комиссию (ЭК) рекомендуем включить представителей службы внутреннего контроля и службы управления рисками, которые понимают ценность ЛНА. Вместе с коллегами проанализируйте указание Банка России от 03.04.2017 № 4336-У «Об оценке экономического положения банков», из которого как раз и следует, что оценка показателей качества управления (включая деятельность совета директоров), оценка системы управления рисками и управления стратегическими рисками, состояние внутреннего контроля осуществляются на основании документов, которые должны полностью выполнять свою доказательную функцию на протяжении всей деятельности банка (вплоть до его ликвидации).

В решении вопросов определения ценности документов (их хранения или выделения к уничтожению) необходимо руководствоваться:

  1. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.03.2015 № 526).
  2. Методическими рекомендациями по их применению (опубликованы на сайте Росархива 18.07.2018).
  3. ПосколькуПеречень документов со сроками хранения для кредитных организаций, проект которого разрабатывали совместно Банк России и Росархив, остается нереализованным проектом, то по отношению к документам, исполненным в 2012–2015 гг.,должны были своевременно применяться сроки хранения ЛНА, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее –Перечень 2010 г.). В ст. 27 установлены сроки хранения ЛНА для любой организации:

Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)


Применение ст. 27 Перечня 2010 г. означает, что банк должен хранить оригиналы ЛНА постоянно до своей ликвидации2 в головной организации. А вот в филиалах, куда направляются для исполнения копии3, они выделяются к уничтожению после 3 лет после окончания срока их действия и замены новыми.
В настоящее время ваш вопрос приобретает новый поворот, который в вашей ситуации не будет критичным. С 18 февраля 2020 года вступил в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019 г. ). А Перечень 2010 г. утратил силу. В связи с разъяснениями, опубликованными 12.03.2020 на сайте Росархива , начиная с 18.02.2020 выделять любые дела (в т.ч. исполненные несколько лет назад) к уничтожению или передавать их по описям в архив необходимо уже по новому Перечню 2019 г.
Если ЛНА за период 2012–2015 гг. вы до сих пор не подготовили к архивному хранению, то экспертизу их ценности вам нужно проводить, руководствуясь новым Перечнем 2019 г. Но для оригиналов ЛНА в утвердившей их организации установлен по-прежнему постоянный срок хранения:
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Поэтому совместно с ИТ-подразделением в действующей СЭД необходимо сделать доработки, обеспечивающие постоянный срок хранения ЛНА вплоть до ликвидации организации.

Сноски 3

  1. Заметим, что доказательный срок хранения документов в бумажной форме – почти 100 лет, а срок хранения документов в электронной форме определяется сроком действия электронных подписей, которые поддерживает СЭД либо выдал удостоверяющий центр. Вернуться назад
  2. Знак в Перечне 2010 г. означает, что при ликвидации организации, которая не является источником комплектования, документы могут быть приняты в гос- или муниципальный архив по методу выборки. Вернуться назад
  3. Кстати, в СЭД для всеобщего информирования и использования могут публиковаться электронные копии ЛНА. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов

Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов?

Сколько хранить кассовые документы, если нет лицевых счетов?

Помогите, пожалуйста, аргументировать с точки зрения действующего законодательства срок хранения следующих документов: 1. Кассовые документы (отчеты по кассе, приходные и расходные кассовые ордера) формируются в дело вместе с платежными ведомостями на выплату денежных сумм из кассы, с «живыми» подписями о получении (выплат через кассу очень мало, т.к. основной объем зарплаты выплачивается путем перечисления денежных средств на банковские карточки работников). При определении срока хранения данного дела нужно использовать ст. 277 и ст. 295 Перечня 2019 г. По «старшинству» ко всему делу можно применить срок хранения 6 лет, но только в том случае, если есть лицевые счета, а при их отсутствии, срок хранения составляет – 50/75 лет. 2. Акционерное общество не ведет лицевых счетов. В архив на хранение передаются на бумажном носителе только расчетные листы – вторые экземпляры (информация, содержащаяся в расчетном листе, в большинстве своем, совпадает с информацией лицевого счета). Также с помощью программы 1С: ЗУП ведутся расчетные ведомости (при необходимости в этой же программе можно сформировать и лицевые счета). Можно ли применить 6-летний срок хранения для дел, содержащих кассовые документы и расчетные ведомости, при условии хранения: – расчетных листов по зарплате вместо лицевых счетов; – вместо лицевых счетов – расчетных ведомостей в электронном виде?"

Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?

Какой срок хранения у работодателя индивидуальных сведений, передаваемых в ПФР?

Подскажите, пожалуйста, правильно ли я понимаю ситуацию: 1. Срок хранения документов в акционерном обществе (у страхователя) индивидуальных сведений, передаваемых в ПФР на любом носителе (как на бумажном, так и в электронном виде) равен 5 годам, согласно статье 624 Перечня 2019 г.? Или все-таки 6 годам, согласно ст. 23 п. 3.4 подп. 6 НК РФ? Раньше для документов с индивидуальными сведениями о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица, отраженными в формах СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, утвержденных постановлением Правления ПФР № 192-п, применялась ст. 905 Перечня 2010 г. и срок хранения 50/75 лет. А срок хранения 5 лет для документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, можно было применить, согласно ст. 898 Перечня 2010 г., только для таких форм как, например, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-4, АДВ-6-3, АДВ-6-4, АДВ-6-5. 2. Пункт 2 Разъяснений Росархива по внедрению Перечня 2019 г. гласит: «сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, за исключением тех документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236». Исходя из этого положения можно ли применять срок хранения 5 лет (или 6 лет) для любых форм, передаваемых в ПФР в разные годы? Следовательно, можно выделять к уничтожению все бумажные документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования старых годов, начиная с 1998 года, находящиеся на хранении у нас в архиве акционерного общества?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?