Сроки хранения различных приказов
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Надеемся, что столь радикальное решение об уничтожении документов в бумажной форме вы еще не приняли. Потому что форма представления документа – не главный, а один из вспомогательных критериев, который применяется в процессе экспертизы ценности документов1.
Банковский бизнес достаточно консервативный, в нем документы выполняют свою самую главную функцию – доказательства. Когда локальные нормативные акты (ЛНА) переходят в статус «недействующих» – их заменяют новыми актуальными, тогда они рассматриваются как «исполненные», завершившие свою оперативную функцию регулирования процессов предоставления банковских продуктов и услуг.
В банке в экспертную комиссию (ЭК) рекомендуем включить представителей службы внутреннего контроля и службы управления рисками, которые понимают ценность ЛНА. Вместе с коллегами проанализируйте указание Банка России от 03.04.2017 № 4336-У «Об оценке экономического положения банков», из которого как раз и следует, что оценка показателей качества управления (включая деятельность совета директоров), оценка системы управления рисками и управления стратегическими рисками, состояние внутреннего контроля осуществляются на основании документов, которые должны полностью выполнять свою доказательную функцию на протяжении всей деятельности банка (вплоть до его ликвидации).
См. статью «Как поменялись состав документов и сроки хранения в разделе “Организация системы управления” Перечня 2019 года» в № 9' 2020
См. статью «Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.» в № 5' 2020
В решении вопросов определения ценности документов (их хранения или выделения к уничтожению) необходимо руководствоваться:
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Поэтому совместно с ИТ-подразделением в действующей СЭД необходимо сделать доработки, обеспечивающие постоянный срок хранения ЛНА вплоть до ликвидации организации.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
С 1 июля 2024 года изменится порядок рассмотрения обращений граждан и юрлиц в организациях финансового сектора. Объясняем, каких именно организаций и чьих обращений это коснется. Для 2 типов организаций (Банка России и его подопечных – кредитных организаций) рассматриваем новый порядок работы подробно: с цитатами из нормативной базы и примерами расчета сроков как для отдельных «телодвижений», так и всего процесса в целом. Напоминаем, на кого распространяется общий порядок работы по закону об обращениях граждан, который действует уже давно. Расчет сроков по нему тоже показываем на примере.
Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?
Штраф за неуничтожение в заданные сроки персональных данных для организации сейчас доходит до 500 000 руб., и Госдума рассматривает законопроект о его увеличении в несколько раз! Поэтому давайте разберемся, в каких ситуациях, в какие сроки надо уничтожать персданные, как это документально подтвердить, сколько потом хранить такие доказательства. Правила документирования установлены Роскомнадзором – объясняем, что он требует. Показываем образцы приказа о создании комиссии, акта об уничтожении персданных, уведомления работника об уничтожении персональных данных, которые использовались неправомерно. Предлагаем формулировки для ЛНА о порядке уничтожения таких конфиденциальных сведений, для договоров об обязательстве контрагента уничтожить передаваемые ему персданные.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.
Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.
Раздел не найден.