Top.Mail.Ru
Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив № 09 / 2020
  3. Ответы на вопросы

Об уничтожении внутренних нормативных документов банка

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 09 / 2020
Вопрос
В Банке есть внутренние нормативные документы, которые ранее оформлялись на бумаге до внедрения электронного документооборота с 2012 по 2015 год. Но в настоящий момент они утратили действие. Каким образом их можно уничтожить и на основании какой статьи, закона?
Отвечает
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Надеемся, что столь радикальное решение об уничтожении документов в бумажной форме вы еще не приняли. Потому что форма представления документа – не главный, а один из вспомогательных критериев, который применяется в процессе экспертизы ценности документов1.

Банковский бизнес достаточно консервативный, в нем документы выполняют свою самую главную функцию – доказательства. Когда локальные нормативные акты (ЛНА) переходят в статус «недействующих» – их заменяют новыми актуальными, тогда они рассматриваются как «исполненные», завершившие свою оперативную функцию регулирования процессов предоставления банковских продуктов и услуг.

В банке в экспертную комиссию (ЭК) рекомендуем включить представителей службы внутреннего контроля и службы управления рисками, которые понимают ценность ЛНА. Вместе с коллегами проанализируйте указание Банка России от 03.04.2017 № 4336-У «Об оценке экономического положения банков», из которого как раз и следует, что оценка показателей качества управления (включая деятельность совета директоров), оценка системы управления рисками и управления стратегическими рисками, состояние внутреннего контроля осуществляются на основании документов, которые должны полностью выполнять свою доказательную функцию на протяжении всей деятельности банка (вплоть до его ликвидации).

Связанный материал
Как поменялись состав документов и сроки хранения в разделе «Организация системы управления» Перечня...
№ 09 / 2020

См. статью «Как поменялись состав документов и сроки хранения в разделе “Организация системы управления” Перечня 2019 года» в № 9' 2020
Связанный материал
Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.
№ 05 / 2020

См. статью «Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.» в № 5' 2020
Связанный материал
Как описать документы в номенклатуре дел
№ 12 / 2021

В решении вопросов определения ценности документов (их хранения или выделения к уничтожению) необходимо руководствоваться:

  1. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.03.2015 № 526).
  2. Методическими рекомендациями по их применению (опубликованы на сайте Росархива 18.07.2018).
  3. ПосколькуПеречень документов со сроками хранения для кредитных организаций, проект которого разрабатывали совместно Банк России и Росархив, остается нереализованным проектом, то по отношению к документам, исполненным в 2012–2015 гг.,должны были своевременно применяться сроки хранения ЛНА, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее –Перечень 2010 г.). В ст. 27 установлены сроки хранения ЛНА для любой организации:

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)


Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Связанный материал
Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах
№ 09 / 2020

Подробнее про то, когда каким Перечнем руководствоваться (особенно для документов, которым новый Перечень изменил срок хранения), читайте в статье в № 9' 2020

Поэтому совместно с ИТ-подразделением в действующей СЭД необходимо сделать доработки, обеспечивающие постоянный срок хранения ЛНА вплоть до ликвидации организации.

Сноски 3

  1. Заметим, что доказательный срок хранения документов в бумажной форме – почти 100 лет, а срок хранения документов в электронной форме определяется сроком действия электронных подписей, которые поддерживает СЭД либо выдал удостоверяющий центр. Вернуться назад
  2. Знак в Перечне 2010 г. означает, что при ликвидации организации, которая не является источником комплектования, документы могут быть приняты в гос- или муниципальный архив по методу выборки. Вернуться назад
  3. Кстати, в СЭД для всеобщего информирования и использования могут публиковаться электронные копии ЛНА. Вернуться назад
Оценить вопрос
0 Коментариев
s
В избранное
Версия для печати
Отправить по почте

Выбери вариант доступа

Получать бесплатные статьи на e-mail по теме:

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Можно определить срок хранения по типовому перечню, если для этих документов он есть в ведомственном?

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2023

При составлении номенклатуры дел организация обязана пользоваться исключительно «своим» ведомственным перечнем (например, учреждение здравоохранения)? Если какие-то управленческие документы лучше указаны в типовом Перечне 2019 года, как быть? При этом сроки хранения специфическим отраслевым документам устанавливаем на основании ведомственного перечня. Например, в областной больнице (региональное учреждение здравоохранения) была номенклатура на 2023 год, сроки хранения управленческих (бухгалтерских) документов были установлены по Перечню 2019 года. При составлении номенклатуры дел на 2024 год медицинские документы будут определены по новому Перечню Министерства здравоохранения Российской Федерации. Что касается бухгалтерских и документов по личному составу, можно ли оставить сроки хранения этих документов по Перечню 2019 года, чтобы не тратить время на их пересмотр? Или необходимо все документы пересмотреть по новому Перечню Минздрава России и оставить по Перечню 2019 года только те, которых нет в Перечне Минздрава России?

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Сроки хранения электронной кадровой отчетности в фонды и налоговую

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2023
Современное делопроизводство

В разных нормативных документах мы видим существенно различающийся срок хранения для одних и тех же форм отчетности (в типовом Перечне 2019 года, НК РФ, приказе ФСС РФ). С этим вопросом к нам обратился подписчик. Объясняем, какой срок хранения необходимо отразить в номенклатуре дел организации-налогоплательщику и страхователю (т.е. автору подаваемых в электронном виде отчетов): для форм СЗВ-ТД, СЗВ-М, РСВ, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, которые подавались ранее в ПФР и ФСС; и для форм КНД 1151111, КНД 1151162, ЕФС-1, которые подаются с 1 января 2023 года в налоговую и СФР. При соблюдении каких условий эти сроки можно существенно сократить.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации»: постоянно или временно?

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2023
Современное делопроизводство

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации» – к документам постоянного или временного хранения? В какой строке итоговой записи к номенклатуре дел их учитывать? Когда и в какую опись включать при подготовке к передаче в архив? Разбираемся, что сказано об этом в законе об архивном деле, действующем Перечне документов со сроками хранения 2019 года и в только что вступивших в силу архивных Правилах 2023 года. В результате делаем выводы, как действовать организациям и архивным учреждениям.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Что делать, когда срок хранения документа не установлен

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2023
Современное делопроизводство

В каких нормативных документах (кроме типовых перечней) могут быть установлены сроки хранения. Как обычно обнаруживаются дела, для которых нигде не удается найти нормативно закрепленного срока хранения. Как тогда действовать службе ДОУ и экспертной комиссии – как самостоятельно найти наиболее подходящий срок из имеющихся либо обратиться с этим вопросом «к вышестоящим»: в ЦЭК, в государственный или муниципальный архив (даже если ваша организация пока не является источником их комплектования), в уполномоченный архивный орган на своей территории. Показываем алгоритм поиска этих структур и примеры документов (протокола ЭК, писем-запросов).

Оксана Аскарова
начальник общего отдела управления делами Отделения Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тверской области

Порядок разработки номенклатуры дел

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2009
Современное делопроизводство

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Быкова Т.А.
доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2020
Современное делопроизводство

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Делопроизводство и архив
№ 05 / 2022
Современное делопроизводство

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Елена Юсипова
начальник аппарата генерального директора АО «НТЦ Промтехаэро»

Оформляем акты на уничтожение документов

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2017
Оформление документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Раздел не найден.