Как учитывать переходящее дело в номенклатуре дел и описи дел?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2017

Вопрос

При составлении итоговой записи к номенклатуре дел к какому году надо относить переходящее дело: к году окончания или году заведения дела? И в опись какого года включать переходящее дело?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Переходящие дела, не законченные в делопроизводстве и не утратившие своей актуальности¹, учитываются в номенклатурах дел в течение всего срока своего действия из года в год. И соответствующие отметки у переходящего дела оформляют в графе «Примечание» номенклатур дел за все эти годы:

Пример 1. Отметка у переходящего дела в номенклатуре дел на следующий год

В номенклатуре дел службы делопроизводства на 2018 год у заголовка дела, которое начато в 2017 году, оформляется соответствующая отметка: Отметка у переходящего дела в номенклатуре дел на следующий год

Пример 2. Отметка у переходящего дела в номенклатуре дел уходящего года

В клиентском отделе в 2017 году не завершилось рассмотрение претензий клиентов, поэтому в номенклатуре дел данного подразделения должна быть оформлена отметка о том, что дело будет переходящим. Она оформляется ответственным за делопроизводство в структурном подразделении по окончании 2017 года, когда он подсчитывает количество фактически заведенных дел, заполняет графу 3 номенклатуры дел своего подразделения и составляет итоговую запись к ней: Отметка у переходящего дела в номенклатуре дел уходящего года

Получается, что переходящее дело фигурирует в нескольких номенклатурах дел - за несколько лет подряд. И тогда при заполнении итоговой записи к каждой из них во время подсчета количества заведенных дел в году такое переходящее дело будет учитываться.

В годовые разделы описей дел должны включаться документы и дела, в т.ч. переходящие, подлежащие архивному хранению, срок хранения которых исчисляется с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения (это год окончания дела, который указывается на обложке дела в процессе архивно-технической обработки дела в реквизите «крайние даты»).

Пример 3. Описание переходящего дела в год его завершения в годовом разделе описи дел

В статьях, включенных в годовой раздел описи дел постоянного хранения за 2015 год, у переходящего дела даты создания его самого раннего и самого позднего документов оформляются в графе «Крайние даты»: Описание переходящего дела в год его завершения в годовом разделе описи дел

Сноски 1

Например, обычно продолжают действовать в течение 3-5 лет организационные и технологические документы, а также приказы нормативного характера. Вернуться назад