Как учитывать переходящее дело в номенклатуре дел и описи дел?

Вопрос
При составлении итоговой записи к номенклатуре дел к какому году надо относить переходящее дело: к году окончания или году заведения дела? И в опись какого года включать переходящее дело?
Отвечает

Переходящие дела, не законченные в делопроизводстве и не утратившие своей актуальности1, учитываются в номенклатурах дел в течение всего срока своего действия из года в год. И соответствующие отметки у переходящего дела оформляют в графе «Примечание» номенклатур дел за все эти годы:

Пример 1. Отметка у переходящего дела в номенклатуре дел на следующий год

В номенклатуре дел службы делопроизводства на 2018 год у заголовка дела, которое начато в 2017 году, оформляется соответствующая отметка:

Отметка у переходящего дела в номенклатуре дел на следующий год
Пример 2. Отметка у переходящего дела в номенклатуре дел уходящего года

В клиентском отделе в 2017 году не завершилось рассмотрение претензий клиентов, поэтому в номенклатуре дел данного подразделения должна быть оформлена отметка о том, что дело будет переходящим. Она оформляется ответственным за делопроизводство в структурном подразделении по окончании 2017 года, когда он подсчитывает количество фактически заведенных дел, заполняет графу 3 номенклатуры дел своего подразделения и составляет итоговую запись к ней:

Отметка у переходящего дела в номенклатуре дел уходящего года

Получается, что переходящее дело фигурирует в нескольких номенклатурах дел - за несколько лет подряд. И тогда при заполнении итоговой записи к каждой из них во время подсчета количества заведенных дел в году такое переходящее дело будет учитываться.

В годовые разделы описей дел должны включаться документы и дела, в т.ч. переходящие, подлежащие архивному хранению, срок хранения которых исчисляется с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения (это год окончания дела, который указывается на обложке дела в процессе архивно-технической обработки дела в реквизите «крайние даты»).

Пример 3. Описание переходящего дела в год его завершения в годовом разделе описи дел

В статьях, включенных в годовой раздел описи дел постоянного хранения за 2015 год, у переходящего дела даты создания его самого раннего и самого позднего документов оформляются в графе «Крайние даты»:

Описание переходящего дела в год его завершения в годовом разделе описи дел

Сноски 1

  1. Например, обычно продолжают действовать в течение 3-5 лет организационные и технологические документы, а также приказы нормативного характера. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как писать должность и Ф.И.О. в тексте распорядительного документа?

Как правильно оформлять должность в тексте распорядительного документа в отношении Ф.И.О.: – ставить ее перед Ф.И.О. или после (например, в приказе: «объявить благодарность Иванову Ивану Ивановичу, мастеру участка» или «объявить благодарность мастеру участка Иванову Ивану Ивановичу»)? – надо ли склонять должность? – видела, что поручение в приказе могут выдать подразделению, а в скобках указывают его руководителя в именительном падеже. Можно ли в скобках указывать другого специалиста подразделения – не руководителя? Все ли эти варианты допустимы или какой-то из них более правильный?

Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов

Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов?

Обязательно ли указывать ОГРН, ИНН на бланках госорганов?

Обязательно ли указывать данные ОГРН, ИНН на бланках? Интересуют бланки госорганов. Где найти подтверждение обязательности либо не обязательности?

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?» Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам. Будем признательны за помощь!