Как учитывать переходящее дело в номенклатуре дел и описи дел?

Вопрос
При составлении итоговой записи к номенклатуре дел к какому году надо относить переходящее дело: к году окончания или году заведения дела? И в опись какого года включать переходящее дело?
Отвечает

Переходящие дела, не законченные в делопроизводстве и не утратившие своей актуальности1, учитываются в номенклатурах дел в течение всего срока своего действия из года в год. И соответствующие отметки у переходящего дела оформляют в графе «Примечание» номенклатур дел за все эти годы:

Пример 1. Отметка у переходящего дела в номенклатуре дел на следующий год

В номенклатуре дел службы делопроизводства на 2018 год у заголовка дела, которое начато в 2017 году, оформляется соответствующая отметка:Отметка у переходящего дела в номенклатуре дел на следующий год

Пример 2. Отметка у переходящего дела в номенклатуре дел уходящего года

В клиентском отделе в 2017 году не завершилось рассмотрение претензий клиентов, поэтому в номенклатуре дел данного подразделения должна быть оформлена отметка о том, что дело будет переходящим. Она оформляется ответственным за делопроизводство в структурном подразделении по окончании 2017 года, когда он подсчитывает количество фактически заведенных дел, заполняет графу 3 номенклатуры дел своего подразделения и составляет итоговую запись к ней: Отметка у переходящего дела в номенклатуре дел уходящего года

Получается, что переходящее дело фигурирует в нескольких номенклатурах дел - за несколько лет подряд. И тогда при заполнении итоговой записи к каждой из них во время подсчета количества заведенных дел в году такое переходящее дело будет учитываться.

В годовые разделы описей дел должны включаться документы и дела, в т.ч. переходящие, подлежащие архивному хранению, срок хранения которых исчисляется с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения (это год окончания дела, который указывается на обложке дела в процессе архивно-технической обработки дела в реквизите «крайние даты»).

Пример 3. Описание переходящего дела в год его завершения в годовом разделе описи дел

В статьях, включенных в годовой раздел описи дел постоянного хранения за 2015 год, у переходящего дела даты создания его самого раннего и самого позднего документов оформляются в графе «Крайние даты»:Описание переходящего дела в год его завершения в годовом разделе описи дел

Сноски 1

  1. Например, обычно продолжают действовать в течение 3-5 лет организационные и технологические документы, а также приказы нормативного характера. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел?

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел о заведенных за прошедший год делах? Какие-то подразделения смогут предоставить в службу делопроизводства эти сведения в начале следующего 2021 года. Но из-за пандемии многих перевели на дистанционную работу, поэтому какие-то подразделения смогут все посчитать гораздо позже (даже не знаю когда, может в марте или апреле… или к лету). Тогда в итоговой записи ставить реальную дату ее заполнения (даже летнюю) или все-таки лучше ее оформить задним числом?

Из-за появления в номенклатуре дел электронных документов ее надо перерабатывать? А из-за нового Перечня 2019 г.?

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел филиала на 2021 год с ЭПК головной организации в связи с изменением сроков хранения документов по Перечню 2019 г. и появлением в номенклатуре дел электронных документов на основании приказов головной организации и филиала «Об организации опытной эксплуатации использования электронной подписи в электронных документах»? Последней согласованной с ЭПК головной организации была номенклатура дел на 2019 год.

Итоговую запись к номенклатуре дел подразделения можно не подписывать?

Могут ли подразделения присылать свои данные о количестве заведенных дел просто по электронной почте (без рукописной и электронной подписи)? А уже итоговую запись к сводной номенклатуре дел мы подпишем на бумаге как полагается. Так ведь можно поступать?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

В конце года служба делопроизводства разрабатывает номенклатуру дел (или актуализирует существующую) на следующий год. Статья подскажет вам, как лучше провести эту работу: систематизировать все документы организации, сформулировать заголовки дел и определить им сроки хранения, подготовить проект номенклатуры дел, подписать, согласовать и утвердить его, что нужно будет сделать по окончании делопроизводственного года. Опубликован образец сводной номенклатуры дел коммерческой организации на 2011 год со ссылками на статьи уже нового Перечня типовых управленческих архивных документов со сроками хранения.