Как вносить учетные записи в номенклатуру: количество заведенных дел, уничтожение?

Вопрос
Если у нас выделено несколько архивов, но номенклатура дел составлена единая, то как вносить учетные записи в номенклатуру: количество заведенных дел, уничтожение дел?
Отвечает

Если разработана и утверждена номенклатура дел организации (по старой терминологии - сводная), то, думаю, что у вас не несколько архивов, а несколько архивных хранилищ (специально оборудованных помещений для хранения архивных документов), составляющих единый архивный фонд организации.

Хочу напомнить, что за разработку номенклатуры дел организации несет ответственность (и организует этот процесс в плановом порядке) руководитель службы делопроизводства, а не архив. Архив помогает подразделениям организации в формулировании заголовков дел и установлении сроков их хранения, заведующий архивом / ответственный за архивное хранение документов, являясь секретарем экспертной комиссии по должности, организует согласование проекта номенклатуры дел. Архив получает 1 из экземпляров утвержденной номенклатуры дел на очередной календарный год. Но вот итоговую запись о количестве заведенных дел в этом календарном году архив в номенклатуру дел самостоятельно не вносит. Он получает ее от службы делопроизводства, которая составляет итоговую запись к номенклатуре дел организации (сводной) на основе итоговых записей о количестве заведенных дел, полученных от структурных подразделений.

Итоговая запись к номенклатуре дел обычно оформляется на отдельном листе бумаги минимум в 2 экземплярах и хранится:

  • в делах службы делопроизводства и
  • в архиве в деле фонда как последний лист многостраничной номенклатуры дел организации (может скрепляться с листами номенклатуры дел).

Составить итоговую запись необходимо в январе года, следующего за календарным годом, на который составлялась номенклатура дел (например, в январе 2018 года к номенклатуре дел за 2017 год).

Если организация является источником комплектования, то для передачи в государственный или муниципальный архив оформляется дополнительный экземпляр итоговой записи.

Все экземпляры итоговой записи подписываются руководителем службы делопроизводства (см. цифру 1 в Примере 1) и сотрудником, непосредственно передавшим итоговую запись в архив (цифра 2 там же).

Пример 1. Итоговая запись в номенклатуре дел организации о количестве заведенных дел за год

Если организация не является источником комплектования, то последняя колонка может именоваться не «с отметкой ЭПК» (т.е. экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения), а «с отметкой ЭК» (т.е. экспертной комиссии организации).

С учетом электронных документов итоговая запись к номенклатуре дел может иметь несколько другой вид - см. Пример 3.

Отметки об уничтожении документов и дел вносятся в номенклатуру дел гораздо позже - после выделения к уничтожению в очередном календарном году дел и документов, не подлежащих архивному хранению в связи с истечением сроков их хранения. В графе «Примечание» делается отметка «Выделено к уничтожению» и оформляется ссылка на соответствующий акт после его утверждения руководителем организации (Пример 2). Конечно, это трудоемкая работа, но ее удобно выполнять по мере поступления проектов актов от структурных подразделений, особенно если архив помогал им правильно определять сроки хранения документов и оформлять проекты актов, и если на заседании ЭК состав выделенных к уничтожению дел не меняется.

В Примере 2 показано, как в номенклатуре дел организации на 2013 год, которая сформирована в дела службы делопроизводства в архиве, в графу «Примечание» в 2018 году внести отметку о выделении дела к уничтожению.

Пример 2. Отражение в номенклатуре дел организации уничтожения определенных дел

Пример 3. Итоговая запись в номенклатуре дел организации о количестве заведенных дел за год (в т.ч. с электронными документами)

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел?

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел о заведенных за прошедший год делах? Какие-то подразделения смогут предоставить в службу делопроизводства эти сведения в начале следующего 2021 года. Но из-за пандемии многих перевели на дистанционную работу, поэтому какие-то подразделения смогут все посчитать гораздо позже (даже не знаю когда, может в марте или апреле… или к лету). Тогда в итоговой записи ставить реальную дату ее заполнения (даже летнюю) или все-таки лучше ее оформить задним числом?

Из-за появления в номенклатуре дел электронных документов ее надо перерабатывать? А из-за нового Перечня 2019 г.?

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел филиала на 2021 год с ЭПК головной организации в связи с изменением сроков хранения документов по Перечню 2019 г. и появлением в номенклатуре дел электронных документов на основании приказов головной организации и филиала «Об организации опытной эксплуатации использования электронной подписи в электронных документах»? Последней согласованной с ЭПК головной организации была номенклатура дел на 2019 год.

Итоговую запись к номенклатуре дел подразделения можно не подписывать?

Могут ли подразделения присылать свои данные о количестве заведенных дел просто по электронной почте (без рукописной и электронной подписи)? А уже итоговую запись к сводной номенклатуре дел мы подпишем на бумаге как полагается. Так ведь можно поступать?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

В конце года служба делопроизводства разрабатывает номенклатуру дел (или актуализирует существующую) на следующий год. Статья подскажет вам, как лучше провести эту работу: систематизировать все документы организации, сформулировать заголовки дел и определить им сроки хранения, подготовить проект номенклатуры дел, подписать, согласовать и утвердить его, что нужно будет сделать по окончании делопроизводственного года. Опубликован образец сводной номенклатуры дел коммерческой организации на 2011 год со ссылками на статьи уже нового Перечня типовых управленческих архивных документов со сроками хранения.