Top.Mail.Ru

Как вносить учетные записи в номенклатуру: количество заведенных дел, уничтожение?

Вопрос
Если у нас выделено несколько архивов, но номенклатура дел составлена единая, то как вносить учетные записи в номенклатуру: количество заведенных дел, уничтожение дел?
Отвечает

Если разработана и утверждена номенклатура дел организации (по старой терминологии - сводная), то, думаю, что у вас не несколько архивов, а несколько архивных хранилищ (специально оборудованных помещений для хранения архивных документов), составляющих единый архивный фонд организации.

Хочу напомнить, что за разработку номенклатуры дел организации несет ответственность (и организует этот процесс в плановом порядке) руководитель службы делопроизводства, а не архив. Архив помогает подразделениям организации в формулировании заголовков дел и установлении сроков их хранения, заведующий архивом / ответственный за архивное хранение документов, являясь секретарем экспертной комиссии по должности, организует согласование проекта номенклатуры дел. Архив получает 1 из экземпляров утвержденной номенклатуры дел на очередной календарный год. Но вот итоговую запись о количестве заведенных дел в этом календарном году архив в номенклатуру дел самостоятельно не вносит. Он получает ее от службы делопроизводства, которая составляет итоговую запись к номенклатуре дел организации (сводной) на основе итоговых записей о количестве заведенных дел, полученных от структурных подразделений.

Итоговая запись к номенклатуре дел обычно оформляется на отдельном листе бумаги минимум в 2 экземплярах и хранится:

  • в делах службы делопроизводства и
  • в архиве в деле фонда как последний лист многостраничной номенклатуры дел организации (может скрепляться с листами номенклатуры дел).

Составить итоговую запись необходимо в январе года, следующего за календарным годом, на который составлялась номенклатура дел (например, в январе 2018 года к номенклатуре дел за 2017 год).

Если организация является источником комплектования, то для передачи в государственный или муниципальный архив оформляется дополнительный экземпляр итоговой записи.

Все экземпляры итоговой записи подписываются руководителем службы делопроизводства (см. цифру 1 в Примере 1) и сотрудником, непосредственно передавшим итоговую запись в архив (цифра 2 там же).

Пример 1. Итоговая запись в номенклатуре дел организации о количестве заведенных дел за год

Если организация не является источником комплектования, то последняя колонка может именоваться не «с отметкой ЭПК» (т.е. экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения), а «с отметкой ЭК» (т.е. экспертной комиссии организации).

С учетом электронных документов итоговая запись к номенклатуре дел может иметь несколько другой вид - см. Пример 3.

Отметки об уничтожении документов и дел вносятся в номенклатуру дел гораздо позже - после выделения к уничтожению в очередном календарном году дел и документов, не подлежащих архивному хранению в связи с истечением сроков их хранения. В графе «Примечание» делается отметка «Выделено к уничтожению» и оформляется ссылка на соответствующий акт после его утверждения руководителем организации (Пример 2). Конечно, это трудоемкая работа, но ее удобно выполнять по мере поступления проектов актов от структурных подразделений, особенно если архив помогал им правильно определять сроки хранения документов и оформлять проекты актов, и если на заседании ЭК состав выделенных к уничтожению дел не меняется.

В Примере 2 показано, как в номенклатуре дел организации на 2013 год, которая сформирована в дела службы делопроизводства в архиве, в графу «Примечание» в 2018 году внести отметку о выделении дела к уничтожению.

Пример 2. Отражение в номенклатуре дел организации уничтожения определенных дел

Пример 3. Итоговая запись в номенклатуре дел организации о количестве заведенных дел за год (в т.ч. с электронными документами)

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Работа с номенклатурами дел прошлых лет

Можно ли вносить изменения в номенклатуры дел прошлых лет? Кому-то может показаться, что это необходимо сделать при изменении сроков хранения ранее заведенных дел или при корректировке индексов подразделений. Но в подобных случаях задача решается иначе. Как действовать, показываем на примерах из вопросов читателя (с образцами оформления документов).

Подсчитываем электронные дела в номенклатуре дел

В номенклатуре дел есть не только дело с бумажными оригиналами приказов по основной деятельности, но и дела с электронными проектами этих документов, а также электронными копиями уже подписанных приказов (сканы в pdf-формате). Какое количество томов (частей) электронных проектов бумажных документов должно быть отражено в конце года в графе 3 номенклатуры дел? Одно электронное дело? Или же графу 3 в этом месте можно оставить пустой? Аналогичный вопрос про электронные копии.

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Когда надо успеть закрыть номенклатуру дел?

До какой даты надо успеть составить итоговую запись к номенклатуре дел за прошедший год? Чем грозит ее отсутствие? Как действовать, если в пандемию некому и некогда в обособленных подразделениях этим заниматься? Если они затягивают предоставление данных о количестве заведенных за год дел, то итоговую запись можно составить сначала по имеющимся данным (например, по головному офису), а потом по опоздавшим подразделениям (пример этого показываем). Как службе делопроизводства заполучить рычаги воздействия на уклоняющиеся подразделения? Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы