Top.Mail.Ru

Как вносить учетные записи в номенклатуру: количество заведенных дел, уничтожение?

Вопрос
Если у нас выделено несколько архивов, но номенклатура дел составлена единая, то как вносить учетные записи в номенклатуру: количество заведенных дел, уничтожение дел?
Отвечает

Если разработана и утверждена номенклатура дел организации (по старой терминологии - сводная), то, думаю, что у вас не несколько архивов, а несколько архивных хранилищ (специально оборудованных помещений для хранения архивных документов), составляющих единый архивный фонд организации.

Хочу напомнить, что за разработку номенклатуры дел организации несет ответственность (и организует этот процесс в плановом порядке) руководитель службы делопроизводства, а не архив. Архив помогает подразделениям организации в формулировании заголовков дел и установлении сроков их хранения, заведующий архивом / ответственный за архивное хранение документов, являясь секретарем экспертной комиссии по должности, организует согласование проекта номенклатуры дел. Архив получает 1 из экземпляров утвержденной номенклатуры дел на очередной календарный год. Но вот итоговую запись о количестве заведенных дел в этом календарном году архив в номенклатуру дел самостоятельно не вносит. Он получает ее от службы делопроизводства, которая составляет итоговую запись к номенклатуре дел организации (сводной) на основе итоговых записей о количестве заведенных дел, полученных от структурных подразделений.

Итоговая запись к номенклатуре дел обычно оформляется на отдельном листе бумаги минимум в 2 экземплярах и хранится:

  • в делах службы делопроизводства и
  • в архиве в деле фонда как последний лист многостраничной номенклатуры дел организации (может скрепляться с листами номенклатуры дел).

Составить итоговую запись необходимо в январе года, следующего за календарным годом, на который составлялась номенклатура дел (например, в январе 2018 года к номенклатуре дел за 2017 год).

Если организация является источником комплектования, то для передачи в государственный или муниципальный архив оформляется дополнительный экземпляр итоговой записи.

Все экземпляры итоговой записи подписываются руководителем службы делопроизводства (см. цифру 1 в Примере 1) и сотрудником, непосредственно передавшим итоговую запись в архив (цифра 2 там же).

Пример 1. Итоговая запись в номенклатуре дел организации о количестве заведенных дел за год

Если организация не является источником комплектования, то последняя колонка может именоваться не «с отметкой ЭПК» (т.е. экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения), а «с отметкой ЭК» (т.е. экспертной комиссии организации).

С учетом электронных документов итоговая запись к номенклатуре дел может иметь несколько другой вид - см. Пример 3.

Отметки об уничтожении документов и дел вносятся в номенклатуру дел гораздо позже - после выделения к уничтожению в очередном календарном году дел и документов, не подлежащих архивному хранению в связи с истечением сроков их хранения. В графе «Примечание» делается отметка «Выделено к уничтожению» и оформляется ссылка на соответствующий акт после его утверждения руководителем организации (Пример 2). Конечно, это трудоемкая работа, но ее удобно выполнять по мере поступления проектов актов от структурных подразделений, особенно если архив помогал им правильно определять сроки хранения документов и оформлять проекты актов, и если на заседании ЭК состав выделенных к уничтожению дел не меняется.

В Примере 2 показано, как в номенклатуре дел организации на 2013 год, которая сформирована в дела службы делопроизводства в архиве, в графу «Примечание» в 2018 году внести отметку о выделении дела к уничтожению.

Пример 2. Отражение в номенклатуре дел организации уничтожения определенных дел

Пример 3. Итоговая запись в номенклатуре дел организации о количестве заведенных дел за год (в т.ч. с электронными документами)

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как внести изменения в номенклатуру дел

В какой экземпляр утвержденной номенклатуры дел в течение года вносятся рабочие корректировки. Какие организации и когда оформляют дополнение к утвержденной номенклатуре дел. Как отразить появление новых дел (не предусмотренных изначально), как уточнить заголовки дел, исправить срок хранения, что вносится в графу «Примечание», как действовать при изменении структуры организации, как отразить количество заведенных томов дел.

Обязательно ли составлять номенклатуры дел структурных подразделений?

Обязательно ли составлять номенклатуры дел структурных подразделений (СП) и объединять их в сводную номенклатуру по организации? Можно ли отправить в СП акционерного общества произвольные опросные формы, а по сведениям из них составить номенклатуру дел, которая согласовывается руководителями СП и утверждается руководителем организации?

Что рассылать по подразделениям после утверждения номенклатуры дел?

После утверждения номенклатуры дел что, когда и как рассылается по подразделениям? Может ли номенклатура структурного подразделения, которую оно подавало в службу ДОУ своей организации, отличаться от соответствующего раздела утвержденной сводной номенклатуры дел? А если не отличается, то зачем после утверждения сводной номенклатуры делать такую рассылку по подразделениям (у них ведь и так все уже есть)?

Когда формировать дела?

Сводная номенклатура дел на 2023 год введена в действие приказом, в котором есть пункт, требующий от руководителей всех структурных подразделений до 31.01.2023 года обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год. После указанной даты отдел документационного обеспечения осуществляет проверку формирования дел в подразделениях. Есть подразделения, которые оформили все папки на 2023 год, даже если документов для них нет (еще не появились). Есть также подразделения, которые говорят, что будут заводить папки только тогда, когда для них появятся документы, а просто так пустые папки на полках им не нужны. Ни в одном нормативном документе не удалось найти разъяснения, когда именно нужно формировать дела текущего года. Но даже если такого документа нет, то разве приказа директора о формировании дел до 31.01.2023 не достаточно, чтобы полностью оформить все дела в соответствии с номенклатурой подразделения? Как Вы считаете, когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки, или же оформлять их по мере появления документов в течение года?

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Конфиденциальные документы в номенклатуре дел

Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать ­отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы