Как вносить учетные записи в номенклатуру: количество заведенных дел, уничтожение?

Вопрос
Если у нас выделено несколько архивов, но номенклатура дел составлена единая, то как вносить учетные записи в номенклатуру: количество заведенных дел, уничтожение дел?
Отвечает

Если разработана и утверждена номенклатура дел организации (по старой терминологии - сводная), то, думаю, что у вас не несколько архивов, а несколько архивных хранилищ (специально оборудованных помещений для хранения архивных документов), составляющих единый архивный фонд организации.

Хочу напомнить, что за разработку номенклатуры дел организации несет ответственность (и организует этот процесс в плановом порядке) руководитель службы делопроизводства, а не архив. Архив помогает подразделениям организации в формулировании заголовков дел и установлении сроков их хранения, заведующий архивом / ответственный за архивное хранение документов, являясь секретарем экспертной комиссии по должности, организует согласование проекта номенклатуры дел. Архив получает 1 из экземпляров утвержденной номенклатуры дел на очередной календарный год. Но вот итоговую запись о количестве заведенных дел в этом календарном году архив в номенклатуру дел самостоятельно не вносит. Он получает ее от службы делопроизводства, которая составляет итоговую запись к номенклатуре дел организации (сводной) на основе итоговых записей о количестве заведенных дел, полученных от структурных подразделений.

Итоговая запись к номенклатуре дел обычно оформляется на отдельном листе бумаги минимум в 2 экземплярах и хранится:

  • в делах службы делопроизводства и
  • в архиве в деле фонда как последний лист многостраничной номенклатуры дел организации (может скрепляться с листами номенклатуры дел).

Составить итоговую запись необходимо в январе года, следующего за календарным годом, на который составлялась номенклатура дел (например, в январе 2018 года к номенклатуре дел за 2017 год).

Если организация является источником комплектования, то для передачи в государственный или муниципальный архив оформляется дополнительный экземпляр итоговой записи.

Все экземпляры итоговой записи подписываются руководителем службы делопроизводства (см. цифру 1 в Примере 1) и сотрудником, непосредственно передавшим итоговую запись в архив (цифра 2 там же).

Пример 1. Итоговая запись в номенклатуре дел организации о количестве заведенных дел за год

Если организация не является источником комплектования, то последняя колонка может именоваться не «с отметкой ЭПК» (т.е. экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения), а «с отметкой ЭК» (т.е. экспертной комиссии организации).

С учетом электронных документов итоговая запись к номенклатуре дел может иметь несколько другой вид - см. Пример 3.

Отметки об уничтожении документов и дел вносятся в номенклатуру дел гораздо позже - после выделения к уничтожению в очередном календарном году дел и документов, не подлежащих архивному хранению в связи с истечением сроков их хранения. В графе «Примечание» делается отметка «Выделено к уничтожению» и оформляется ссылка на соответствующий акт после его утверждения руководителем организации (Пример 2). Конечно, это трудоемкая работа, но ее удобно выполнять по мере поступления проектов актов от структурных подразделений, особенно если архив помогал им правильно определять сроки хранения документов и оформлять проекты актов, и если на заседании ЭК состав выделенных к уничтожению дел не меняется.

В Примере 2 показано, как в номенклатуре дел организации на 2013 год, которая сформирована в дела службы делопроизводства в архиве, в графу «Примечание» в 2018 году внести отметку о выделении дела к уничтожению.

Пример 2. Отражение в номенклатуре дел организации уничтожения определенных дел
Пример 3. Итоговая запись в номенклатуре дел организации о количестве заведенных дел за год (в т.ч. с электронными документами)
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как писать должность и Ф.И.О. в тексте распорядительного документа?

Как правильно оформлять должность в тексте распорядительного документа в отношении Ф.И.О.: – ставить ее перед Ф.И.О. или после (например, в приказе: «объявить благодарность Иванову Ивану Ивановичу, мастеру участка» или «объявить благодарность мастеру участка Иванову Ивану Ивановичу»)? – надо ли склонять должность? – видела, что поручение в приказе могут выдать подразделению, а в скобках указывают его руководителя в именительном падеже. Можно ли в скобках указывать другого специалиста подразделения – не руководителя? Все ли эти варианты допустимы или какой-то из них более правильный?

Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов

Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов?

Обязательно ли указывать ОГРН, ИНН на бланках госорганов?

Обязательно ли указывать данные ОГРН, ИНН на бланках? Интересуют бланки госорганов. Где найти подтверждение обязательности либо не обязательности?

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?» Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам. Будем признательны за помощь!