Top.Mail.Ru

Как отразить в номенклатуре отсутствие некоторых дел: если они не заводились и если пропали?

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, как грамотно указать отсутствие дел в структурном подразделении организации в сводной номенклатуре организации? Выявились 2 причины: 1. В номенклатуре дел на 2018 год планировалось заведение определенных дел (есть их индексы и заголовки), но по итогу года выяснилось, что не все дела были сформированы. 2. А одно дело было утеряно (его заводили, но сейчас найти не могут).
Отвечает

Если дело пропало в структурном подразделении, то принимаются меры по его розыску:

Фрагмент документа

Пункт 4.32 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

4.32. ...В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации, структурным подразделением принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов, который подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации (приложение № 6).

Организация розыска недостающих дел предусмотрена и п. 1.3 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М., ВНИИДАД, 2018). Правда, в Методических рекомендациях рассматривается ситуация, когда выявилась утрата дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения в процессе их подготовки к передаче в архив организации.

А на практике процедура служебного расследования и усилия по восстановлению документов и в государственных органах, и в коммерческих организациях являются почти всегда обязательными.

В Примере 1 показана отметка, которую необходимо сделать в номенклатуре в строке утраченного дела. В итоговой записи к номенклатуре дел подразделения выше подписи нужно сделать дополнительную отметку об утрате дела, см. Пример 2.

Пример 1. Отметка в табличной части номенклатуры дел об утрате дела

Пример 2. В итоговой записи к номенклатуре дел подразделения выше подписи можно сделать дополнительную информативную отметку об утере дела

Пример 3. Отметка в табличной части номенклатуры дел о том, что дело не заводилось

Пример 4. В итоговой записи к номенклатуре дел подразделения выше подписи можно сделать дополнительную информативную отметку о деле, которое не заводилось

Пример 5. Как меняется информативная отметка, если не было заведено несколько дел

Дела №№ 08-12, 08-14, 08-15, 08-16 не заводились.

Если в номенклатуре дел на 2018 год было предусмотрено заведение дела с документами по конкретному вопросу деятельности, но соответствующих документов просто не возникло, то действовать надо иначе. В этом случае все гораздо проще:

  • в январе 2019 года проводится проверка соответствия фактически заведенных (сформированных) дел в 2018 году заголовкам, включенным в номенклатуру дел 2018 года;
  • в графе «Примечание» номенклатуры дел на 2018 год у дел, которые не заводились, так и пишем: «Дело не заводилось» (Пример 3);
  • ниже табличной формы итоговой записи к номенклатуре дел подразделения на 2018 год, которая должна быть передана в службу делопроизводства в январе 2019 года, перед подписью руководителя структурного подразделения лучше сделать информативную отметку:
    • в Примере 4 она показана для ситуации с 1 незаведенным делом,
    • а в Примере 5 – с несколькими.

На основании этих сведений, полученных от структурных подразделений, служба делопроизводства вносит отметки «Дело утрачено» и/или «Дело не заводилось» в экземпляры сводной номенклатуры дел (основной и рабочий в делах службы делопроизводства), оформляет сводную итоговую запись и передает 1 ее экземпляр в архив. Архив делает такие же отметки в своем экземпляре номенклатуры дел, который используется при проведении проверок организации хранения и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях. Служба делопроизводства и архив должны проводить проверки ежегодно и по графику, поэтому факт утраты документов и дел, а также факт того, что дело не заведено в связи с изменениями в деятельности подразделения, обычно выявляются и фиксируются в течение календарного года, а не по его итогам.

Связанный материал
Как оформить утрату, порчу документов (часть 1)
№ 07 / 2018
Связанный материал
Как оформить утрату, порчу документов (часть 2)
№ 08 / 2018
Связанный материал
Подтверждаем причину утраты документов
№ 08 / 2018

Почему важно заполучить документ сторонней организации, подтверждающий причину утраты либо порчи ваших документов, а также в каких случаях, кто и каким документом это может сделать, см. в статье «Подтверждаем причину утраты документов» журнала № 8′ 2018

Связанный материал
Когда менять индексы дел, если у подразделений в середине года поменялась кодификация?
№ 10 / 2018

Если в середине года изменилась оргструктура предприятия, то надо ли сразу менять индексы дел подразделений, у которых поменялась кодификация? В какой ситуации с этим можно подождать до следующего года? Как продолжать нумерацию документов дела, переданного посреди года иному подразделению? Ответ в журнале № 10′ 2018

Связанный материал
Восстановление утраченных документов: куда обращаться и как действовать
№ 01 / 2019

1-ю часть статьи «Восстановление утраченных документов: куда обращаться и как действовать» см. в журнале № 1′ 2019

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как описать документы в номенклатуре дел

Подробно разобрали правила заполнения каждой графы основной таблицы номенклатуры дел, в которой описываются дела организации. Особое внимание уделили правилам систематизации документов и формулированию заголовков дел (со ссылкой на свежий методический документ Росархива), привели множество примеров. Распутали путаницу с указанием количества заведенных за год дел / томов. Объяснили, как применять такие сроки хранения Перечня, как «постоянно» (для не источников комплектования он существенно сокращается), «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации организации», «50 / 75 лет». Показали, как отражать в номенклатуре дел электронные оригиналы документов, электронные копии подписанных бумажных оригиналов, электронные проекты документов – ведь их становится все больше! Завершили статью примером оформления номенклатуры дел организации.

Подтверждаем причину утраты документов

Зачем подтверждать причину утраты документов? Как это сделать в случае кражи, затопления, пожара или иной чрезвычайной ситуации? Причем это может быть как локальная проблема (вроде лопнувшей трубы в офисе или возгорания в архиве организации), так и глобальная катастрофа (вроде смытой паводком дамбы или лесного пожара). Подтверждать утрату документов в этих случаях необходимо по-разному. Мы подскажем, в какой ситуации куда за каким документом обращаться и как это лучше делать.

Восстановление утраченных документов: куда обращаться и как действовать

Какие варианты восстановления утраченных документов существуют, какие из них более надежны и чем опасны другие? Объясним риски заверения копии, изготовленной не с оригинала, а с сохранившегося скана или ксерокопии. Покажем примеры оформления отметки о заверении копии с копии для различных ситуаций. В этом номере объясним, какие документы нужно срочно запросить в налоговой, как восстановить протоколы и решения органов управления компанией, регистрационные документы (спецификой восстановления других групп документов займемся в следующем месяце). Здесь опубликованы образцы запроса в налоговую, приказа о выявлении состава утраченных документов и их восстановлении с назначением ответственных лиц, акта, который оправдает появление в деле копии взамен утраченного оригинала.

Как оформить утрату, порчу документов (часть 2)

Как в различных ситуациях заполнять акт об утрате документов и акт о неисправимых повреждениях документов? Как их согласовать протоколом экспертной комиссии? Какие документы собрать и куда подшить? Это мы объяснили в прошлом номере журнала. А сейчас покажем на примерах, как отразить утрату целого дела или отдельного документа в учетных документах организации. Если она произошла в подразделении, то актуализируем номенклатуру дел и журнал регистрации. А если в архиве – то книгу учета поступления и выбытия, а также опись, по которой документы передавались в архив, не забываем и про внутреннюю опись «похудевшего» дела и его лист-заверитель. Вносить сведения важно со ссылкой на акт. При этом взамен утраченного оригинала можно подшить копию.

Как оформить утрату, порчу документов (часть 1)

В какой ситуации нужно оформить акт об утрате документов, а когда – акт о неисправимых повреждениях архивных документов? Образцы заполнения утвержденных форм этих актов мы показали для различных случаев: когда утрачены бумажные или электронные документы, когда научно-справочный аппарат архива цел или тоже пострадал (от этого зависит, сможем ли мы ссылаться в акте на номера описей, по которым документы поступали в архив, а также на их индивидуальные номера как единиц хранения в составе этих описей). Упомянутые формы актов «родом» из архивных правил и утверждены для применения в этой сфере. Как их правильнее использовать и заполнять, если надо зафиксировать утрату либо повреждение документов, хранившихся в подразделении до передачи в архив? В конце приведен пример протокола экспертной комиссии, которым происходит согласование акта.

Восстановление утраченных документов: куда обращаться и как действовать

Какие варианты восстановления утраченных документов существуют, какие из них более надежны и чем опасны другие? Объясним риски заверения копии, изготовленной не с оригинала, а с сохранившегося скана или ксерокопии. Покажем примеры оформления отметки о заверении копии с копии для различных ситуаций. В этом номере объясним, какие документы нужно срочно запросить в налоговой, как восстановить протоколы и решения органов управления компанией, регистрационные документы (спецификой восстановления других групп документов займемся в следующем месяце). Здесь опубликованы образцы запроса в налоговую, приказа о выявлении состава утраченных документов и их восстановлении с назначением ответственных лиц, акта, который оправдает появление в деле копии взамен утраченного оригинала.

Как описать документы в номенклатуре дел

Подробно разобрали правила заполнения каждой графы основной таблицы номенклатуры дел, в которой описываются дела организации. Особое внимание уделили правилам систематизации документов и формулированию заголовков дел (со ссылкой на свежий методический документ Росархива), привели множество примеров. Распутали путаницу с указанием количества заведенных за год дел / томов. Объяснили, как применять такие сроки хранения Перечня, как «постоянно» (для не источников комплектования он существенно сокращается), «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации организации», «50 / 75 лет». Показали, как отражать в номенклатуре дел электронные оригиналы документов, электронные копии подписанных бумажных оригиналов, электронные проекты документов – ведь их становится все больше! Завершили статью примером оформления номенклатуры дел организации.

Подтверждаем причину утраты документов

Зачем подтверждать причину утраты документов? Как это сделать в случае кражи, затопления, пожара или иной чрезвычайной ситуации? Причем это может быть как локальная проблема (вроде лопнувшей трубы в офисе или возгорания в архиве организации), так и глобальная катастрофа (вроде смытой паводком дамбы или лесного пожара). Подтверждать утрату документов в этих случаях необходимо по-разному. Мы подскажем, в какой ситуации куда за каким документом обращаться и как это лучше делать.