Как отразить в номенклатуре отсутствие некоторых дел: если они не заводились и если пропали?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 01 / 2019

Вопрос

Подскажите, пожалуйста, как грамотно указать отсутствие дел в структурном подразделении организации в сводной номенклатуре организации? Выявились 2 причины: 1. В номенклатуре дел на 2018 год планировалось заведение определенных дел (есть их индексы и заголовки), но по итогу года выяснилось, что не все дела были сформированы. 2. А одно дело было утеряно (его заводили, но сейчас найти не могут).

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Если дело пропало в структурном подразделении, то принимаются меры по его розыску:

Фрагмент документа

Пункт 4.32 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

4.32. ...В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации, структурным подразделением принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов, который подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации (приложение № 6).

Организация розыска недостающих дел предусмотрена и п. 1.3 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М., ВНИИДАД, 2018). Правда, в Методических рекомендациях рассматривается ситуация, когда выявилась утрата дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения в процессе их подготовки к передаче в архив организации.

А на практике процедура служебного расследования и усилия по восстановлению документов и в государственных органах, и в коммерческих организациях являются почти всегда обязательными.

В Примере 1 показана отметка, которую необходимо сделать в номенклатуре в строке утраченного дела. В итоговой записи к номенклатуре дел подразделения выше подписи нужно сделать дополнительную отметку об утрате дела, см. Пример 2.

Пример 1. Отметка в табличной части номенклатуры дел об утрате дела

Пример 2. В итоговой записи к номенклатуре дел подразделения выше подписи можно сделать дополнительную информативную отметку об утере дела

Пример 3. Отметка в табличной части номенклатуры дел о том, что дело не заводилось

Пример 4. В итоговой записи к номенклатуре дел подразделения выше подписи можно сделать дополнительную информативную отметку о деле, которое не заводилось

Пример 5. Как меняется информативная отметка, если не было заведено несколько дел

Дела №№ 08-12, 08-14, 08-15, 08-16 не заводились.

Если в номенклатуре дел на 2018 год было предусмотрено заведение дела с документами по конкретному вопросу деятельности, но соответствующих документов просто не возникло, то действовать надо иначе. В этом случае все гораздо проще:

в январе 2019 года проводится проверка соответствия фактически заведенных (сформированных) дел в 2018 году заголовкам, включенным в номенклатуру дел 2018 года;
в графе «Примечание» номенклатуры дел на 2018 год у дел, которые не заводились, так и пишем: «Дело не заводилось» (Пример 3);
ниже табличной формы итоговой записи к номенклатуре дел подразделения на 2018 год, которая должна быть передана в службу делопроизводства в январе 2019 года, перед подписью руководителя структурного подразделения лучше сделать информативную отметку:

в Примере 4 она показана для ситуации с 1 незаведенным делом,
а в Примере 5 – с несколькими.

На основании этих сведений, полученных от структурных подразделений, служба делопроизводства вносит отметки «Дело утрачено» и/или «Дело не заводилось» в экземпляры сводной номенклатуры дел (основной и рабочий в делах службы делопроизводства), оформляет сводную итоговую запись и передает 1 ее экземпляр в архив. Архив делает такие же отметки в своем экземпляре номенклатуры дел, который используется при проведении проверок организации хранения и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях. Служба делопроизводства и архив должны проводить проверки ежегодно и по графику, поэтому факт утраты документов и дел, а также факт того, что дело не заведено в связи с изменениями в деятельности подразделения, обычно выявляются и фиксируются в течение календарного года, а не по его итогам.