Top.Mail.Ru

Когда менять индексы дел, если у подразделений в середине года поменялась кодификация?

Вопрос
В Учебно-методическом управлении организации значилось 5 отделов (02-01, 02-02... 02-05). При утверждении новой структуры Управление исчезло, одному отделу подчинили 2 отдела из Управления, а оставшихся 2 отдела вывели из Управления и сделали самостоятельными. Можно ли изменить индексы структурных подразделений в пределах исчезнувшего Управления, а самостоятельным отделам присвоить новые индексы – поставить их на свободные номера в списке индексов организации?
Отвечает

Чтобы легче было объяснить ответ, визуализируем описанную в вопросе ситуацию схематически:

Пример 1

Если такие организационные изменения происходят в середине года, т.е. до утверждения новой номенклатуры дел на следующий год, то в текущей номенклатуре у подразделений, которые остались на своем уровне (в нашем примере это П 02-01 и П 02-05), номера индексов можно сохранить. А заняться их переиндексацией уже в номенклатуре дел на следующий год, чтобы в следующем году убрать «дыру» между номерами 02-01 и 02-05. Так будет меньше путаницы: лучше избегать ситуации, когда в течение одного года у разных подразделений одинаковый индекс (а именно это произойдет, если подразделению 02-05 поменять индекс на подразделение 02-02).

Подразделениям, которые стали самостоятельными (перешли на более высокий уровень в оргструктуре предприятия), тоже можно сохранить индексы в номенклатуре дел текущего года до составления номенклатуры на следующий год, но можно и присвоить новые свободные индексы, которые ранее еще никому не принадлежали (например, вместо 02-02 будет 11, а вместо 02-03 будет 12). Однако лучше номера и этих подразделений до следующего года оставить прежними.

Обычно номенклатуры дел составляются по структурному типу, т.е. разделы номенклатуры дел (по наименованиям и номерам) повторяют организационную структуру предприятия, которая утверждается и отображается в иных документах и оттуда обычно простым копированием заимствуется в номенклатуру дел. Хорошей практикой является применение классического подхода, когда в сводной номенклатуре дел после титульного листа располагается главная таблица номенклатуры с перечнем всех ее разделов (если она структурного типа, то здесь и будут проиндексированные подразделения). И когда в течение года происходят какие-то оргизменения, то в главной таблице можно отображать изменения наименований и индексов подразделений со ссылкой на документы-основания. Эти пометки помогут разработке главной таблицы номенклатуры дел на следующий год.

Не стоит смущаться ситуации, когда оргструктура изменена на предприятии в середине года, а служба делопроизводства до его окончания продолжает вести дела, в индексах которых отображена старая нумерация подразделений. Ведь в действующей номенклатуре дел четко зафиксирован не только индекс, но и наименование подразделения. И если его коллектив и функции, а значит, и состав формируемых дел остались прежними, то никаких проблем не будет. Только при разработке номенклатуры дел на следующий год необходимо будет убрать расхождение в индексации, наименовании подразделений в оргструктуре предприятия и в номенклатуре дел.

Однако заметьте, что если изменяется структура всей организации и меняются (уточняются, перераспределяются) основные направления деятельности и ее функции между подразделениями, то номенклатура дел должна быть пересоставлена, согласована и утверждена заново даже в середине года. Ведь в этом случае состав документов, создаваемых и формируемых в дела, изменится во многих подразделениях1. Если меняются функции подразделений, то дела, которые начинали вести в начале года одни подразделения, передаются по актам приема-передачи в другие подразделения.

Если при этом в состав регистрационного номера документа принято включать индекс структурного подразделения, то с даты утверждения новой оргструктуры служба делопроизводства включает в состав индексов документов новые номера подразделений, а порядковая валовая нумерация в пределах документопотока у таких документов продолжается (см. Пример 2).

Пример 2. Нумерация документов дела, изменившего индекс в течение года

Первый документ в деле в 2018 году имел регистрационный номер 1/05-15 и потом продолжалась валовая нумерация документов дела, которая успела дойти до № 75/05-15.

Далее 01.10.2018 соответствующая функция была передана другому структурному подразделению и данное дело было передано ему по акту приема-передачи, после чего его индекс изменился и очередной подшитый в дело документ уже получил № 76/07-15, следующий – № 77/07-15 и т.д.

Если и обложки дел оформлялись правильно, то в тот момент, когда дело или том можно считать сформированным (достигшим 4 см толщины или объема в 250 листов), на обложке добавляются новое наименование структурного подразделения и новый индекс (прежние наименования и индекс на ней не зачеркиваются) – показано в Примере 3. А в процессе подготовки дел к передаче в архив организации изменения наименования подразделения и индекса дела должны быть оформлены обязательно.

Пример 3. Добавление на обложку дела его нового индекса, данных о подразделении – новом «владельце» и документа-основания этих изменений

Сноски 1

  1. Это правило подтверждено в п. 1.1.1 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (одобрены Комиссией Росархива по НИМР 26.04.2018 и опубликованы на сайте Росархива 18.07.2018). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

LPKapustkina
04.10.2018, 12:01

Благодарю редакцию журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и Иритикову Веру за подробный ответ на заданный вопрос. Желаю Вам творческих успехов, здоровья, благополучия, дальнейшего процветания и развития.

Рекомендовано для вас

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Кто списывает исполненный документ «В ДЕЛО»?

Вопрос от администрации города. Если на документе проставлена резолюция руководителем, то после исполнения этот документ должен списать «В ДЕЛО» также руководитель? Какими правовыми актами это можно подтвердить?

Где и сколько хранить учетную политику?

Если учетная политика составлена на 2022 год, но данный документ является приложением к приказу от 2021 года, в дело какого года в итоге его подшивать: —  в дело 2021 года подшивается только приказ, а приложение к нему – в дело 2022 года? —  или приказ и приложение к нему формируются вместе в дело 2021 года?

Об учете судебной переписки

Как правильно вести учет судебной переписки? Регистрировать / хранить судебные письма отдельно или в общем реестре входящих документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Как оформить реквизит «Приложение» в случаях, когда: 1. Письмо и приложение к нему оформлены на бумажном носителе, но отправлены адресату будут только их скан-копии по электронной почте? 2. Письмо оформлено на бумажном носителе, а приложение к нему только в электронном виде, адресату письмо с приложением будет направлено по электронной почте? Что при этом написать на документе-приложении и в самом письме? Покажите, пожалуйста, как это грамотно оформить.