Восстановление утраченных документов: куда обращаться и как действовать

Какие варианты восстановления утраченных документов существуют, какие из них более надежны и чем опасны другие? Объясним риски заверения копии, изготовленной не с оригинала, а с сохранившегося скана или ксерокопии. Покажем примеры оформления отметки о заверении копии с копии для различных ситуаций. В этом номере объясним, какие документы нужно срочно запросить в налоговой, как восстановить протоколы и решения органов управления компанией, регистрационные документы (спецификой восстановления других групп документов займемся в следующем месяце). Здесь опубликованы образцы запроса в налоговую, приказа о выявлении состава утраченных документов и их восстановлении с назначением ответственных лиц, акта, который оправдает появление в деле копии взамен утраченного оригинала.
Начало статьи. Окончание в № 02 / 2019, № 03 / 2019
Начало статьи. Окончание в № 02 / 2019, № 03 / 2019

Вопросом, кто же ты без бумажки, люди задаются достаточно давно. Окружающий нас мир, государство и отношения между различными лицами строятся на твердом, когда-то полностью бумажном, а теперь все чаще электронном фундаменте документооборота. Любое действие, совершенное компанией, оставляет за собой след из документов. Само существование организации обусловлено наличием документов. Поэтому вне зависимости от обстоятельств утраты организация обязана приложить все возможные усилия для их восстановления. Компания, утратив документы даже по независящим от нее обстоятельствам, может оказаться в сложном положении, чреватом серьезными финансовыми потерями.

С точки зрения порядка восстановления 1 документацию компании можно условно разделить на несколько блоков:

  • корпоративные (включая учредительные) и регистрационные документы – по своей сути это основные статусные документы, определяющие организацию как правовой субъект;
  • документы, связанные с производственной деятельностью организации, – здесь и документы первичного бухгалтерского и налогового учета, отчетности, и договоры, и документы, подтверждающие владение имуществом, и карты производственных процессов, и документация на особо опасные объекты, и еще многое другое;
  • документы по личному составу.

Стоит отметить, что такое деление на самом деле достаточно условно. Целый пласт документов одновременно является первичными бухгалтерскими и оформляют трудовые отношения или производственную деятельность организации.

Что утрачено и надо ли восстанавливать?

Как организовать работу по определению объема утраченных документов, определяет администрация компании. Она может создать единую комиссию, отдельные комиссии по направлениям деятельности либо обойтись вообще без них. В принципе, достаточно и служебных записок / отчетов руководителей ответственных подразделений, которые каждый в своей зоне ответственности подготовят перечень утраченной документации.

Исключение из этого правила составляет первичная бухгалтерская и налоговая документация. Для нее процедура определения объема утраченного и установления причины утраты формализована в подзаконных актах. Вне зависимости от того, известны причины утраты документов или нет, необходимо назначить специальную комиссию для их определения. В зависимости от предполагаемых причин утраты документов к работе такой комиссии можно пригласить представителей следственных органов, государственного пожарного надзора или др. Но даже если они не согласятся поучаствовать в работе комиссии – ничего страшного, главное:

  • если комиссия придет к выводу, что документы утрачены в результате чрезвычайной ситуации (пожар, кража или иное стихийное бедствие),
  • то вам надо заполучить справку из соответствующего органа, подтверждающую произошедшее (от МЧС России, МВД России, коммунальных служб или др.).

В этом случае придется также провести инвентаризацию документов, имущества, обязательств 2. А уже после нее составить акт, который должен утвердить руководитель организации.

Несмотря на то что описанная процедура предусмотрена для утраты первичных учетных документов, некоторые эксперты рекомендуют придерживаться ее и для иных документов. Тогда в случае спорных ситуаций у вас будут неоспоримые доказательства, которые ни у кого (в т.ч. суда) не вызовут вопросов.

В Примере 1 мы предлагаем образец приказа для стандартной ситуации, в которой комиссия создается только для определения причин и точного перечня утраченной «первички» (с утраченными документами иного типа разбираются по упрощенной схеме).

Пример 1. Приказ о выявлении причин и состава утраченных документов, а также о назначении ответственных за их восстановление

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Восстановление утраченных документов: куда обращаться и как действовать

В этом номере журнала прокомментируем процесс восстановления внутренних организационно-распорядительных документов компании, договоров и досье клиентов, а также бухгалтерских и налоговых документов. Отмечены риски, которые возникают при их утрате (и даже при частичном восстановлении). Опубликованы образцы запроса контрагенту о предоставлении заверенных копий документов, отметки о заверении копии, дубликата договора, акта о выявлении причин и состава утраченных бухгалтерских и налоговых документов.

Зачем и как истребовать документы у бывшего директора

Часто свергнутые руководители забирают с собой корпоративные и бухгалтерские документы общества. Это позволяет им скрыть информацию о совершенных сделках, а также продолжить борьбу за свой пост. Объясним, как этому противодействовать: в какой ситуации бывшему и новому руководителю выгодно оформление актом приема-передачи дел; что необходимо сделать и документировать до подачи иска в суд об истребовании документов у бывшего руководителя; кто и как может доказать отсутствие или наличие документов у ответчика; как добиться от него выполнения решения суда.

Сложности передачи документов организации при уходе гендиректора без его замены новым

На практике встречается проблема, когда увольняющийся директор и рад бы отдать документы организации, да вот только их брать не хотят или передавать элементарно некому. Как справиться с этой проблемой? Рассмотрим несколько простых рецептов. Будем исходить из того, что на дату прекращения трудового договора новый директор не назначен. Ведь если он есть, то и передача документов становится технической задачей. Узнаете, кому в его отсутствие можно передать документы – предложим несколько вариантов, взвесив плюсы и минусы каждого. Покажем, как уведомить об этом владельцев компании.

Оформление приема-передачи документов и дел по должности генерального директора

Первое лицо организации (обычно гендиректор) отвечает за весь ее документальный фонд, а в случае отсутствия определенных документов даже финансово и после увольнения. Потому, уходя с этого поста, ему важно доказать их наличие в организации. Новому руководству тоже нужно разобраться с получаемым «наследством». Этому поможет составление акта приема-передачи дел и документов. Объясним, как происходит процедура приема-передачи, как оформить акт и что в нем фиксировать, в т.ч. как отразить громадный объем накопленных документов (в крупных организациях он обычно систематизирован) или наоборот – разрозненные «крохи» (что чаще происходит в небольших фирмах). Разберемся со сложным вопросом о том, насколько детально и индивидуально надо перечислять передаваемые документы, покажем, как можно охарактеризовать состояние документов.

Как оформить утрату, порчу документов

В какой ситуации нужно оформить акт об утрате документов, а когда – акт о неисправимых повреждениях архивных документов? Образцы заполнения утвержденных форм этих актов мы показали для различных случаев: когда утрачены бумажные или электронные документы, когда научно-справочный аппарат архива цел или тоже пострадал (от этого зависит, сможем ли мы ссылаться в акте на номера описей, по которым документы поступали в архив, а также на их индивидуальные номера как единиц хранения в составе этих описей). Упомянутые формы актов «родом» из архивных правил и утверждены для применения в этой сфере. Как их правильнее использовать и заполнять, если надо зафиксировать утрату либо повреждение документов, хранившихся в подразделении до передачи в архив? В конце приведен пример протокола экспертной комиссии, которым происходит согласование акта.

Зачем и как истребовать документы у бывшего директора

Часто свергнутые руководители забирают с собой корпоративные и бухгалтерские документы общества. Это позволяет им скрыть информацию о совершенных сделках, а также продолжить борьбу за свой пост. Объясним, как этому противодействовать: в какой ситуации бывшему и новому руководителю выгодно оформление актом приема-передачи дел; что необходимо сделать и документировать до подачи иска в суд об истребовании документов у бывшего руководителя; кто и как может доказать отсутствие или наличие документов у ответчика; как добиться от него выполнения решения суда.

Оформление приема-передачи документов и дел по должности генерального директора

Первое лицо организации (обычно гендиректор) отвечает за весь ее документальный фонд, а в случае отсутствия определенных документов даже финансово и после увольнения. Потому, уходя с этого поста, ему важно доказать их наличие в организации. Новому руководству тоже нужно разобраться с получаемым «наследством». Этому поможет составление акта приема-передачи дел и документов. Объясним, как происходит процедура приема-передачи, как оформить акт и что в нем фиксировать, в т.ч. как отразить громадный объем накопленных документов (в крупных организациях он обычно систематизирован) или наоборот – разрозненные «крохи» (что чаще происходит в небольших фирмах). Разберемся со сложным вопросом о том, насколько детально и индивидуально надо перечислять передаваемые документы, покажем, как можно охарактеризовать состояние документов.

Подтверждаем причину утраты документов

Зачем подтверждать причину утраты документов? Как это сделать в случае кражи, затопления, пожара или иной чрезвычайной ситуации? Причем это может быть как локальная проблема (вроде лопнувшей трубы в офисе или возгорания в архиве организации), так и глобальная катастрофа (вроде смытой паводком дамбы или лесного пожара). Подтверждать утрату документов в этих случаях необходимо по-разному. Мы подскажем, в какой ситуации куда за каким документом обращаться и как это лучше делать.