Зачем и как истребовать документы у бывшего директора

Часто свергнутые руководители забирают с собой корпоративные и бухгалтерские документы общества. Это позволяет им скрыть информацию о совершенных сделках, а также продолжить борьбу за свой пост. Объясним, как этому противодействовать: в какой ситуации бывшему и новому руководителю выгодно оформление актом приема-передачи дел; что необходимо сделать и документировать до подачи иска в суд об истребовании документов у бывшего руководителя; кто и как может доказать отсутствие или наличие документов у ответчика; как добиться от него выполнения решения суда.

Увольняемый директор должен передать имеющиеся у него документы общества новому руководителю. Но так происходит далеко не всегда. Процедура передачи документов четко не регламентирована законодательством, а ответственность за ее нарушение не установлена. Это и порождает злоупотребления. Однако сложившаяся судебная практика позволяет построить последовательный алгоритм эффективного истребования документации, о котором вам и расскажем.

Кто и что должен передать?

До предъявления требований о возврате непереданных документов надо разобраться с их перечнем. При смене материально ответственных лиц должна производиться инвентаризация имущества и финансовых обязательств организации 1. Данная процедура должна предшествовать предъявлению требования о возврате непереданных документов 2.

Но стандартные документы инвентаризации (сличительные ведомости, инвентаризационные описи и акты инвентаризации) предназначены для фиксации основных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности. А перечень найденных корпоративных документов можно отразить в акте, составленном в произвольной форме, например, об отсутствии работника на рабочем месте, вскрытия кабинета или сейфа 3. Если вскрывать ничего не нужно, подойдет обычный акт осмотра документов.

Пример 1. Акт осмотра обнаруженных документов

Бывший директор может заявить, что запрошенных документов у него нет, поэтому требование об их передаче он при всем желании исполнить не может. Однако суды не всегда соглашаются с такой логикой. Руководитель обязан обеспечить сохранность документов, предусмотренных 4:

  • нормативными правовыми актами. В первую очередь стоит заглянуть:
    • в Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс);
    • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558);
    • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
    • Налоговый кодекс РФ и др.
  • уставом и внутренними документами компании;
  • решениями общего собрания участников, совета директоров (наблюдательного совета) и исполнительных органов общества.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Как «обезглавленной» организации продолжить работу

Что делать, если «из строя вышел» генеральный директор или / и владелец бизнеса... временно либо навсегда? Какие действия предпринять компании, чтобы продолжить заключать договоры, распоряжаться денежными средствами на расчетном счете, сдавать отчетность, осуществлять функции работодателя? Какие полномочия можно передать по доверенности, а какие – ​нет? Когда потребуется нотариальная доверенность? И как вернуть полномочия вернувшемуся директору? Приведем образцы формулировок для документов, которые пригодятся на практике. Но в этом номере читайте только первую часть данной статьи.

Подтверждаем причину утраты документов

Зачем подтверждать причину утраты документов? Как это сделать в случае кражи, затопления, пожара или иной чрезвычайной ситуации? Причем это может быть как локальная проблема (вроде лопнувшей трубы в офисе или возгорания в архиве организации), так и глобальная катастрофа (вроде смытой паводком дамбы или лесного пожара). Подтверждать утрату документов в этих случаях необходимо по-разному. Мы подскажем, в какой ситуации куда за каким документом обращаться и как это лучше делать.

Оформление приема-передачи документов и дел по должности генерального директора

Первое лицо организации (обычно гендиректор) отвечает за весь ее документальный фонд, а в случае отсутствия определенных документов даже финансово и после увольнения. Потому, уходя с этого поста, ему важно доказать их наличие в организации. Новому руководству тоже нужно разобраться с получаемым «наследством». Этому поможет составление акта приема-передачи дел и документов. Объясним, как происходит процедура приема-передачи, как оформить акт и что в нем фиксировать, в т.ч. как отразить громадный объем накопленных документов (в крупных организациях он обычно систематизирован) или наоборот – разрозненные «крохи» (что чаще происходит в небольших фирмах). Разберемся со сложным вопросом о том, насколько детально и индивидуально надо перечислять передаваемые документы, покажем, как можно охарактеризовать состояние документов.

Как оформить утрату, порчу документов

Как в различных ситуациях заполнять акт об утрате документов и акт о неисправимых повреждениях документов? Как их согласовать протоколом экспертной комиссии? Какие документы собрать и куда подшить? Это мы объяснили в прошлом номере журнала. А сейчас покажем на примерах, как отразить утрату целого дела или отдельного документа в учетных документах организации. Если она произошла в подразделении, то актуализируем номенклатуру дел и журнал регистрации. А если в архиве – то книгу учета поступления и выбытия, а также опись, по которой документы передавались в архив, не забываем и про внутреннюю опись «похудевшего» дела и его лист-заверитель. Вносить сведения важно со ссылкой на акт. При этом взамен утраченного оригинала можно подшить копию.

Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?

Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика. Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».

Оформление приема-передачи документов и дел по должности генерального директора

Первое лицо организации (обычно гендиректор) отвечает за весь ее документальный фонд, а в случае отсутствия определенных документов даже финансово и после увольнения. Потому, уходя с этого поста, ему важно доказать их наличие в организации. Новому руководству тоже нужно разобраться с получаемым «наследством». Этому поможет составление акта приема-передачи дел и документов. Объясним, как происходит процедура приема-передачи, как оформить акт и что в нем фиксировать, в т.ч. как отразить громадный объем накопленных документов (в крупных организациях он обычно систематизирован) или наоборот – разрозненные «крохи» (что чаще происходит в небольших фирмах). Разберемся со сложным вопросом о том, насколько детально и индивидуально надо перечислять передаваемые документы, покажем, как можно охарактеризовать состояние документов.

Как оформить утрату, порчу документов

В какой ситуации нужно оформить акт об утрате документов, а когда – акт о неисправимых повреждениях архивных документов? Образцы заполнения утвержденных форм этих актов мы показали для различных случаев: когда утрачены бумажные или электронные документы, когда научно-справочный аппарат архива цел или тоже пострадал (от этого зависит, сможем ли мы ссылаться в акте на номера описей, по которым документы поступали в архив, а также на их индивидуальные номера как единиц хранения в составе этих описей). Упомянутые формы актов «родом» из архивных правил и утверждены для применения в этой сфере. Как их правильнее использовать и заполнять, если надо зафиксировать утрату либо повреждение документов, хранившихся в подразделении до передачи в архив? В конце приведен пример протокола экспертной комиссии, которым происходит согласование акта.

Как «обезглавленной» организации продолжить работу

Что делать, если «из строя вышел» генеральный директор или / и владелец бизнеса... временно либо навсегда? Какие действия предпринять компании, чтобы продолжить заключать договоры, распоряжаться денежными средствами на расчетном счете, сдавать отчетность, осуществлять функции работодателя? Какие полномочия можно передать по доверенности, а какие – ​нет? Когда потребуется нотариальная доверенность? И как вернуть полномочия вернувшемуся директору? Приведем образцы формулировок для документов, которые пригодятся на практике. Но в этом номере читайте только первую часть данной статьи.