Зачем подтверждать причину утраты документов? Как это сделать в случае кражи, затопления, пожара или иной чрезвычайной ситуации? Причем это может быть как локальная проблема (вроде лопнувшей трубы в офисе или возгорания в архиве организации), так и глобальная катастрофа (вроде смытой паводком дамбы или лесного пожара). Подтверждать утрату документов в этих случаях необходимо по-разному. Мы подскажем, в какой ситуации куда за каким документом обращаться и как это лучше делать.

Зачем подтверждать утрату документов?

Действующее законодательство возлагает на организации обязанность по хранению документации в течение нормативных сроков. Если есть обязанность, то есть и ответственность. За утрату документов организацию могут жестко наказать.

Прежде всего, этот риск относится к налоговой и бухгалтерской документации. Ее отсутствие рассматривается как грубое нарушение правил налогового учета (ст. 120 НК РФ) и грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету (ст. 15.11 КоАП РФ). Санкции за утрату документов могут быть достаточно неприятными, начиная со штрафов (5–40 тысяч рублей) и заканчивая дисквалификацией должностного лица сроком до 2 лет (за утрату бухгалтерской документации). Еще одним, достаточно часто встречающимся случаем является практика привлечения налоговыми органами организации к ответственности по ст. 126 НК РФ (непредоставление запрошенных для проверки документов).

При пропаже или гибели первичных документов следует обратиться к действующему до сих пор Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Согласно п. 6.8 руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. Причем в необходимых случаях для участия в работе комиссии «могут приглашаться представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора». Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации, а копия акта направляется вышестоящей организации (если таковая имеется). В акте необходимо уточнить, какие документы пропали или погибли. Если есть такая возможность, то лучше составить их реестр.

Один из вариантов, позволяющих избежать или хотя бы уменьшить санкции за утрату бухгалтерской и налоговой документации, – доказать, что документы были утрачены по независящим от компании обстоятельствам и вины должностных лиц компании в этом нет. Действующее налоговое законодательство прямо предусматривает такую возможность:

Фрагмент документа
Статья 111 Налогового кодекса Российской Федерации

1. Обстоятельствами, исключающими вину лица в совершении налогового правонарушения, признаются:

1) совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в средствах массовой информации и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания);

2) совершение деяния... лицом, находившимся в момент его совершения в состоянии, при котором это лицо не могло отдавать себе отчета в своих действиях или руководить ими вследствие болезненного состояния...

3) выполнение налогоплательщиком... письменных разъяснений..., данных ему либо неопределенному кругу лиц финансовым, налоговым или другим уполномоченным органом государственной власти (уполномоченным должностным лицом этого органа) в пределах его компетенции...

4) иные обстоятельства, которые могут быть признаны судом или налоговым органом, рассматривающим дело, исключающими вину лица в совершении налогового правонарушения.

2. При наличии обстоятельств, указанных в пункте 1 настоящей статьи, лицо не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения.

Итак, исключить вину налогоплательщика могут стихийное бедствие или другие чрезвычайные и непреодолимые обстоятельства. Причем их можно подтвердить наличием общеизвестных фактов, публикаций средств массовой информации и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания (подп. 1 п. 1 ст. 111 НК РФ).

Суд может признать отсутствие вины и при наличии иных обстоятельств – локального характера (подп. 4 п. 1 ст. 111 НК РФ).

Судебная практика. Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.08.2009 по делу № А19-19247/08

Суд признал недействительным решение налогового органа о привлечении организации к ответственности, посчитав достаточным основанием утраты документов пожар в офисе аудиторской фирмы, которой эти документы были переданы для ежегодного аудита.

Если утрата документов произошла не по вине организации, ответственности за это можно избежать. Рассмотрим, какие документы могут в этом помочь в каждом конкретном случае.

Кража

Кража есть тайное хищение чужого имущества (согласно ч. 1 ст. 158 УК РФ).

Прежде всего, мы должны помнить, что ответственность организации за кражу ее документов наступает при наличии вины. А это значит, что кража краже – рознь:

  • одно дело, если было вскрыто помещение, оборудованное замками и сигнализацией,
  • и совсем другое, если папка с документами была украдена со столика в ресторане, где она оказалась в ходе банкета с клиентами.

В первом случае ответственными лицами было сделано все, чтобы избежать утраты документов. Во втором мы видим яркий пример безалаберности и неосторожности. Эта разница может сыграть с компанией злую шутку. Ведь если дело дойдет до спора в суде, именно этот критерий станет решающим.

Судебная практика. Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.02.2005 № А19-10075/04-43-Ф02-186/05-С1

Суд прямо указал, что налоговая инспекция в случае кражи документов должна доказывать наличие вины налогоплательщика в их утрате. Соответственно, если налоговая инспекция сможет доказать, что к утрате документов привела халатность сотрудников компании, то ответственности не избежать.

Такие обстоятельства обычно отражаются в материалах уголовного дела. Например, как указание, что портфель был оставлен без присмотра в людном месте или что помещение, где хранилась документация, было общедоступным и т.п.

Единственным документом, который может спасти организацию от ответственности в случае кражи, является справка, полученная в местных органах МВД.

Судебная практика. Постановление ФАС Центрального округа от 16.10.2002 № А48-1456/02-18

Суд указал, что непредставление обществом в налоговый орган бухгалтерских документов по причине их кражи, подтвержденной справкой зам. начальника МОБ Советского РОВД г. Орла от 26.12.2000, является достаточным основанием для освобождения налогоплательщика от ответственности.

Обратите внимание, что справки могут быть разными.

Процедура отработки органами МВД заявления или сообщения о преступлении следующая:

  • оно регистрируется в Книге учета заявлений и сообщений о преступлениях (КУСП), обратившемуся выдают талон-уведомление;
  • по итогам рассмотрения такого заявления (сообщения) принимается решение о возбуждении уголовного дела по факту кражи или об отказе в возбуждении;
  • а справка у полиции запрашивается специально, ее выдают для представления по месту требования. Справки выдаются на официальных бланках. Текст справки может различаться в зависимости от конкретной ситуации.

Итак, нам надо получить справку полиции о хищении (или утрате) документов. Однако если выражаться точнее, то при первичном обращении вы можете попросить выдать вам лишь справку о наличии обращения в органы МВД (по факту утраты документов). Как правило, в ней значится:

Пример 1

В идеальном варианте вместо «утраты» (отмечено «!» в Примере 1)...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота

Автор статьи прошла все этапы внедрения СЭД в Тверском отделении Пенсионного фонда РФ и делится своим опытом: в каком порядке нужно действовать (что проанализировать перед запуском проекта, что важно сделать на этапах тестовой и опытной эксплуатации СЭД), кого привлечь, какие материалы и документы оформить. Опубликованы маршруты движения приказов по основной деятельности, исходящих писем, служебных записок, входящих документов и описание действий с ними пользователей СЭД – эти наглядные схемы работают как памятки. Показаны примеры приказов о проведении тестовой, опытной эксплуатации СЭД и ее внедрении в постоянную эксплуатацию. Приведен фрагмент Положения о рабочей группе, где описаны ее задачи и функции по внедрению СЭД.

Современные тенденции развития СЭД

Как СЭД может одновременно выполнять функции системы управления процессами. Главные сложности в интеграции с другими ИС. Как управлять качеством контента СЭД. Чем должен отличаться интерфейс руководителя. Как поставить на 1-е место не документ, а коммуникацию, изменив логику работы СЭД. Как уходить от бумагоподобной логики при автоматизации составления и регистрации документов. Какой следующий шаг будет сделан при электронном подписании документов. В статье не фантазии футурологов, а идеи, которые уже начинают претворяться в жизнь!

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 3)

Завершаем разговор о факсимиле перечнем видов документов, которые нельзя подписывать с его помощью, т.к. на это есть прямой запрет. Перечисляем возможные риски использования факсимиле.

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.