Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

В мае мы рассказывали о планах Росархива по обновлению нормативной базы делопроизводства и архивного дела. При этом приглашали читателей присылать свои конкретные вопросы относительно применения новых документов по мере их выхода в свет. Первым вступил в силу 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». На присланные вами вопросы ответы подготовил один из его разработчиков. В этой статье подборка самых интересных из них: может ли коммерческая организация игнорировать положения нового ГОСТ при оформлении своих документов либо применять их выборочно? как правильно оформить заверение копии, если подлинник находится на руках у работника (например, доверенность работодателя или диплом работника) – как при этом указать местоположение оригинала? потеряна ли возможность направлять приложения только в первый адрес, если письмо предназначено нескольким адресатам? зачем поменяли правила буквенно-цифрового обозначения даты? в каких документах, в каких реквизитах инициалы теперь надо размещать перед фамилией? если в справочных данных на бланке письма адрес начинается с улицы, то соответствующее сокращение надо писать с маленькой («ул.») или большой буквы («Ул.»)? где размещать гербы и эмблемы? можно ли на протоколе оформлять гриф утверждения? и др.

Как в различных ситуациях заполнять акт об утрате документов и акт о неисправимых повреждениях документов? Как их согласовать протоколом экспертной комиссии? Какие документы собрать и куда подшить? Это мы объяснили в прошлом номере журнала. А сейчас покажем на примерах, как отразить утрату целого дела или отдельного документа в учетных документах организации. Если она произошла в подразделении, то актуализируем номенклатуру дел и журнал регистрации. А если в архиве – то книгу учета поступления и выбытия, а также опись, по которой документы передавались в архив, не забываем и про внутреннюю опись «похудевшего» дела и его лист-заверитель. Вносить сведения важно со ссылкой на акт. При этом взамен утраченного оригинала можно подшить копию.

Прокомментируем п. 5.19 нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 – какие изменения появились в оформлении реквизита «отметка о приложении» в основном документе (в тексте и специальном реквизите) и в его приложениях (в верхнем правом углу). При этом поясним, к каким рекомендациям стандарта надо относиться с осторожностью. Кроме того, ответим на целый ряд практических вопросов, не урегулированных новым ГОСТ: как организовать «систему ссылок» в многостраничном приложении, которое имеет собственные дополнительные приложения либо сложную рубрикацию текста? как принято оформлять приложения к договорам? как оформить отметку о приложении на электронном носителе к бумажному документу? как транслировать приложения к приказу организации для исполнения внутри подразделения поручением его руководителя?

Зачем подтверждать причину утраты документов? Как это сделать в случае кражи, затопления, пожара или иной чрезвычайной ситуации? Причем это может быть как локальная проблема (вроде лопнувшей трубы в офисе или возгорания в архиве организации), так и глобальная катастрофа (вроде смытой паводком дамбы или лесного пожара). Подтверждать утрату документов в этих случаях необходимо по-разному. Мы подскажем, в какой ситуации куда за каким документом обращаться и как это лучше делать.

В заключительной статье цикла расскажем, как суды оценивают электронную переписку, которая ведется в рамках трудовых отношений. В частности, будет проанализирована судебная практика, в которой по электронной почте направлялись: просьба работника выслать трудовую книжку по почте, письмо с уведомлением о больничном, а также письмо-поручение руководителя подчиненному и последствия его неисполнения. Порой само наличие трудовых отношений пытаются доказать при помощи электронной переписки работника и работодателя, но это не всегда удается.

Почему в некоторых организациях избавляются от докладных и объяснительных записок, заменяя их служебными (где возможна такая унификация, что она дает)? Каковы сроки хранения служебных записок, и как они влияют на выбор носителя оригинала? Как организовать согласование, подписание электронного и бумажного документов – что получится автоматизировать, и как это визуализировать? Показаны 2 шаблона служебной записки: с жестко настроенным текстом и маршрутом движения, а также такой, что оставляет пользователю большую свободу действий.

Разберемся, как можно получить шенгенскую визу с минимальными затратами сил и времени. Какие страны входят в Шенгенскую зону, позволяя путешественникам по одной лишь шенгенской визе курсировать между 26 европейскими государствами? Перечислим их и сориентируем, кто легче выдает визы россиянам. Какие типы виз бывают? В чем разница получения визы в консульстве (посольстве) и визовом центре, что нужно брать с собой, какова процедура сдачи отпечатков пальцев? Когда имеет смысл обращаться к сервису мобильного сбора биометрических данных?