Top.Mail.Ru

Как сократить графы в бумажном журнале регистрации доверенностей, если еще ведется подробный электронный журнал?

Вопрос
У нас на работе ведется книга регистрации доверенностей в электронном и бумажном виде. Полный перечень полномочий, на что дается доверенность, иногда занимает 2-3 страницы текста. Нужно ли в бумажном варианте указывать все пункты, если в электронном журнале прописывается полностью вся доверенность?
Отвечает

А если все проекты доверенностей еще и составляются в электронной форме и вместе с электронным журналом регистрации хранятся их файлы, то в журнале, который ведется в бумажной форме, можно фиксировать только:

  • дату и номер доверенности;
  • фамилию, имя, отчество доверенного лица;
  • наименование его должности (при необходимости);
  • срок действия доверенности (если в доверенности не указан срок действия, она сохраняет силу в течение 1 года со дня ее совершения);
  • собственноручную подпись получившего доверенность. Журнал в бумажной форме выполняет функцию не только учета доверенностей, но и доказательства факта их выдачи.

Организационно вы можете разделить документопоток доверенностей на 2 части:

  • так называемые генеральные доверенности и 
  • доверенности специальные, разовые.

Доверенности на представление интересов всего юридического лица и реализацию широкого круга полномочий (занимают 2-3 страницы текста) обычно рассматриваются как генеральные. Их необходимо изготавливать в бумажной форме и регистрировать в бумажном журнале, поскольку срок их хранения – постоянный (например, см. ст. 61, 119, 152 «Перечня типовых управленческих архивных документов...»).

Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД)

Форма журнала регистрации генеральных доверенностей может быть такой, как мы показали в Примере 1. Для удобства контроля срока действия полномочий доверенных лиц в журнале эту информацию лучше разделить на 2 части, включив отдельными графами «Срок действия» и «Дата окончания срока полномочий».

Пример 1. Журнал регистрации генеральных доверенностей

После подписания доверенности и регистрации ее в журнале вы вполне можете:

  • сделать ксерокопию (до выдачи оригинала на руки) и подшить ее в дело «Доверенности на представление интересов организации. Копии»;
  • в файл с электронным проектом доверенности внести ее дату, индекс, дату выдачи доверенному лицу. Такие файлы будут составлять фонд пользования для службы делопроизводства и юридического отдела. Электронными проектами и электронными копиями удобно пользоваться для контроля сроков действия, замены доверенных лиц или отзыва, для оформления новых доверенностей. Фонд пользования может быть передан и на архивное хранение вместе с оригиналами отозванных генеральных доверенностей и журналом их регистрации.

Специальные и разовые доверенности можно регистрировать в отдельном электронном журнале (таблице) и хранить их проекты также в электронной форме без изготовления бумажных копий (завести специальную директорию с коллективным доступом и возможностью подписывать доверенности усиленной квалифицированной электронной подписью). Срок хранения таких доверенностей, как правило, не более 5 лет после реализации полномочий (см., например, ст. 60 ПТУД во фрагменте документа выше).

Если организация будет реализовывать проект разработки и внедрения СЭД, рекомендуем для работы с доверенностями предусмотреть самостоятельную базу данных и классификаторы для оформления доверенностей в статусе электронного оригинала, а также для управления ими с учетом электронного взаимодействия с партнерами и контрагентами.

В заключение заметим, что в ряде случаев организации удобнее оставить у себя оригинал доверенности (прежде всего, генеральной), а доверенному лицу выдать ее нотариально заверенную копию. Так поступают обычно в организациях с территориально распределенной структурой, когда руководителям представительств (филиалов) и их заместителям оформляют доверенности на представление интересов головной организации и реализацию определенных направлений деятельности на конкретной территории.

Но в связи с развитием единой базы данных доверенностей, которая формируется в зоне ответственности Федеральной нотариальной палаты, заверение копий генеральных и специальных доверенностей утратит актуальность. В момент нотариального удостоверения подписей доверителя и доверенного лица на доверенности (подлиннике) все сведения о ней, о доверителе, доверенном лице и сроке действия, а также статусе («действующая / отменена / отозвана») будут доступны для проверки в режиме онлайн.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?