В ГОСТ Р 7.0.97-2025 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» появился новый реквизит 31 «штрих-код (QR-код) документа» (в предыдущей версии этого стандарта 2016 года такого реквизита не было). Но этот реквизит не является реквизитом бланка документа, он используется как элемент регистрации документов в информационной системе. Назначение этого реквизита – автоматизация поиска документа, размещенного в информационной системе.
ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.8. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают:
почтовый адрес организации, номер телефона, факса, адрес электронной почты, адрес сайта в сети «Интернет».
В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
<. . .>
5.31. Штрихкод (QR-код) документа размещают в правом нижнем углу первого листа документа, а при отсутствии свободного места – в правом верхнем углу или на другом свободном от текста месте документа для автоматизации поиска документа в информационной системе.
QR-коды используются, кроме того, в некоторых случаях в выписках из государственных информационных систем (реестров), например на выписках из ЕГРН (Единого государственного реестра недвижимости), в выписках из Реестра лицензий. Как правило, QR-код размещается в правом верхнем углу любой выписки. И в этом случае он не является элементом бланка документа, это самостоятельный реквизит документа, позволяющий быстро проверить подлинность сведений, содержащихся в выписке из реестра (для этого необходимо навести на QR-код камеру мобильного телефона, система автоматически перенаправит пользователя на официальный сайт соответствующего органа государственной власти, в ответственности которого находится ведение реестра).
Даже если вспомнить о том, что стандарт на оформление организационно-распорядительных документов (к ним относятся письма) частные компании применяют на добровольной основе, то все равно не стоит так «кардинально отрываться от коллектива»: убирать из бланка письма адрес электронной почты, сайт и помещать вместо них QR-коды. Служебные письма – исходящие документы. Получателям в других организациях документ должен быть понятен, а ваши коллеги привыкли:
Лучше бланк служебного письма оформить по привычным правилам. Если вы хотите облегчить переход на сайт или создание электронного письма с вашим адресом, можно:
Это будет выглядеть и понятно, и прогрессивно.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Как соблюсти золотую середину в употреблении местоимения «вы» с большой и маленькой буквы в тексте служебного письма? От какого лица его излагать? Попутно разбираем и другие распространенные ошибки – все это делаем на примерах нескольких писем: в крупную организацию о направлении документов с просьбой обратной связи; в вышестоящую организацию о выполнении поручения; письма, адресованного нескольким организациям.
Обозначим некоторые особенности подготовки служебных писем в государственные структуры. Многие моменты применимы к переписке с любыми вышестоящими инстанциями. Как подчеркнуть соблюдение субординации и уважения к адресату. Какие распространенные ошибки делают в тексте и на какие фразы их лучше заменять. На что обратить внимание при оформлении адресата, заголовка к тексту, отметок о приложении и исполнителе. Оптимальный объем письма, что лучше перенести из его текста в приложения или в другое письмо. Как ускорить рассмотрение письма, просто соблюдая правильность оформления реквизитов. Сначала объясняем полезные правила. Потом даем советы на примере 4 писем: об исполнении поручения, о направлении отчета о проделанной работе, о направлении комплекта документов по исполнению договора (когда обратно требуется получить подписанный экземпляр акта и перечисление денежных средств), о переносе срока исполнения.
В 2025 году вступили в силу важные ГОСТы: сначала терминологический, потом на оформление организационно-распорядительной документации. Как действует принцип добровольности применения стандартов в России. Как организация может оформить свое добровольное присоединение к выполнению этих ГОСТов. Возможно несколько вариантов – объясняем их на примерах. Поводом стал вопрос читателя, которому руководство поручило это реализовать.
Обязательно ли в деловых письмах указывать «Настоящий документ подписан электронной подписью» в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»?
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.
Объясняем, какие документы надо пересылать с сопроводительным письмом. Показываем на примерах, как оформить отметку о приложении в различных ситуациях: если приложение названо и если не названо в тексте письма, если их несколько, если приложение к письму имеет собственное приложение, когда не надо указывать количество листов, если электронный документ пересылается по электронной почте или на съемном носителе, если приложение содержит конфиденциальную информацию, если оно направляется не всем адресатам письма, как оформить опись приложений и др. нюансы.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
