Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги

Почему в некоторых организациях избавляются от докладных и объяснительных записок, заменяя их служебными (где возможна такая унификация, что она дает)? Каковы сроки хранения служебных записок, и как они влияют на выбор носителя оригинала? Как организовать согласование, подписание электронного и бумажного документов – что получится автоматизировать, и как это визуализировать? Показаны 2 шаблона служебной записки: с жестко настроенным текстом и маршрутом движения, а также такой, что оставляет пользователю большую свободу действий.

О замене объяснительных и докладных записок служебными

Начнем с того, что в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» термина «служебная записка» нет. В Общероссийском классификаторе управленческой документации (далее – ОКУД) как документ служебная записка не фигурирует. Зато там мы находим:

  • докладную записку о нарушении трудовой дисциплины (код 0286041) и 
  • объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091).

С другой стороны, «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации», разработанный ВНИИДАД в 2014 году (далее – Словарь), приводит термин «служебная записка» в следующей формулировке:

  • служебная записка – информационно-справочный документ (внутренняя переписка), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками.

В Словаре есть еще 2 термина:

  • докладная записка – служебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения;
  • объяснительная записка – служебная записка, объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка, имеющего негативный характер, составленная лицом, причастным к указанному событию.

Получается, что докладная и объяснительная записки – это подвиды служебных записок!

Теперь давайте посмотрим на сроки хранения таких документов в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). В соответствии с ним для служебных и докладных записок сроки хранения составляют 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно, в зависимости от их содержания (но в большинстве своем это все-таки короткие сроки):

Таблица 1.Сроки хранения служебных, докладных и объяснительных записок по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)
Мнение эксперта

Служебная записка – очень интересный и важный справочно-информационный документ. В подсистеме справочно-информационных документов (или информационно-справочных), которые входят в систему организационно-распорядительной документации, он считается относительно новым видом документа, завоевавшим свои современные позиции в конце 1990-х годов. Именно в этот период реальная автоматизация делопроизводства и проекты внедрения СЭД активно влияли на процессы унификации документов. Унификация затронула и наименования видов справочно-информационных документов, которые обеспечивают внутренние коммуникации в организации 1. Из самого наименования служебной записки следует, что:

  • ее автором является сотрудник организации (потому информацию он документирует по установленным в ней правилам и в рамках своей трудовой функции);
  • адресует ее руководству организации, а не во внешнюю среду;
  • за достоверность информации сотрудник несет ответственность, и его служебная записка выполняет функцию доказательства.

На появление унифицированного и обобщающего наименования вида документа «служебная записка» повлиял и тот факт, что типовые формуляры 2 докладной и объяснительной записок, информационной справки, заявления практически одинаковы. Все различие видов заключается в содержании документов, в вопросе, в тексте, в которых отражается цель их создания:

  • информационная справка – просто фиксирует и сообщает, передает информацию;
  • докладная записка – предлагает решение вопроса;
  • объяснительная (пояснительная) записка – уточняет и поясняет содержание какого-то основного документа или объясняет причины каких-либо действий / бездействия или решений;
  • заявление – отражает трудовые отношения с организацией-работодателем.

Именно такие цели создания основных видов внутренних справочно-информационных документов были закреплены Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), в которой были даны соответствующие определения:

  • докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (отразилась цель создания – предложить проект решения, а не просто информировать, поэтому речевой оборот «Довожу до Вашего сведения...» в докладных записках считается недопустимым канцеляризмом и «маркируется» как признак непрофессионализма автора документа; докладная записка получила свой статус в конце XVIII века как письменный доклад / запись доклада секретаря, подготовившего проект решения на рассмотрение заседания присутствия);
  • справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий (это универсальное определение цели создания можно отнести и к информационной справке, и к справке по личному составу);
  • объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

При одинаковом типовом формуляре любому сотруднику организации для документирования всех служебных вопросов и всех своих связей по должности гораздо удобнее составлять документ с единым унифицированным наименованием вида. Таким образом, практика документирования, а также процессы разработки электронных шаблонов в СЭД обусловили постепенное сокращение видового состава справочно-информационных документов и «поглощение» наименованием «служебная записка» всех докладных и объяснительных записок, информационных справок (внутренних).

И в современных организациях обычно разрабатывают правила ведения регламентированной внутренней переписки как локальный нормативный акт (ЛНА), где устанавливается, по каким вопросам коммуникации должны быть в форме служебных записок, а по каким – в форме сообщений по электронной почте. С таким ЛНА знакомят всех сотрудников, поступающих на работу.

Однако заметим, что в настоящее время:

  • пояснительные записки к концепциям, планам, положениям, регламентам и т.п. включаются в их состав, в структуру многостраничных документов;
  • а объяснительные записки и заявления нашли свою нишу в управлении персоналом и кадровом делопроизводстве.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это нужно дополнительно легитимизировать. «Игра того стоит» – ​мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников. Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать. Дополнительно дали обзор проводимого эксперимента Минтруда России с электронными кадровыми документами у отдельных работодателей: какие электронные подписи используются и что регламентируется в ЛНА.

В каких форматах можно изготавливать электронные подлинники документов

Покажем вам, чем опасно изготовление подлинников документов в форматах DOC, DOCX, ODT и PDF – как после их подписания даже усиленной электронной подписью можно незаметно изменить текст документа. Объясним, какие форматы сейчас являются самыми надежными для создания электронных подлинников и их последующего архивного хранения. Продемонстрируем, как созданный в Microsoft Word документ перед подписанием можно транслировать в них.

Как суды относятся к электронной переписке в трудовых отношениях

В заключительной статье цикла расскажем, как суды оценивают электронную переписку, которая ведется в рамках трудовых отношений. В частности, будет проанализирована судебная практика, в которой по электронной почте направлялись: просьба работника выслать трудовую книжку по почте, письмо с уведомлением о больничном, а также письмо-поручение руководителя подчиненному и последствия его неисполнения. Порой само наличие трудовых отношений пытаются доказать при помощи электронной переписки работника и работодателя, но это не всегда удается.

Илона Ульянова: «Отказ от бумажных версий кадровых документов сократил отдел кадрового администрирования»

В прошлом году стало известно, что Минтруд России разрабатывает поправки в законодательство, которые позволят работодателям перевести кадровую документацию в электронный вид. Однако уже сейчас некоторые компании активно пользуются законными возможностями системы электронного документооборота в кадрах. Своим опытом с вами делится менеджер по кадровому консалтингу ООО «ОБИ Франчайзинговый Центр» Илона Ульянова.

Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это нужно дополнительно легитимизировать. «Игра того стоит» – ​мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников. Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать. Дополнительно дали обзор проводимого эксперимента Минтруда России с электронными кадровыми документами у отдельных работодателей: какие электронные подписи используются и что регламентируется в ЛНА.

Илона Ульянова: «Отказ от бумажных версий кадровых документов сократил отдел кадрового администрирования»

В прошлом году стало известно, что Минтруд России разрабатывает поправки в законодательство, которые позволят работодателям перевести кадровую документацию в электронный вид. Однако уже сейчас некоторые компании активно пользуются законными возможностями системы электронного документооборота в кадрах. Своим опытом с вами делится менеджер по кадровому консалтингу ООО «ОБИ Франчайзинговый Центр» Илона Ульянова.

В каких форматах можно изготавливать электронные подлинники документов

Покажем вам, чем опасно изготовление подлинников документов в форматах DOC, DOCX, ODT и PDF – как после их подписания даже усиленной электронной подписью можно незаметно изменить текст документа. Объясним, какие форматы сейчас являются самыми надежными для создания электронных подлинников и их последующего архивного хранения. Продемонстрируем, как созданный в Microsoft Word документ перед подписанием можно транслировать в них.

Как суды относятся к электронной переписке в трудовых отношениях

В заключительной статье цикла расскажем, как суды оценивают электронную переписку, которая ведется в рамках трудовых отношений. В частности, будет проанализирована судебная практика, в которой по электронной почте направлялись: просьба работника выслать трудовую книжку по почте, письмо с уведомлением о больничном, а также письмо-поручение руководителя подчиненному и последствия его неисполнения. Порой само наличие трудовых отношений пытаются доказать при помощи электронной переписки работника и работодателя, но это не всегда удается.