В прошлом году стало известно, что Минтруд России разрабатывает поправки в законодательство, которые позволят работодателям перевести кадровую документацию в электронный вид. Однако уже сейчас некоторые компании активно пользуются законными возможностями системы электронного документооборота в кадрах. Своим опытом с вами делится менеджер по кадровому консалтингу ООО «ОБИ Франчайзинговый Центр» Илона Ульянова.
– Илона, для начала расскажите немного
о своей компании, чтобы понять основы вашей кадровой политики.
– ÓBI – это немецкая торговая сеть магазинов строительных
и хозяйственных товаров, принадлежащая компании OBI GmbH & Co.
DeutschlandKG. Сеть включает более 570 магазинов в разных странах,
часть из которых работает по франчайзингу. Первый магазин OBI
в России открылся в 2003 году. В настоящее время
у нас трудится более чем 5 000 сотрудников в 28 магазинах
и 12 городах России, в трех разных часовых поясах.
– При автоматизации документооборота мы традиционно сталкиваемся
со сложностями его внедрения в кадровое делопроизводство, т.к.
во многих случаях Трудовой кодекс РФ прямо требует оформления
письменных документов или ознакомления с ними. Каким образом
электронный документооборот у Вас «завязан» на отдел кадрового
администрирования?
– С 2009 года у нас внедрена 1С ЗУП, в которой
настроены блоки учета заработной платы, подбора и обучения персонала.
Программа является основным источником данных о структуре компании
и работниках и для системы учета рабочего времени, корпоративных
порталов, программой электронного документооборота компании в целом.
Оставаясь в рамках правового поля, мы по максимуму, там где это
возможно, перевели кадровый документооборот в электронный вид.
Естественно, все процессы электронного документооборота строим, исходя
из требований Трудового кодекса Российской Федерации – строгой
кадровой дисциплины, соблюдения сроков и своевременности выплат.
– Расскажите подробнее. Что конкретно было сделано для перехода
в систему электронного документооборота?
– Первое, что мы сделали, – автоматизировали цепочку утверждений
документов руководством. Ведь самое дорогостоящее время
компании – это время наших руководителей. Документы стали
утверждаться и визироваться с невероятной скоростью. Если
руководителя нет на месте, система автоматически перенаправляет
задачу вышестоящему руководству.
Второе – мы отказались абсолютно ото всех форм «бумажных»
документов, которые закон не требовал: заявления, внутренние
бланки, KPI для премирования и прочее. Все это «ушло»
в цифру.
После вступления в силу постановления Правительства РФ
от 29.12.2014 № 1595, которое позволило отказаться
от командировочных удостоверений, мы и это сделали. Для
компании с разветвленной региональной сетью – это весьма
актуальный вопрос. У нас практически все работники постоянно
в пути. Отказ от командировочного удостоверения и перевод
абсолютно всех действий, связанных с командировками,
в электронный документооборот дали возможность сократить работников
в отделе кадрового администрирования, которые раньше этим занимались.
Процесс выглядит следующим образом. Работник самостоятельно в системе
указывает пожелания по командировке. Эти данные передаются
в агентство по организации деловых поездок, а отдел
кадрового администрирования компании автоматически из системы
электронного документооборота получает...
