Перечисленные документы фиксируют факты, касающиеся организационных основ управления, поэтому в целях определения сроков хранения их можно относить к учредительным документам (хотя в юридическом смысле они таковыми и не являются). Они имеют постоянный срок хранения по ст. 26, 28 и 29 Перечня 2019 г.. Кроме того, заявления, которые рассматриваются на общем собрании участников, являются основаниями для принятия решений, что фиксируется в протоколе общего собрания участников. Этот протокол также имеет постоянный срок хранения по ст. 31 Перечня 2019 г.
Если в процессе подготовки решения собрания участников (и в соответствии с регламентом его проведения) возникают 2 экземпляра заявления – оригинал и, очевидно, визовая копия, то встает вопрос об их формировании в дела. Вместе с юристом вашей организации вы можете закрепить в номенклатуре дел 2 дела, например:
- «Устав, учредительный договор и документы к ним (свидетельства, уведомления, заявления и др.)»;
- «Протоколы общих собраний участников и документы к ним».
В случае положительного решения вопроса на оригинале заявления вы можете сделать отметку о решении общего собрания участников со ссылкой на протокол, а заявление сформировать в дело с учредительными документами. При этом визовая копия (визовой экземпляр) заявления может быть сформирована как документ-основание для принятого решения к соответствующему протоколу общего собрания участников.
В случае отрицательного решения оригинал заявления и его визовая копия могут формироваться вместе в дело с протоколами общих собраний как документы – основания для принятия решения.
Если в ваших организационных процедурах возникает визовая копия документа, то ее можно рассматривать и в качестве заменителя листа согласования, а он является неотъемлемой частью документа. Подлинные визы на копии придают ей юридическую силу и статус оригинала листа согласования, поэтому, например, к протоколу общего собрания участников в качестве документа-основания могут формироваться:
- и оригинал заявления с подлинной подписью автора,
- и визовая копия с подлинными подписями согласовывающих лиц.
Но конкретные правила формирования дел вы устанавливаете сами. Дополнительно рекомендуем решить вопрос, можно ли обойтись без визовой копии и визы «собирать» на оригинале заявления?
